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Proceso: Aprobación de Documentos

El proceso de Aprobación de Documentos es uno de los más comunes en toda organización. Como resultado de automatizar este proceso, se mejorará la secuencia de aprobaciones, aumentará la eficiencia del equipo y mejorará la seguridad y trazabilidad de los documentos aprobados. Proveemos aquí una plantilla (template) listo para ser usado, y ajustado a tus necesidades. Puede ser desplegado y puesto a funcionar en minutos utilizando Flokzu BPM.

Diseñamos el proceso Aprobación de Documentos de una manera muy amplia para que pueda ser adaptado a una gran variedad de procesos de aprobación. Algunos ejemplos pueden ser los flujos de aprobación de:

  • Presupuestos
  • Contratos
  • Órdenes de pago
  • Planes de campaña
  • Reportes de marketing
  • Presentaciones para clientes
  • Propuestas comerciales

 

El workflow del proceso de Aprobación de Documentos

En Flokzu puedes modelar completamente el workflow del proceso. El diseño inicial del proceso en notación BPMN es:

Aprobación de Documentos - Workflow Template en Flokzu

Si tus documentos deben pasar por diferentes evaluadores, puedes añadir cuantas tareas de aprobación sean necesarias.

 

El formulario del proceso de Aprobación de Documentos

Los campos definidos en el formulario del proceso son:

  • Nombre del documento
  • Descripción del documento
  • Versión del documento

[Si rechaza el documento]

  • Motivo del rechazo
  • Correcciones

 

Comportamiento del proceso

En caso de que el evaluador decida rechazar el documento y solicite correcciones adicionales, puede ingresar las mismas y el motivo del rechazo en los últimos campos.

Puedes realizar el proceso de evaluación adjuntando el documento directamente (PDF, Word, Excel, Power Point o de cualquier tipo), o puedes crear el documento en Flokzu añadiendo cada uno de sus campos.

La tarea «Modificar Documento» es asignada al Iniciador del proceso, es decir al usuario que creó la instancia del proceso. Ambas notificaciones también tienen al Iniciador del proceso como destinatario. Es importante cambiar la asignación de la tarea «Evaluar Documento» al usuario o rol encargado de aceptarlo o rechazarlo.

 

Instalar el template en tu cuenta Flokzu

Este video muestra rápidamente cómo importar y editar este proceso de Aprobación de Documentos, o cualquier otro desde nuestra biblioteca de procesos:

 

 

Prueba Flokzu ya!También puedes agendar aquí una sesión de trabajo para que modelemos, junto a ti, un proceso real de tu organización.

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