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BPM SaaS – El nuevo paradigma para automatizar procesos.

El software como servicio (SaaS) es un modelo de licencia y entrega de software. Es especialmente útil para la automatización de procesos. A través de Suites SaaS BPM y SaaS Workflow, reduce la complejidad y los costes.

En este modelo, el software de BPM y Workflow se licencia en base a una suscripción y se aloja centralizadamente. A veces se denomina «software a demanda» (fuente).

En este post, exploraremos las principales características del modelo y cómo Suites SaaS BPM como Flokzu lo aprovechan.

El enfoque de un BPM SaaS y un Workflow SaaS es que los clientes puedan centrarse en sus procesos de negocio y en cómo mejorarlos. Toda la infraestructura es un «servicio gestionado». Los atributos de low-code y no-code son clave para acelerar la entrega de los procesos.



BPM SaaS - El nuevo paradigma para automatizar procesos.


Distribución de BPM SaaS

Los proveedores de Suites SaaS BPM normalmente no distribuyen la solución de forma física o manualmente. La implementación es casi instantánea y automática. No es necesario instalar y configurar nada en sus propios servidores.

Pero el punto más importante es que los procesos son fácilmente automatizables. Las suites tradicionales de BPM y Workflow requerían muchas horas de consultoría para configurar los formularios y procesos. También requerían generalmente habilidades de programación para los formularios, controles y condiciones. Estas tareas eran realizadas por consultores externos o personal especializado en una herramienta en particular, por lo que se convertía en un costo de distribución de la solución.

En resumen, probablemente no necesitará consultores o intermediarios para utilizar un BPM SaaS y la distribución será inmediata.



Precios de Workflow SaaS

Las suites de BPM SaaS y Workflow SaaS tradicionales se vendían convencionalmente como una licencia perpetua con un costo inicial y una cuota opcional de soporte y mantenimiento. Por otro lado, las suites de BPM SaaS ofrecen un modelo de suscripción, con pagos mensuales o anuales. En consecuencia, el costo inicial de configuración es mucho más bajo que el de una suite de BPM tradicional (on-premise).

La cuota de SaaS BPM suele incluir todo lo necesario para automatizar sus procesos: la licencia de uso del software, el soporte técnico, el almacenamiento, el funcionamiento de la infraestructura, etc.

Los proveedores de SaaS BPM suelen fijar el precio de sus aplicaciones en función de algunos parámetros de uso, como el número de usuarios (el más típico).

En Flokzu también ofrecemos un modelo basado en el número de instancias de proceso creadas cada mes. Este modelo es más aplicable a procesos que tienen potencialmente muchos usuarios, pero que raramente usarán. Un ejemplo típico es un proceso de solicitud de licencia, en el que todos los empleados pueden utilizarlo, pero sólo un par de veces al año. (Planes de servicio disponibles).



Arquitectura

La arquitectura más elegante es la denominada multitenant. En este esquema, cada cliente utiliza la misma versión (única) de la Suite BPM SaaS. Y se ejecuta en una única infraestructura (hardware, red, sistema operativo).

La instalación de SaaS Workflow Suite en granjas de servidores con múltiples máquinas permite la escalabilidad. Un balanceador de carga dirige a los usuarios a uno u otro servidor. Esta configuración también ayuda a mejorar la tolerancia a los fallos si una máquina se cae.



Características

Aunque no todas las Suites BPM SaaS comparten estas características, la mayoría de los líderes del mercado sí lo hacen (ver Comparación de Herramientas de BPM en la nube).



Configuración y personalización de procesos

Los procesos de negocio son particulares de cada organización. Por lo tanto, un Suite BPM SaaS permite un grado muy alto de personalización. Se pueden definir los flujos de trabajo, con sus etapas, condiciones y acciones. Luego, se pueden configurar los formularios para almacenar los datos relevantes de cada proceso. También es posible definir toda la estructura organizativa (usuarios, roles, permisos). Y por supuesto, definir KPI’s para medir el funcionamiento de los procesos.



Entrega de versiones

La frecuencia de actualización típica de las Suites de Workflow SaaS es semanal o mensual, mucho más que en las Suites de BPM tradicionales on-premise. La aplicación se ejecuta en un host central. Por consiguiente, cada actualización es decidida y ejecutada por su fabricante, y los clientes simplemente utilizan la última versión. Por supuesto, el proveedor de la Suite BPM SaaS debe asegurar la compatibilidad con los procesos ya desplegados por el cliente.

Además de esto, dado que la aplicación sólo tiene una única configuración, el desarrollo y las pruebas son más rápidas. El proveedor de la aplicación no tiene que mantener las versiones más antiguas de la Suite BPM.



Integración de un Workflow SaaS con otros sistemas

Dado que las Suites de BPM SaaS normalmente no pueden acceder a los sistemas internos de una empresa, ofrecen protocolos y herramientas de integración estándar.

Por ejemplo, Flokzu soporta Web Services y Webhooks para intercambiar datos entre sistemas a nivel técnico. Y también soporta Zapier, para interactuar con otras aplicaciones web a un nivel no técnico.



Adopción de BPM SaaS y desafíos

La adopción de SaaS BPM y de SaaS Workflow Suites ha sido asombrosa y aumenta cada año. Varios investigadores (por ejemplo MarketWatch) señalan que el tamaño del mercado para este tipo de solución seguirá creciendo hasta varios billones de dólares en los próximos años.

Por otro lado, hay algunos retos que hay que superar. Las suites de BPM SaaS están hechas para ser masivas, por lo que el proveedor no tendrá contacto directo con el cliente para ayudar a automatizar sus procesos. En este contexto, las herramientas de BPM y de Workflow deben proporcionar una gran documentación y una interfaz amigable, para permitir esta independencia. Actualmente, no todas las suites de BPM SaaS son tan amigables. Sólo algunas de las principales Suites de BPM en la Nube se encuentran en este nivel (este es un objetivo clave en Flokzu).

La seguridad y la privacidad son y serán, un aspecto muy importante, dado que las empresas están poniendo sus músculos y memorias en la nube. Por músculos, me refiero a sus procesos de negocio principales, y por memorias, me refiero a sus datos relevantes implicados en dichos procesos. La mayoría de los proveedores de BPM ofrecen acuerdos de confidencialidad (NDA) y políticas para proteger estos datos.



En resumen…

Las suites de BPM SaaS y Workflow SaaS han tenido un crecimiento explosivo en los últimos años, ya que facilitan enormemente el acceso a estas tecnologías. Reducen el tiempo y la complejidad al nivel mínimo para la automatización de los procesos de negocio. Los modelos de precios basados en suscripciones eliminan los pagos por adelantado, lo que facilita la prueba de las herramientas.

En este contexto, nuestra recomendación es aprovechar estas características y realizar una prueba (gratuita) de los productos. En un periodo de dos semanas, podrás evaluar si cumple con las necesidades de tu organización.



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