Plantilla de Proceso de Solicitud de Mantenimiento

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Resumen

La Plantilla de Proceso de Solicitud de Mantenimiento permite automatizar el workflow de recibir, analizar y dar seguimiento a los incidentes hasta resolverlos. Automatizar este proceso de acuerdo a la disciplina de BPM provee grandes beneficios.

Plantilla de Proceso de Solicitud de Mantenimiento – Beneficios

  • Proveer un mecanismo formal para que los empleados soliciten mantenimiento a equipos evitando mails, llamadas telefónicas, u otros caminos informales que son propensos a errores.
  • Gestionar en tiempo y forma cada solicitud, con vencimientos y alertas.
  • El solicitante puede rápidamente revisar el estatus de sus solicitudes, ver qué pasos se han completado y por quién. Se genera una traza de auditoría.
  • El gerente puede saber cuántas solicitudes pendientes tiene, y quién las tiene.
  • Notificaciones automáticas por mail pueden enviarse cuando la solicitud es aprobada o denegada, o si se requiere una aprobación jerárquica.
  • Es posible extender el flujo, incorporando o modificando las etapas propuestas en la plantilla.
  • Registrar los tiempos insumidos en cada solicitud, con reportes agregados. Con generación automática de indicadores de rendimiento (KPI’s)
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¿Qué incluye esta plantilla de proceso?

La Plantilla de Proceso de Solicitud de Mantenimiento incluye un formulario completo y funcional. Este formulario propone campos útiles para guardar la información de cada solicitud. Por supuesto, puede configurar completamente el formulario, agregando, quitando o modificando los campos incluidos en la Plantilla de Proceso Solicitud de Mantenimiento.

Plantilla de Proceso de Solicitud de Mantenimiento - Formulario

La Plantilla de Proceso Solicitud de Mantenimiento también incluye un workflow completo, con varias tareas, notificaciones por mail y gateways. Usando la notación estándar BPMN, puedes modificar fácilmente el workflow y configurarlo según tus necesidades particulares.

Plantilla de Proceso de Solicitud de Mantenimiento - Workflow

Instalando la plantilla

Para comenzar a utilizar esta plantilla, simplemente ingresa a Flokzu, ve a la sección «Mis Procesos» en el menú de la izquierda, crea un nuevo proceso, y selecciona la Plantilla de Proceso Solicitud de Mantenimiento desde la lista de procesos predefinidos sugeridos.

Cada tarea (etapa) del workflow debe ser asignada a un rol que trabajará en ella. En esta plantilla, cada tarea está asignada al rol general «Todos los Usuarios», por lo que deberás revisar cada tarea y asignar el rol adecuado.

Haz doble click en cada ícono del diagrama, y en particular en cada tarea para ver su configuración. El doble clic en un Gateway (rombo) te permitirá definir las condiciones que luego separarán el flujo por un camino u otro.

Una vez hayas ajustado el formulario y el proceso, simplemente presiona el botón verde «Publicar Proceso» y listo. Tu proceso ya está listo para ser usado por tus usuarios.

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Sobre el autor

Felipe Demassi

Felipe Demassi

Soy un Ingeniero Industrial apasionado por la mejora continua y la eficiencia operativa. Mi formación académica se complementa con cursos en programación, informática, marketing digital y ciencias empresariales. Esta sólida base me permite abordar desafíos empresariales y tecnológicos desde una perspectiva generalista. En mi rol actual como líder del equipo de Customer Success en Flokzu, mi objetivo principal es asegurarme que nuestros clientes aprovechen al máximo nuestro producto y servicio para que alcancen sus objetivos de negocio. Para lograrlo, desempeño las siguientes funciones: Trabajo en la definición de la estrategia del equipo, diseñando una operativa que garantice que nuestros clientes obtengan el máximo valor de nuestra plataforma. Superviso las operaciones y subequipos, incluyendo el onboarding de clientes, soporte, y formación continua. Desarrollo de Procesos Internos: Defino y desarrollo procesos internos, asegurando su correcta implementación y buscando constantemente formas de mejorarlos para optimizar la experiencia del cliente. Análisis de Métricas: Recopilo y analizo métricas clave relacionadas con el uso del producto, satisfacción del cliente, retención y crecimiento, así como del rendimiento del equipo. Coordinación con otros equipos: Colaboro estrechamente con otros departamentos de la empresa y coordino acciones conjuntas que beneficien a nuestros clientes. Durante mi tiempo en Flokzu, mi equipo logró resultados notables, incluyendo un aumento significativo en la retención de clientes y la obtención del reconocimiento "Best Customer Support 2022" otorgado por Software Advice. Antes de asumir mi rol en el equipo de Customer Success, mi experiencia en Flokzu se centró en el equipo de servicios. Durante mi tiempo como analista de procesos, lideré la gestión de proyectos de implantación del software, brindé consultoría en procesos, capacitación y soporte al cliente, y actué como intermediario entre el cliente y otros sectores de la empresa.

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