Proceso: Reembolso de Gastos

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Resumen

Plantilla de proceso listo importar y utilizar en Flokzu. Un proceso predefinido para automatizar el reembolso de gastos de los empleados. Puede ser utilizado para todo tipo de gastos: traslados, alojamiento, viajes, insumos, etc.

Ventajas de automatizar este proceso:

  • Elimina retrasos al completarse de forma automática en vez de manual.
  • Mejora el cumplimiento de las políticas de reembolso de la organización.
  • Reduce el tiempo del ciclo de reembolso.
  • No implica ningún papeleo, más rápido, económico y libre de errores.
  • Puede ser ejecutado desde cualquier lugar, desde un dispositivo móvil.

El workflow de reembolso de gastos

En Flokzu puedes ajustar el workflow del proceso de reembolso de gastos para atender tus necesidades particulares. Este template ya incluye una definición inical, que te servirá para comenzar más rápido. El diagrama inicial en notación BPMN es: :

Automatizar el reembolso de gastos

El formulario del proceso

De la misma forma que con el workflow, este template ya incluye los campos del formulario típicos de un proceso de reembolso de gastos. Estos son:

  • Nombre empleado
  • Departamento
  • Fecha desde
  • Fecha hasta
  • Descripción
  • Total a reembolsar

Los empleados completan los campos y adjuntan los recibos, facturas o boletas. Al iniciar el proceso, crea una nueva solicitud de reembolso donde toda esta información está almacenada en un único lugar. Además pueden añadir información adicional en la Pestaña Comentarios de la instancia de proceso.

Quien revisa la solicitud puede aprobarla inmediatamente, rechazarla o solicitar más información. Puede especificar el tipo de información que falta ingresando un comentario en la instancia de proceso. Luego la instancia de proceso vuelve al Iniciador (el empleado que ingresó la solicitud en primer lugar). Este ciclo puede repetirse cuantas veces sea necesario hasta que esté toda la información necesaria para justificar los gastos.

El sistema notificará automáticamente en caso de que la solicitud de rendición de viáticos o gastos sea aprobada (o rechazada) mediante las Tareas de Envío de Mail.

Es posible modificar el workflow para aplicar las políticas de la organización. Por ejemplo, si los gastos mayores a 200 USD deben pasar por la aprobación del supervisor, el workflow se vería así:

Automatizar el reembolso de gastos

En este ejemplo puedes dividir el flujo en caso de que los gastos sean mayores a 200 USD con la siguiente condición:

Conexión_Reembolso_gastos

Para conocer más acerca de definir condiciones según los valores de un campo, puedes ver este video.

Guardar borrador de la rendición de viáticos

Si estás usando un formulario público para que cualquier persona de tu organización pueda iniciar el proceso de reembolso de gastos, entonces también puedes activar la función de Borrador.

Un caso de uso típico sería:

  • El usuario va a almorzar, al finalizar, inicia el proceso de reembolso de gastos y carga en la tabla de gastos rendidos el costo del almuerzo.
  • Guarda en Borrador.
  • Flokzu le envía un correo electrónico con un link para retomar la solicitud de reembolso en otro momento.
  • El usuario a la noche cena, accede a su mail, hace click en el link y agrega el gasto de la cena a la misma solicitud de reembolso.
  • Repite el procedimiento tantas veces como sea necesario.
  • Al finalizar su viaje, envía la solicitud (termina el borrador). La solicitud inmediatamente inicia el workflow definido.

Activar el proceso en tu cuenta

Recuerda que este y todos nuestros procesos de la Biblioteca tienen roles genéricos (Todos los Usuarios, Administrador, etc.) para la asignación de las tareas. Puedes editarlo para que se adapte a tu organización, crear roles y asignar nuevos usuarios, agregar o eliminar campos al formulario e incluso modificar el workflow. Este video muestra rápidamente cómo importar y editar un proceso predefinido:

 

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También puedes agendar aquí una sesión de trabajo para que modelemos, junto a ti, un proceso real de tu organización.

 

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Sobre el autor

Felipe Demassi

Felipe Demassi

Soy un Ingeniero Industrial apasionado por la mejora continua y la eficiencia operativa. Mi formación académica se complementa con cursos en programación, informática, marketing digital y ciencias empresariales. Esta sólida base me permite abordar desafíos empresariales y tecnológicos desde una perspectiva generalista. En mi rol actual como líder del equipo de Customer Success en Flokzu, mi objetivo principal es asegurarme que nuestros clientes aprovechen al máximo nuestro producto y servicio para que alcancen sus objetivos de negocio. Para lograrlo, desempeño las siguientes funciones: Trabajo en la definición de la estrategia del equipo, diseñando una operativa que garantice que nuestros clientes obtengan el máximo valor de nuestra plataforma. Superviso las operaciones y subequipos, incluyendo el onboarding de clientes, soporte, y formación continua. Desarrollo de Procesos Internos: Defino y desarrollo procesos internos, asegurando su correcta implementación y buscando constantemente formas de mejorarlos para optimizar la experiencia del cliente. Análisis de Métricas: Recopilo y analizo métricas clave relacionadas con el uso del producto, satisfacción del cliente, retención y crecimiento, así como del rendimiento del equipo. Coordinación con otros equipos: Colaboro estrechamente con otros departamentos de la empresa y coordino acciones conjuntas que beneficien a nuestros clientes. Durante mi tiempo en Flokzu, mi equipo logró resultados notables, incluyendo un aumento significativo en la retención de clientes y la obtención del reconocimiento "Best Customer Support 2022" otorgado por Software Advice. Antes de asumir mi rol en el equipo de Customer Success, mi experiencia en Flokzu se centró en el equipo de servicios. Durante mi tiempo como analista de procesos, lideré la gestión de proyectos de implantación del software, brindé consultoría en procesos, capacitación y soporte al cliente, y actué como intermediario entre el cliente y otros sectores de la empresa.

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