Proceso: Reembolso de Gastos

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Plantilla lista para ser importada y ejecutada en Flokzu. Un proceso predefinido para automatizar el reembolso de gastos de los empleados. Puede ser utilizado para todo tipo de gastos: traslados, alojamiento, viajes, insumos, etc.

 

Ventajas de automatizar este proceso:
  • Elimina retrasos al completarse de forma automática en vez de manual.
  • Mejora el cumplimiento de las políticas de reembolso de la organización.
  • Reduce el tiempo del ciclo de reembolso.
  • No implica ningún papeleo, más rápido, económico y libre de errores.

 

El workflow del proceso

En Flokzu puedes definir completamente el workflow del proceso. Este template incluye el siguiente:

Automatizar el reembolso de gastos

El formulario del proceso

Los campos del formulario son:

  • Nombre empleado
  • Departamento
  • Fecha desde
  • Fecha hasta
  • Descripción
  • Total a reembolsar

Los empleados completan los campos y adjuntan los recibos/facturas/boletas. Al iniciar el proceso, crea una nueva solicitud de reembolso donde toda esta información está almacenada en un único lugar. Además pueden añadir información adicional en la pestaña Comentarios de la instancia de proceso.

Quien revisa la solicitud puede aprobarla inmediatamente, rechazarla o solicitar más información. Puede especificar el tipo de información que falta ingresando un comentario en la instancia de proceso. Luego la instancia de proceso vuelve al Iniciador (el empleado que ingresó la solicitud en primer lugar). Este ciclo puede repetirse cuantas veces sea necesario hasta que esté toda la información necesaria para justificar los gastos.

El sistema notificará automáticamente en caso de que la solicitud sea aprobada o rechazada mediante las Tareas de Envío de Mail.

Es posible modificar el workflow para aplicar las políticas de la organización. Por ejemplo, si los gastos mayores a 200 USD deben pasar por la aprobación del supervisor, el workflow se vería así:

Automatizar el reembolso de gastos

En este ejemplo puedes dividir el flujo en caso de que los gastos sean mayores a 200 USD con la siguiente condición:

Conexión_Reembolso_gastos

Para conocer más acerca de definir condiciones según los valores de un campo, puedes ver este video.

Recuerda que este y todos nuestros procesos de la Biblioteca tienen roles genéricos (Todos los Usuarios, Administrador, etc.) para la asignación de las tareas. Puedes editarlo para que se adapte a tu organización, crear roles y asignar nuevos usuarios, agregar o eliminar campos al formulario e incluso modificar el workflow. Este video muestra rápidamente cómo importar y editar un proceso predefinido:

 

Prueba Flokzu ya!También puedes agendar aquí una sesión de trabajo para que modelemos, junto a ti, un proceso real de tu organización.

2 thoughts on “Proceso: Reembolso de Gastos

  1. Hola Buenas tardes, estamos buscando un sistema de Reembolsos de Gastos que nos permita vincular con el actual sistema de contabilización que estamos utilizando Softland, además de las opciones que ustedes proponen

    1. Hola Leandro, efectivamente un proceso que se puede automatizar muy fácilmente en Flokzu es el de reembolso de gastos. Mediante la API y Web Services se puede integrar el mismo con otros sistemas. Se estarán comunicando contigo desde nuestro equipo comercial. Saludos !

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