¿ Qué es Automatización de Procesos ? Workflow y BPM en español simple.

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Cuando hablamos de workflow y automatización de procesos nos referimos a aplicarle tecnologías para modelarlo formalmente, ejecutarlo, medirlo y mejorarlo. Estas tareas se enmarcan en la disciplina de Gestión de Procesos de Negocios (BPM). Dicho en español simple: reemplazar las tareas manuales por automatismos que las hagan más eficientes.

Usualmente se realiza la automatización de procesos para transformarlos digitalmente, para aumentar su desempeño o para mejorar la experiencia de los clientes. También se puede automatizar un proceso para reducir sus costos asociados. Usualmente automatizar un proceso también implica integrar aplicaciones, reestructurar las tareas realizadas por humanos y utilizar el software en toda la organización. Por esto el término «flujos de trabajo», o simplemente «workflow», es aplicado de forma casi indistinta en lugar de «automatizar un proceso»

Ejemplo: un proceso de negocio manual podría ser la detección de oportunidades de venta y su seguimiento hasta concretarlas. El equipo de ventas recibe el interés de un cliente. Luego lo anota en una planilla Excel. Le envía la cotización por mail. Y luego, si se acuerda, le da seguimiento. No se sabe cuántas cotizaciones hay a la espera. No se le da seguimiento comercial a las mismas. Se pierden ventas. No se tiene un indicador de rendimiento de los vendedores. 

 

Representación gráfica

Por el contrario, la automatización de procesos de negocios implica modelarlos gráficamente. Para esto se puede utilizar la notación estándar BPMN. Y luego instrumentarlo en un sistema informático, llamado Sistema de Gestión de Procesos de Negocios (BPMS). También se puede llamar Sistema de Gestión de Workflow (WMS).

El modelo gráfico nos ayuda a entender, discutir y mejorar el proceso en cuestión. (leer también: Modelar procesos: una tarea para equipos colaborativos). A continuación un ejemplo de un workflow de ventas modelado con BPMN:

Automatización de procesos. Ejemplo de workflow de oportunidades comerciales.

El vendedor ahora tendrá todas las oportunidades comerciales centralizadas en un único lugar. Allí almacenará también las diferentes versiones de las propuestas. Y habrá Indicadores Clave de Rendimiento (KPI por sus siglas en inglés) para medir su desempeño. Medir la ejecución de los procesos, encontrar mejoras e instrumentarlas, es parte fundamental de la disciplina BPM – Gestión de Procesos de Negocios.

En toda iniciativa de automatización, es importante considerar la integración con otros sistemas. Es decir, que no sea una personal la que tenga que pasar datos de un sistema a otro, sino que los sistemas hablen entre sí. A esto se le conoce como integración de aplicaciones. Permite aumentar significativamente la eficiencia de las personas. Pero además reduce considerablemente los errores de tipeo, de atención, de pérdida de información. Para esta comunicación se usa un lenguaje estándar, como si fuera el «inglés de los sistemas». Se le llaman «Web Services». La idea es que utilizando estos «Web Services», el workflow pueda enviar datos a otros sistemas y viceversa. Por ejemplo, al concretar la venta, pasar al sistema de facturación la información necesaria. Otro ejemplo es que el «Cliente» se seleccione de una lista de Clientes traída de otro sistema. (Ejemplo: Cargar combo desde Web Service)

Otra clase de integración también importante, es entre el workflow y otros aplicativos o sistemas web (ejemplo: SalesForce). La idea es la misma, sólo que en lugar de conectar el workflow con un sistema propio, lo hará con uno en la nube. Para esto se puede utilizar Zapier, que funciona como un «conector universal». Utilizando Zapier, se puede conectar el workflow con cientos de otras aplicaciones web.

 

Dificultades en la automatización de procesos en la gran empresa

Los beneficios de la automatización de procesos son evidentes y muchos… pero, ¿y las dificultades para lograrlos?

En las grandes empresas, las principales dificultades en la automatización de procesos de una gran empresa son:

  1. Lentitud en la decisión, al requerir involucrar diferentes departamentos (IT, Finanzas, etc).
  2. Dificultad para conseguir presupuesto si no fue previsto previamente.
  3. Resistencia a incorporar más activos tecnológicos y su administración posterior.

Naturalmente, hay muchos más elementos que pueden dificultar la automatización de procesos. Pero estos 3 son los que más se repiten. La buena noticia es que los 3 pueden ser mitigados, o eliminados completamente al utilizar tecnología en la nube. Una Suite BPM en la nube como Flokzu, con un costo mensual reducido y sin inversiones inicial para adquirir licencias de software, permite una decisión más rápida. La aprobación de IT tampoco debería ser muy compleja, dado que no se instalará software en la organización y se utilizará tecnología de última generación.

 

Dificultades en la automatización de procesos en la pequeña o mediana empresa (PyME)

En Flokzu creemos que para que cualquier empresa pueda crecer, debe organizar sus procesos. Por eso consideramos que los principios de BPM tendrá un rol particularmente fundamental en el futuro de las PYME para poder competir, atender mejor a sus  clientes y asegurar su futura supervivencia.

Las principales dificultades para la automatización de procesos de la pequeña y mediana empresa son:

  1. Costo de licencias de software. La disponibilidad de dinero es siempre escasa.
  2. Costo de servicios de consultoría, muchas veces superior al de las licencias, y extendido en el tiempo.
  3. Falta de tiempo de los gerentes, para definir y trabajar en la instrumentación del nuevo software.

Los primeros dos motivos son bastante obvios y comunes entre este tipo de empresas. El primero se soluciona con el arrendamiento de las licencias, a un precio reducido.  Una Suite BPM en la nube como Flokzu puede ofrecerse a un precio accesible dado que cuenta con miles de clientes suscritos.

El segundo de los puntos, se resuelve con una herramienta que sea los suficientemente ágil y simple como para no requerir consultoría. De la misma forma, no requerir desarrollo de software es un aspecto fundamental para reducir los plazos y costos asociados.

El tercero punto suele ser dejado de lado, aunque es tan (o más) importante que los otros. Los gerentes suelen disponer de poco tiempo. No disponen de 10 horas semanales durante 3 meses para identificar, modelar, automatizar, implementar, re-diseñar y desarrollar cada proceso nuevo. La utilización de una notación estándar para modelar como BPMN que entiendan inmediatamente es clave. Así como también lo es la posibilidad de «apretar un botón» y que el proceso esté listo para usarse, probarse y ajustarse.

 

En suma…

Hablar de workflow y automatización de procesos es fundamental en toda iniciativa de mayor eficiencia. Son herramientas ineludibles para competir y crecer. Los beneficios son innumerables, pero también algunos desafíos aparecen.

Flokzu Cloud BPM permite obtener los beneficios de la automatización de procesos en poco tiempo y con una inversión mínima. Estos son elementos clave para hacer estas tecnologías amigables con la empresa. Poder lograr la automatización de procesos en horas o días (en lugar de semanas o meses) es clave para facilitar su adopción. Y esto aplica tanto a grandes empresas como a PyME’s.

 

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