La Gestión de Procesos de Negocios (BPM) propone una forma intuitiva de visualizar los flujos de trabajo dentro de una organización, a la vez que permite establecer indicadores de rendimiento (KPI) para medir la performance, evaluar y posteriormente remodelar los procesos para mejorar la productividad. Al utilizar una plataforma con tecnología low-code/no-code, esto se facilita exponencialmente.
Es imprescindible que la herramienta de BPM que adopte tu organización sea de fácil adaptación con tecnología low-code/no-code, potente en sus funcionalidades y rápida de configurar.
- Fácil adaptación: Para los usuarios debe ser intuitiva y accesible. En un golpe de vista les debe permitir encontrar cuál es la tarea que se espera que ellos realicen.
- Potente: Debe permitir modelar distintos escenarios, soportar automatizaciones e integraciones y poder medir el desempeño mostrando información clara y sintetizada que ayude a tomar decisiones.
- Rápido de configurar: El tiempo de respuesta ante los cambios es el diferencial del éxito. Todo lo anterior pierde valor si cada ciclo de mejora continua demora semanas porque debes solicitar a un técnico especializado que implemente el nuevo proceso y lo ponga en funcionamiento.
Para un buen aprovechamiento de la disciplina, el costo en tiempo de implementación debe ser mínimo y en Flokzu nos preocupamos por poner el foco en ello, utilizando tecnología low-code/no-code.
En nuestra última actualización hemos simplificado las integraciones con los servicios de Flokzu para que cualquier usuario no técnico pueda hacer uso y aprovechar el potencial de las integraciones con Bases de Datos e Instancias de procesos.
Le decimos adiós a las configuraciones difíciles de entender: URL parámetros, tokens, headers y otros conceptos técnicos complicados. Traemos esta funcionalidad desde el terreno de los ingenieros, del mundo más técnico, al mundo simple, donde no se requiere ningún conocimiento técnico, añadiendo simpleza y agilidad a tus procesos.
¿En qué consiste esta mejora?
En el menú de integraciones (tareas de servicios) incorporamos la opción Flokzu Services que te permite interactuar con tus Bases de Datos o con instancias ya ingresadas a través de una configuración super intuitiva y simple.
- Bases de datos: Las bases de datos Flokzu son una herramienta sumamente útil a la hora de almacenar información valiosa para tu organización que luego quieres recuperar o reutilizar. Con esta integración podrás consultar datos almacenados, agregar nuevos registros o editar registros ya existentes.
- Instancias de procesos: Son muchos los ejemplos en donde una misma organización tiene dos o más procesos que por su naturaleza se encuentran vinculados: Contratos y modificaciones; postulaciones de candidatos y designaciones; registro de proveedores y procesos de facturación, etc.. Estos son algunos de los ejemplos donde uno de los procesos puede modificar una instancia de otro diferente. Con esta nueva funcionalidad serás capaz de realizar esa integración de forma sencilla y sin abrumarte con conceptos técnicos.
¿Cuándo usarlo? Simplificando procesos
Una de las principales ventajas de estas integraciones es que te permite trabajar con procesos más simples donde cada uno de ellos se enfoque en su propia especificidad, pero a la vez pueda interactuar con los otros. Otro beneficio es que puedes fácilmente tomar información adquirida en uno de los procesos y reutilizarla en los demás. Veamos un ejemplo.
Reclutamiento y contratación de personal
En este tipo de procesos es frecuente que el área encargada del Capital Humano sea la protagonista en la etapa de búsqueda y selección de nuevos talentos. Sin embargo una vez que la persona ha sido contratada, son otras las áreas que intervienen en el proceso de onboarding: el área contable para la gestión del pago de sueldos, el área legal para la firma de los contratos, el departamento de TI para la creación de casilla de correo y cuentas de usuario, etc..
El uso de integraciones permite que modelemos todo este gran procedimiento en procesos más simples y rápidos de implementar:
- Reclutamiento y selección. Este proceso se iniciará con la postulación de los candidatos en la web de la empresa y finalizará, o bien cuando se haya rechazado la candidatura, o cuando se haya decidido contratar a la persona. En este caso una integración dará inicio automáticamente a una instancia del proceso 2. Además es deseable que los datos del nuevo integrante queden guardados en una Base de Datos de Empleados, para poder reutilizarlos luego en otros procesos de Recursos Humanos.
- Onboarding. En este proceso podemos modelar todas las etapas de la incorporación formal a la empresa que implican la firma de contratos, el alta de empleado, entrega de materiales, etc. Sin embargo el área de TI tiene su propio proceso de Solicitudes de Soporte en el cual crearemos también de forma automática el ticket para la creación de cuentas de usuario y creación de la casilla electrónica.
- Solicitudes de Soporte (TI). Es un proceso de uso genérico que utiliza el Departamento de TI para recibir los tickets de soporte de toda la empresa.
¿Por qué es útil usar integraciones con tecnología low-code/no-code para simplificar procesos?
Modelar de esta manera nos ofrece tres grandes ventajas:
- Simplicidad de implementación: Los procesos simples, localizados y con un número acotado de participantes son mucho más sencillos de relevar e implementar. Ahorrando tiempo en coordinación de agendas para el relevamiento, consultas y puesta a punto.
- Reutilización: Supongamos que un empleado es ascendido dentro de la empresa. Esto será registrado en su legajo personal (proceso de RRHH) y además se requiere que se actualice sus permisos en los sistemas informáticos de acuerdo a su nuevo rol. Un proceso como el de Solicitudes de Soporte puede ser reutilizado en este caso, llamándolo desde otros procesos
- Independencia ante cambios: ¿Qué sucede si el Departamento de TI cambia su organigrama? Seguramente deba ajustar los proceso donde intervienen. Al tener los procesos individualizados un cambio en un área puntual será transparente para los demás procesos. Ganamos en agilidad, simpleza y transparencia.
Las integraciones con instancias de procesos y Bases de Datos ya nos habían abierto las puertas de una nueva forma de visualizar y modelar los procesos. Una forma que, como ya vimos, simplifica, reutiliza y ofrece independencia ante los cambios. Esta nueva forma llega ahora al alcance de todos de la mano de Flokzu Services, para agilizar las implementaciones, reducir costos y aprovechar al máximo toda la potencialidad de BPM.
¿Te gustaría aprender cómo puedes automatizar tus procesos de una manera sencilla? Te invitamos a que agendes una reunión con uno de nuestros expertos, así podrán automatizar tu primer proceso juntos.
