O que é BPM? Gestão de processos de negócios Guia Completo – 2023

O que é BPM?

O gerenciamento de processos de negócios (BPM) é uma disciplina que propõe uma abordagem sistemática para melhorar e otimizar os processos de negócios. É composto por 4 etapas principais (que serão abordadas em detalhes neste artigo):

1. Projetar e modelar processos usando uma notação gráfica (por exemplo, o padrão mundial BPMN). 
2. Automatize e execute esses processos usando um conjunto de BPM, que inclui um mecanismo de processo (por exemplo, um motor BPMN). 
3. Medir o funcionamento desses processos por meio de indicadores-chave de desempenho (KPI’s), monitoramento em tempo real e análise de dados históricos para identificar oportunidades de melhoria.
4. Decida sobre melhorias para tornar os processos mais eficientes, eficazes e flexíveis e reinicie o ciclo de melhoria (etapa 1).

O BPM também envolve a integração de pessoas, sistemas e tecnologia para dar suporte ao processo. O que é um BPM? Seu objetivo final é melhorar o desempenho da empresa, agilizando processos, reduzindo custos e aumentando a satisfação dos clientes. Como você pode imaginar, o BPM é uma disciplina horizontal, que pode ser aplicada a uma ampla gama de funções e setores de negócios, em todas as regiões do mundo.

Por que o BPM é importante?

Ao aplicar uma abordagem sistemática ao gerenciamento e melhoria de processos, as organizações podem aumentar a eficiência, reduzir custos, melhorar a qualidade e aumentar a satisfação do cliente.

Vamos explicar com um exemplo muito simples da vida real. Imagine que sua empresa recebe pedidos de clientes por e-mail, site ou WhatsApp. Da mesma forma, sua equipe de vendas pode receber pedidos por telefone. Somente nesta etapa inicial, há muito espaço para melhorias, usando um formulário público concentrar as informações e lançar uma nova instância de processo para entregar os bens ou serviços ao cliente. Agora, existem pedidos padrão, que vão direto para a equipe de operações. E há pedidos complexos que exigem aprovação e coordenação adicionais dos gerentes, que devem cumprir SLAs e emitir alertas. Um processo tornará essas regras de negócios formais e visíveis para todos. Além disso, um pacote de BPM será capaz de interpretar e executar esse processo de negócios de forma consistente ao longo do tempo, reduzindo a dependência de pessoas. A economia e a melhoria na eficiência e na experiência do cliente são enormes, apenas neste exemplo simples. A extrapolação para todo um processo complexo e relevante da empresa é evidente, e os benefícios serão enormes.

As empresas que desejam ter uma chance no mercado devem começar gerenciando seus processos de negócios. Sem dúvida, maximizar a satisfação do cliente e a eficiência interna são cruciais para a sobrevivência e o crescimento.

Relação entre Workflow e BPM

BPM e workflow (fluxo de processos em espanhol) estão intimamente relacionados, já que BPM envolve desenhar, analisar e melhorar workflows para aumentar a eficiência e a produtividade. Na verdade, as suítes BPM são a evolução das suítes de gerenciamento de workflow dos anos noventa. As suítes BPM são baseadas nas capacidades básicas das suítes de gerenciamento de fluxo de processos, agregando capacidades adicionais, como integrações com outros sistemas e aplicações, simulações, análises em tempo real e histórico de execuções de processos. As suítes de BPM permitem melhorias e otimizações de processos mais sofisticadas. As suítes de BPM também costumam incorporar tecnologias avançadas, como inteligência artificial e aprendizado de máquina, para automatizar processos e torná-los mais eficientes. As suítes BPM fornecem uma abordagem mais abrangente para gerenciar e melhorar os processos de negócios em comparação com as suítes tradicionais de gerenciamento de fluxo de trabalho.

Todas as organizações podem adotar um BPM?

No início da década passada, a disciplina de BPM era praticamente inacessível para pequenas e médias empresas (PMEs). Os custos de licença do BPM Suite eram altos. Além disso, foram necessárias muitas horas de consultoria especializada nessas ferramentas para modelar os processos, programar os formulários e implantar esses processos na produção. Isso significava que colocar qualquer processo em funcionamento levava vários meses e centenas (milhares) de horas de consultoria.

Essa situação mudou radicalmente na segunda metade da década passada, com o surgimento do BPM Suites sob o paradigma no-code, que operava na nuvem, no modo SaaS (software como serviço). O Flokzu, por exemplo, foi lançado em 2016. Isso diminuiu significativamente as barreiras de acesso à disciplina BPM, tornando-a acessível a todas as empresas, inclusive as de pequeno e médio porte. Os custos de licenciamento no modelo SaaS são significativamente reduzidos, pois os fabricantes do BPM Suite podem distribuir seus custos entre centenas de clientes, sem sacrificar a funcionalidade e a qualidade do software. As funcionalidades no-code permitem que os funcionários da empresa modelem completamente os processos e os coloquem para trabalhar no BPM Suite sem a necessidade de conhecimentos técnicos ou de programação. Isso reduz significativamente as horas e os custos de consultoria terceirizada.

Além disso, nos últimos anos, e acelerados pela possível recessão nos EUA, vimos que muitas empresas que possuíam BPM Suites tradicionais congelaram o investimento nelas, e todos os novos processos estão sendo implementados em ferramentas SaaS sem código, aproveitando redução de custos para automatizar processos pela primeira vez, mas acima de tudo, manutenção e evolução futura.

O que é um processo de negócios?

Um processo de negócio é um conjunto de atividades ou tarefas relacionadas e estruturadas, executadas por pessoas, software ou equipamento físico, seguindo um conjunto de regras de negócio pré-definidas, a fim de atingir um objetivo de negócio específico. O objetivo do negócio pode ser um produto ou serviço para um cliente, ou qualquer ativo ou objetivo intermediário que a organização precisa.

Continuando com o exemplo anterior, um processo de negócios poderia ser “Receber, processar e entregar pedidos de clientes”. Como vimos anteriormente, há várias tarefas envolvidas no atendimento de um pedido de cliente, diferentes pessoas estão envolvidas e várias regras de negócio são consideradas. No final, a execução de uma instância deste processo será bem sucedida, se o cliente for entregue o que pediu, respeitando a qualidade e os acordos de nível de serviço (SLA).

Processos industriais versus processos administrativos

A otimização e gestão de processos sempre foi foco de esforço nas empresas. Em geral, os processos de produção industrial são otimizados na maioria dos casos, e há poucas oportunidades de introduzir melhorias que aumentem significativamente sua eficiência. Por outro lado, os processos administrativos e de suporte das empresas apresentam um grau de evolução e melhoria bem menor. Em outras palavras, há uma oportunidade de melhorá-los significativamente. É nestes processos administrativos e de apoio que a disciplina BPM tem colocado maior ênfase desde a sua criação. A maioria das suítes de BPM é voltada para modelar formalmente esses processos e, em seguida, automatizá-los para fazê-los funcionar com mais eficiência. Medir o desempenho desses processos com indicadores objetivos (KPI’s) é a última etapa, fundamental para identificar problemas, desenhar soluções e reiniciar o ciclo de melhoria contínua.

Tipos de processos administrativos

No âmbito da disciplina de gerenciamento de bpm, existem vários tipos de processos administrativos que podem ser modelados, gerenciados e otimizados. Alguns dos tipos de processos mais comuns são:

1. Processos operacionais: Os processos operacionais são os processos do dia-a-dia que suportam as principais atividades de negócios. Esses processos podem incluir processos como atendimento de pedidos, atendimento ao cliente e recursos humanos.
2. Processos de gestão: Os processos de gestão são processos que dão suporte à gestão e governança da organização. Eles podem incluir processos como planejamento estratégico, orçamento e gerenciamento de desempenho.
3. Processos de suporte: Os processos de suporte são processos que dão suporte aos processos operacionais e de gestão. Esses processos podem incluir processos como aquisição, gerenciamento de instalações e tecnologia da informação.
4. Processos Business-to-business (B2B): processos B2B são processos que envolvem interações entre organizações. Esses processos podem incluir processos como gerenciamento da cadeia de suprimentos e colaboração interorganizacional.
5. Processos Business-to-consumer (B2C): os processos B2C são processos que envolvem interações entre uma organização e seus clientes. Esses processos podem incluir processos como marketing, vendas e atendimento ao cliente.

Cada tipo de processo tem suas próprias características, desafios e oportunidades de otimização. Ao modelar, gerenciar e otimizar esses processos por meio do BPM, as organizações podem melhorar seu desempenho geral e atingir seus objetivos de negócios.

Medir para melhorar: o passo crítico.

É sabido que “não se pode melhorar o que não se pode medir”. No entanto, em processos administrativos e de suporte como os que discutimos, a medição de desempenho costuma ser difícil ou mesmo inexistente. Esta é uma situação muito comum em todos os tipos de empresas, em que os processos de produção industrial são perfeitamente medidos e otimizados, enquanto os processos administrativos são normalmente suportados por tarefas manuais, folhas de Excel, e-mails ou mensagens de WhatsApp. Essa informalidade dificulta muito, se não impossibilita, a obtenção de medidas objetivas de seu desempenho e, portanto, torna extremamente difícil a tomada de decisões adequadas para seu aperfeiçoamento.

A disciplina de BPM tem, desde o seu início, o conceito de medição da execução do processo como aspecto fundamental. De fato, as melhores BPM Suites já contemplam a medição dos principais indicadores do processo. Claro, novos indicadores podem ser adicionados posteriormente. Mas é muito importante que desde o primeiro dia em que um processo é usado, os indicadores básicos possam ser medidos. Flokzu, por exemplo, inclui os seguintes sinalizadores:

1. Tempo total do processo: o tempo consumido desde o início do processo até o final de sua execução. Podendo comparar o tempo de diferentes instâncias, identificando os casos que não cumprem os acordos de nível de serviço.
2. Tempo em cada uma das tarefas intermediárias: É complementar ao anterior e permite identificar ONDE estão os problemas, pois podemos comparar o tempo em cada tarefa, ver quem está trabalhando nela e introduzir correções. 
3. Número de instâncias do processo em execução: É um indicador em tempo real que permite ver a carga de trabalho do processo, em quais tarefas há mais trabalho pendente, a que pessoas está atribuído, etc.
4. Número de instâncias de processo concluídas: abrindo a análise por tipo de instância e outros dados relevantes, para comparar com os acordos de nível de serviço a serem alcançados.

Ter esses indicadores disponíveis de forma simples e imediata permite adotar rapidamente a saudável prática de medir processos com base em dados objetivos, para melhorá-los. E então, conforme necessário, incorporar novos indicadores úteis e específicos para cada processo.

Etapas do ciclo de vida do BPM

Desenhar e modelar

É evidente que os processos existem em todas as organizações, embora não sejam modelados ou formalizados. Os processos sustentam as operações e, portanto, se a organização funciona é porque os processos funcionam. O problema é que muitas vezes esses processos estão “só na cabeça das pessoas”. Isso tem várias desvantagens. A principal delas é que é impossível melhorar os processos se outras pessoas não puderem vê-los e discuti-los. Outro problema é que se a pessoa que conhece o processo sair da empresa, ela leva esse conhecimento consigo e vai sair muito caro reconstruí-lo. Para resolver esses problemas, eles são modelados formalmente, usando uma certa notação gráfica. Dos diagramas de estado históricos, diagramas de atividades UML, até o padrão atual BPMN, globalmente adotado e promovido pela OMG (atualmente na versão 2).

Modelar um processo de negócios sob a disciplina de BPM envolve representar um processo de negócios usando uma notação visual ou diagrama.

Essa notação é usada para descrever as etapas envolvidas em um processo, os participantes que executam as etapas, as entradas e saídas do processo, as regras de negócios que devem ser seguidas e os relacionamentos entre as etapas. O objetivo de modelar um processo de negócios é obter uma compreensão clara do processo e identificar oportunidades de melhoria.

A modelagem de um processo de negócios é uma parte importante da disciplina BPM, pois fornece uma representação visual clara do processo que pode ser usada para comunicar o processo a outras pessoas e para apoiar os esforços de melhoria do processo. O modelo pode ser utilizado como base para simulação e análise do processo, permitindo que seja testado e refinado. O modelo também pode ser utilizado como base para automatização de processos, permitindo que o processo seja automatizado por meio de tecnologia, como softwares de automatização de processos com motor BPMN, como Flokzu BPM Suite.

A importância de usar uma notação padrão para modelagem de processos

Atualmente, o Business Process Modeling and Notation (BPMN) é o padrão mundial, e tem sido amplamente adotado porque oferece vários benefícios em comparação com outras notações de modelagem, incluindo:

1. Padrão da indústria: BPMN é um padrão da indústria amplamente adotado para modelagem de processos de negócios. Isso significa que é altamente reconhecido e compreendido por profissionais e organizações, facilitando a comunicação de modelos de processos e o compartilhamento de melhores práticas..
2. Legibilidade aprimorada – BPMN fornece uma notação visual clara e concisa que é fácil de entender, mesmo para aqueles que não estão familiarizados com a modelagem de processos. Você não precisa ter conhecimento técnico ou de TI para entender um modelo BPMN. Essa legibilidade aprimorada facilita a comunicação de processos complexos e envolve as partes interessadas nos esforços de melhoria de processos.
3. Suporte de ferramentas: O BPMN é bem suportado por ferramentas de modelagem e automação de processos, facilitando a criação, o gerenciamento e, principalmente, a execução de modelos de processos. O Flokzu, por exemplo, permite definir o diagrama BPMN e implantá-lo na produção com um único clique. Isso acelera significativamente os ciclos de melhoria.

Automatizar e executar

Uma vez modelado o processo, o próximo passo na disciplina de BPM é automatizar o processo, tornando-o executável e disponível para os participantes (usuários ou software). Existem 3 etapas básicas envolvidas na implantação de um processo de negócios para produção: 

1. Implantação do processo no BPM Suite. Isso envolve converter a modelagem do processo de um “desenho” para algo que o BPM Suite possa entender e executar. Um mecanismo BPMN será capaz de interpretar e executar diagramas BPMN. Para outras notações, algumas conversões podem ser necessárias. 
2. Configuração do processo: Depois que o processo é implantado, ele pode ser configurado para especificar como deve ser executado. Além do diagrama BPMN, muitas vezes é necessário configurar elementos adicionais para executar o processo. Por exemplo, defina os usuários, atribua-lhes funções e dê-lhes as permissões necessárias para concluir as tarefas que serão atribuídas a eles. Essa configuração inicial é feita diretamente no BPM Suite, pois são informações que não estão contidas no diagrama BPMN. 
3. Executar o processo: A última etapa é executar o processo. Isso envolve a criação de instâncias do processo e a atribuição de tarefas aos participantes. O BPM Suite irá então gerenciar o processo, rastreando cada instância de progresso, emitindo alertas se os prazos não forem cumpridos, enviando e-mails para notificar os participantes e fornecendo relatórios conforme necessário.

O BPM Suite fornece um repositório centralizado para gerenciar todas as instâncias de processos em execução, facilitando o gerenciamento de sua execução. Por exemplo, uma funcionalidade muito comum no Flokzu é a reatribuição de tarefas. Isso pode ser feito manualmente ou automaticamente (por exemplo, quando a tarefa está vencida).

A caixa de entrada do usuário: onde estão as tarefas

A caixa de entrada em um conjunto de BPM é um componente de interface do usuário que fornece uma visualização das tarefas atribuídas a um usuário. Semelhante à sua caixa de entrada de e-mail, aqui os usuários podem visualizar e gerenciar as tarefas pelas quais são responsáveis ​​como parte dos processos de negócios.

As tarefas geralmente incluem informações sobre a data de vencimento. O Flokzu, por exemplo, marca em verde as tarefas que vencem em mais de 24 horas, em amarelo as que vencerão nas próximas 24 horas e em vermelho as que estão atrasadas. Isso facilita a priorização de tarefas e a adesão aos acordos de nível de serviço.

A usabilidade da caixa de entrada é relevante por vários motivos:

1. Maior visibilidade: a caixa de entrada fornece um único local onde os usuários podem ver todas as tarefas atribuídas, facilitando o controle de seu trabalho.
2. Gerenciamento de tarefas aprimorado: a caixa de entrada fornece ferramentas para gerenciar tarefas, como a capacidade de classificar e filtrar tarefas. Isso torna mais fácil para os usuários priorizar e gerenciar seu trabalho.
3. Simplificando a execução do processo: A caixa de entrada fornece uma maneira simplificada para os usuários concluírem tarefas como parte do processo de negócios, reduzindo o tempo e o esforço necessários para concluir o processo.

Em geral, a facilidade de uso do Inbox é um fator importante para o sucesso de uma implementação de BPM. Em outras palavras, uma interface de usuário (UI) Inbox ruim em um sistema BPM pode ter um impacto significativo no sucesso de um projeto BPM, pois pode diminuir a adoção do usuário e desencorajá-lo a usá-lo.

Uma caixa de entrada bem projetada pode facilitar para os usuários o gerenciamento de suas tarefas, a colaboração com outras pessoas e, no final das contas, a adoção bem-sucedida do BPM Suite para concluir os processos de negócios com eficiência e eficácia.

Medir em tempo real e históricamente

A medição é um ponto chave nas etapas do gerenciamento de processos. Em uma suíte de BPM, os principais indicadores de desempenho (KPIs) são métricas usadas para medir o desempenho dos processos de negócios. Existem dois tipos de KPIs em uma ferramenta BPM: KPIs em tempo real e KPIs históricos. Ambos são importantes para medir o desempenho dos processos de negócios em um BPM Suite. Os KPIs em tempo real fornecem uma visão do desempenho do processo no momento, enquanto os KPIs históricos fornecem uma visão do desempenho ao longo do tempo. Juntas, essas métricas podem fornecer uma imagem completa do desempenho do processo, permitindo que você monitore e melhore a eficiência e eficácia dos processos de negócios.

Flokzu fornece um painel abrangente com indicadores históricos e em tempo real (leia mais aqui).

KPI’s em tempo real

Os KPIs em tempo real são métricas que são atualizadas à medida que o processo é executado. Exemplos de KPIs em tempo real em um BPM Suite incluem o número de instâncias de processos ativos, o tempo médio necessário para concluir uma tarefa e o número de tarefas que estão atualmente atrasadas. Os KPIs em tempo real fornecem informações sobre o desempenho do processo no momento, possibilitando identificar e responder rapidamente a problemas de desempenho.

Flokzu oferece um dashboard que incorpora diversos KPIs em tempo real, como o número de instâncias de processos em execução, distribuídos em cada processo, com a carga por usuário e identificando as tarefas que estão atrasadas.

KPI’s históricos

Os KPI’s históricos são métricas que são calculadas com base nos dados históricos da execução dos processos. Alguns exemplos de KPIs históricos são o tempo médio necessário para concluir um processo, o número de instâncias de processo que foram concluídas e o número de instâncias de processo que foram canceladas. Os KPIs históricos fornecem informações sobre o desempenho do processo ao longo do tempo, permitindo rastrear tendências e identificar áreas para melhoria.

Por exemplo, o Flokzu permite definir o intervalo de datas, ou seja, o último mês, semestre ou ano, e analisar como o processo se comportou naquele período. Isso também é muito útil para poder comparar indicadores entre períodos de tempo.

Muitas vezes não temos clareza sobre o limite objetivo de um indicador. Ou porque o KPI é novo, ou porque não temos o conhecimento de qual seria o valor ideal. Neste contexto, o que podemos fazer é medir a evolução de um indicador entre vários períodos consecutivos, verificando se melhora ou não.

Evite o viés nos KPIs

Além de fornecer informações valiosas sobre o desempenho dos processos de negócios, os KPIs também podem estar sujeitos a vieses.

É fundamental definir os KPIs objetivamente, certificando-se de que sejam livres de preconceitos pessoais. Por exemplo, em vez de definir um KPI com base em uma medida subjetiva, como “satisfação do cliente”, defina-o com base em uma medida mais objetiva, como “número de reclamações de clientes”.

Outra boa prática é garantir a precisão dos dados. Certifique-se de que os dados sejam inseridos de forma precisa e consistente. E os dados que são recuperados automaticamente do conjunto de BPM ou de outros sistemas são verificados duas vezes.

Do nosso ponto de vista, uma das recomendações mais importantes é usar vários KPIs, o que fornece uma imagem mais completa do desempenho medido. Se possível, tente olhar para a métrica de diferentes perspectivas. Por exemplo, em vez de confiar apenas em um único KPI, como “número de tarefas concluídas”, considere o uso de vários KPIs, como “número de tarefas concluídas” e “complexidade da tarefa”, porque se um usuário complexo for atribuído a você , você concluirá menos tarefas.

Com o tempo, o desempenho ou o que é relevante em um processo de negócios pode mudar e os KPIs originais podem não ser mais eficazes. É importante revisar e ajustar regularmente os KPIs para garantir que eles permaneçam relevantes e precisos para as decisões que precisam ser tomadas.

Otimizar

A última etapa do ciclo de gerenciamento de processos de negócios (significado de BPM) é otimizar o processo. Envolve a melhoria contínua do processo para torná-lo mais eficiente, eficaz e responsivo às mudanças nos requisitos de negócios. Aqui estão os principais componentes desta etapa:

1. Monitore em tempo real e analise o desempenho histórico do processo através dos KPIs definidos na etapa anterior, para identificar áreas de melhoria.
2. Analise os dados do processo, incluindo métricas de processo, logs de processo e feedback dos participantes do processo, para identificar ineficiências e áreas de melhoria.
3. A partir da análise dos dados do processo, oportunidades de melhoria podem ser identificadas e priorizadas.
4. Implemente melhorias por meio de alterações no modelo de processo, dados do processo (formulários, bancos de dados), automação ou integração com outros processos ou sistemas. Isso reiniciará o ciclo de melhoria contínua, voltando ao passo 1: modelar o processo. 

Ao otimizar continuamente o processo ao longo desse ciclo, as organizações podem garantir que seus processos de negócios sejam eficientes, eficazes e responsivos às mudanças nos requisitos de negócios. O resultado pode ser maior satisfação do cliente, maior produtividade e redução de custos.

Teste as alterações antes de distribuí-las aos usuários

Um aspecto fundamental para que o ciclo de melhoria contínua se repita muitas vezes e de forma ágil, é ter ferramentas para testar as mudanças antes de implantá-las nos usuários finais. Na Flokzu oferecemos duas ferramentas complementares e extremamente úteis para esse fim.

O primeiro é gerenciamento de versão, que permite criar uma nova versão do processo antes de fazer uma alteração. Esta versão pode ser testada e modificada até que você tenha certeza de que é a correta. Além disso, o Flokzu suporta gerenciamento de versão e compatibilidade com versões anteriores, para executar instâncias de processo com a versão original do processo com o qual foram criadas. Mas também permite a migração dessas instâncias para a última versão disponível, de forma automática.

A segunda ferramenta é o Sandbox, que é um local seguro para testar a nova versão do processo sem afetar os usuários finais, enviar e-mails reais ou impactar os bancos de dados de produção. Esta funcionalidade é muito valorizada pelos nossos clientes, pois permite-lhes testar uma nova versão do processo de forma muito rápida e fácil, e ajustá-la até ter a certeza de que é a correcta.

Exemplos de BPM

TI – Tecnologia da informação

Um exemplo real de um processo de departamento de TI que pode ser automatizado usando um sistema de gerenciamento de processos é o processo de gerenciamento de incidentes. Este é o processo de identificação, resolução e fechamento de incidentes que ocorrem dentro da infraestrutura de TI. Aqui estão três benefícios de automatizar o processo de gerenciamento de incidentes com um pacote de BPM:

1. A equipe de TI pode resolver incidentes com mais rapidez e eficiência. O pacote BPM pode fornecer atualizações em tempo real sobre o status do incidente, automatizar tarefas como priorização e atribuição e fornecer um repositório centralizado para informações sobre incidentes.
2. Melhor colaboração com os clientes e entre a equipe de TI, pois o pacote BPM oferece uma plataforma centralizada para comunicação e coordenação. Isso pode ajudar a resolver incidentes com mais rapidez e eficiência.
3. Os gerentes de TI podem acompanhar o desempenho do processo de gerenciamento de incidentes em tempo real, permitindo-lhes identificar gargalos, melhorar os tempos de resposta e alocar recursos com mais eficiência. O pacote BPM também pode fornecer KPIs relevantes, como tempos de resolução históricos, permitindo que os gerentes de TI meçam o desempenho ao longo do tempo e tomem decisões baseadas em dados para melhorar ainda mais o processo.

Gestão comercial e de vendas

Um processo típico do departamento de vendas que pode ser automatizado usando um BPM Suite é o processo de gerenciamento de leads. Consiste em identificar, qualificar e nutrir potenciais clientes até que estejam prontos para realizar uma compra. Aqui estão três benefícios de automatizar o processo de gerenciamento de leads com um pacote de BPM:

1. A equipe de vendas pode trabalhar com mais eficiência e eficácia. O pacote BPM pode automatizar tarefas como priorização e atribuição de leads, fornecer atualizações em tempo real sobre o status dos leads e gerar relatórios sobre o progresso dos leads por meio do funil de vendas.
2. Melhore a experiência do cliente, garantindo que os clientes em potencial recebam atenção imediata e sejam atendidos de forma eficaz. O pacote BPM pode fornecer uma plataforma centralizada para comunicação com leads e automatizar e-mails de acompanhamento.
3. Os gerentes de vendas podem acompanhar o desempenho do processo de gerenciamento de leads em tempo real, permitindo identificar gargalos, melhorar os tempos de resposta e evitar atrasos que podem prejudicar a venda.

Finanças

Um processo que vários de nossos clientes bancários automatizaram é o processo de processamento de empréstimos. Envolve o recebimento, análise e aprovação de pedidos de empréstimo e o subseqüente desembolso de fundos para mutuários aprovados. Aqui estão três benefícios de automatizar o processo de processamento de empréstimos com um pacote de BPM:

1. Os funcionários do banco podem trabalhar com mais eficiência e eficácia. O pacote BPM pode automatizar tarefas como priorizar e atribuir solicitações, fornecer atualizações em tempo real sobre o status do empréstimo e gerar relatórios sobre o andamento do empréstimo durante o processo de aprovação.
2. Certifique-se de que os pedidos de empréstimo sejam processados ​​de forma rápida e eficiente. O pacote BPM pode fornecer uma plataforma centralizada para comunicação com o cliente e pode automatizar tarefas de acompanhamento, como enviar automaticamente por e-mail com o status das solicitações, reduzindo suas ligações e consultas.
3. Os gerentes do banco podem acompanhar o desempenho do processo de originação de empréstimos em tempo real, permitindo-lhes identificar gargalos, melhorar os tempos de resposta e alocar recursos de forma mais eficaz. O pacote BPM também pode fornecer dados históricos sobre tempos de processamento de empréstimos e taxas de aprovação, permitindo que os gerentes do banco meçam o desempenho ao longo do tempo e tomem decisões baseadas em dados para melhorar ainda mais o processo.

RH – Recursos Humanos

Recursos Humanos é uma das áreas onde vimos processos mais automatizados com o Flokzu. Apenas para citar um como exemplo, escolhemos o processo “New Employee Onboarding”. Isso inclui coletar e revisar a papelada de novas contratações, executar tarefas relacionadas ao RH, garantir que as novas contratações recebam o treinamento necessário e integrá-las aos sistemas e processos da empresa. Aqui estão três benefícios de automatizar esse processo com um pacote de BPM:

1. A equipe de RH pode trabalhar com mais eficiência e eficácia. A suíte BPM pode automatizar tarefas como coleta de documentos, execução de tarefas relacionadas à sua área e integração com os sistemas da empresa.
2. Melhore a experiência do novo contratado, garantindo que o processo seja concluído com rapidez e eficiência. O pacote BPM pode fornecer aos novos contratados atualizações em tempo real sobre seu progresso e automatizar tarefas de acompanhamento, como enviar e-mails e agendar compromissos.
3. Os gerentes de RH podem acompanhar o desempenho do processo de integração de funcionários em tempo real, permitindo que eles identifiquem gargalos, melhorem os tempos de resposta e alcancem recursos com mais eficiência. 

Neste artigo você encontrará exemplos mais concretos de processos de RH. 

Saúde

Um processo administrativo simples, mas muito útil no setor da Saúde, que pode ser automatizado através de uma suite de gestão de processos de negócio, é o processo de pedido de formação. Este processo envolve a recolha e análise dos pedidos de formação dos profissionais de saúde (para novas tecnologias, novos procedimentos, novas técnicas), a aprovação desses pedidos e do orçamento pelas autoridades, e a programação e coordenação das sessões. Aqui estão três benefícios de automatizar o processo de solicitação de treinamento com um pacote BPM:

1. Maior eficiência ao automatizar tarefas como coleta, aprovação e agendamento de documentos. Isso pode reduzir o tempo necessário para concluir essas tarefas, liberando tempo para os profissionais de saúde se concentrarem em tarefas mais importantes.
2. Os supervisores podem acompanhar o desempenho do processo de solicitação de treinamento em tempo real, permitindo identificar gargalos, melhorar os tempos de resposta e alocar recursos com mais eficiência. O pacote BPM também pode fornecer dados históricos sobre os tempos de solicitação de treinamento, permitindo medir o desempenho ao longo do tempo e tomar decisões baseadas em dados para melhorar ainda mais o processo.
3. Garantir que o processo de solicitação de treinamento seja realizado de acordo com os regulamentos, reduzindo o risco de não cumprimento dos mesmos. Isso pode ser especialmente importante no setor de saúde, onde a conformidade é fundamental para manter um alto nível de atendimento ao paciente.

Indústria

Um exemplo concreto que vimos implementado com Flokzu e que tem proporcionado excelentes resultados a empresas industriais é o processo de “Solicitação de Mudança de Produto”. Este processo envolve a coleta de solicitações de diferentes departamentos para alterar as especificações de um produto (técnico, comercial, etc.), a análise e aprovação dessas solicitações pelas autoridades competentes e a implementação das alterações no produto. Aqui estão três benefícios de automatizar esse processo em um pacote de BPM:

1. Melhore a eficiência automatizando tarefas como coleta de documentos, aprovação, escalonamentos, geração de relatórios e implantação. Isso pode reduzir o tempo necessário para concluir essas tarefas, liberando tempo para os funcionários se concentrarem em tarefas mais importantes.
2. Os supervisores podem acompanhar o desempenho do processo de solicitação de “mudança de produto” em tempo real, garantindo que a mudança seja implementada no prazo. Isso é especialmente importante quando se trata de responder a uma mudança ou demanda do mercado, e todo atraso significa perda de vendas. 
3. Certifique-se de que todas as solicitações sigam um processo consistente e que todos os regulamentos e políticas relevantes sejam seguidos. Isso pode reduzir o risco de erros e garantir que o processo esteja em conformidade com os padrões do setor, protegendo a empresa de possíveis responsabilidades.

Qual é o futuro do gerenciamento de processos de negócios?

O futuro do gerenciamento de processos de negócios (BPM) é brilhante, pois as organizações continuam procurando maneiras de simplificar seus processos e melhorar a eficiência. Com o avanço de tecnologias como Inteligência Artificial (IA) e Automação Robótica de Processos (RPA), o BPM está cada vez mais se integrando a essas tecnologias para criar o que é conhecido como hiperautomação. A hiperautomação combina múltiplas tecnologias para automatizar uma ampla gama de processos, resultando em maior precisão e eficiência.

Além disso, a nuvem e o movimento no-code estão desempenhando um papel importante no futuro do BPM, possibilitando que as organizações automatizam, acessem e melhorem a gestão de seus processos de qualquer lugar, a qualquer hora e sem conhecimento de programação em seus parte de “desenvolvedores cidadãos”.

Os desenvolvedores cidadãos não são profissionais de TI que possuem as habilidades e conhecimentos necessários para desenvolver e automatizar processos de negócios. Eles desempenham um papel importante no futuro do BPM, ajudando as organizações a automatizar seus processos de forma rápida e eficiente, muitas vezes sem a necessidade de suporte de TI. Isso permite que as organizações criem e mantenham soluções personalizadas que atendam às suas necessidades e requisitos específicos. Os desenvolvedores cidadãos também trazem uma perspectiva única para o design e a automação de processos, pois geralmente estão mais próximos das operações diárias dos negócios e têm uma compreensão mais profunda dos desafios enfrentados pela organização. Aproveitando as habilidades e a experiência dos desenvolvedores cidadãos, as organizações podem criar uma cultura de inovação e melhoria contínua, impulsionando o crescimento e o sucesso dos negócios.

No geral, o futuro do BPM é empolgante e as organizações estão prontas para colher benefícios significativos de seu crescimento e desenvolvimento contínuos.

Quais as vantagens de incorporar a gestão de negóciosl?

Ao longo deste artigo, descrevemos várias aplicações de BPM em diferentes indústrias, mostrando os benefícios concretos obtidos. Abaixo, resumimos os 5 benefícios gerais mais importantes da disciplina BPM:

1. Eficiência: O BPM ajuda as organizações a otimizar seus processos e torná-los mais eficientes, reduzindo o tempo e aumentando a produtividade.
2. Visibilidade: BPM fornece às organizações uma visão clara e abrangente de seus processos (especialmente se a notação BPMN for usada para modelagem de processos), permitindo que identifiquem áreas para melhoria e tomem decisões informadas.
3. Colaboração: o BPM facilita a colaboração entre equipes, departamentos e até mesmo clientes e fornecedores externos, promovendo uma abordagem mais integrada e eficiente dos processos de negócios.
4. Experiência do cliente: As ferramentas de BPM ajudam as organizações a criar processos centrados no cliente, proporcionando experiências aprimoradas e níveis mais altos de satisfação do cliente.
5. Agilidade: Os BPM no-code permitem que as organizações criem e desenvolvam processos de forma rápida e eficiente para responder às mudanças nos requisitos e condições de negócios, ajudando-as a ficar à frente da concorrência e a permanecerem competitivas em seu mercado.

Perguntas Frequentes

O que se entende por gerenciamento de processos de negócios?

O gerenciamento de processos de negócios (BPM) é uma abordagem sistemática para melhorar, gerenciar e otimizar os processos de uma organização. 

Quais são as quatro etapas do processo de gerenciamento de processos de negócios?

Eles estão modelando, automatizando, medindo e melhorando processos para aumentar a eficiência, visibilidade e agilidade.

Por que o BPM é importante?

É importante porque ajuda as organizações a melhorar seus processos para aumentar a eficiência, agilidade e competitividade. O BPM também permite que as organizações alinhem melhor seus processos com suas metas de negócios e respondam às mudanças no mercado ou nas operações internas. Ao usar o BPM, as organizações podem agilizar e otimizar seus processos, resultando em economia de custos e aumento da produtividade.