Comparativa de herramientas de BPM en la nube para gerentes

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Elegir una solución de gestión de procesos de negocios (BPM) no es una tarea para nada simple. Una primera decisión a tomar, es entre herramientas on-premise o en la nube. On-premise implica instalar en servidores propios. En la nube implica utilizar el software como un servicio mediante Internet. En este post haremos foco en las segundas. Propondremos criterios utiles para un Gerente, para realizar una adecuada comparativa de herramientas de BPM en la nube. Dejaremos de lado las interminables comparaciones de características y funcionalidades (como este ejemplo), que poco aportan a quien debe tomar una decisión.

Para una adecuada comparativa de herramientas de BPM en la nube, haremos foco en cuatro dimensiones fundamentales para el Gerente:

  1. Facilidad de Adopción de la herramienta en la organización
  2. Conveniencia, desde el punto económico y su relación costo/beneficio
  3. Agilidad, para responder a los cambios, mostrar resultados y acompañar las necesidades del negocio
  4. Cobertura, para tener la tranquilidad de que las necesidades que surjan mañana, serán contempladas

Haremos pasar por cada uno de estos criterios las 4 herramientas de BPM en la nube líderes de mercado. Todas ellas son de excelente calidad, pero tienen características bien diferentes: Kissflow, Process Maker, Nintex y Flokzu:

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Facilidad de Adopción

Comparativa de herramientas de BPM en la nube - AdopciónLa facilidad de Adopción de la solución de BPM debería ser el primer criterio en la comparativa de herramientas de BPM en la nube. Las iniciativas de BPM, como casi todas las de tipo empresarial, tienen altas tasas de resistencia entre los usuarios. Esto se debe a que cambian la forma en que las personas trabajan. Y esa resistencia, lleva a altos niveles de fracaso. Según este estudio de Forbes, lo mismo sucede a nivel más general en las iniciativas de Transformación Digital, cuando éstas no se ven como un cambio gradual sino como un fin en sí mismo. Ignorar este dato de la realidad, es un error grave. La peor consecuencia, es que los usuarios no puedan «subirse a la ola de la gestión por procesos».

Para asegurar una rápida y firme adopción, los aspectos más importantes son una muy amigable interfaz de usuario, un soporte de excelencia, y la capacidad de introducir rápidamente las mejoras y cambios a los procesos.

Kissflow: encontramos una interfaz de usuario pulida, amigable y con componentes modernos. El soporte técnico funciona, aunque no resultó tan rápido ni efectivo como se esperaba. Las mejoras y cambios se pudieron introducir muy rápidamente. El producto es realmente un no-code BPM, y permite configurar y modificar los procesos muy rápido. Como punto más débil encontramos su acotada funcionalidad para configurar los procesos. Esto impide atender algunas necesidades típicas de los usuarios de un workflow, pudiendo generar rechazo.

ProcessMaker: encontramos un producto con un set funcional muy amplio que permite atender diversas necesidades de los usuarios. La interfaz de usuario es antigua, basada en el paradigma tabular con filas para cada elemento. El soporte técnico no está incluido en la versión open source. Se accede a soporte en los planes pagos (más de USD 500 al mes). Los cambios y mejoras no se pueden introducir muy rápido, debido a que el producto está orientado a desarrolladores (a diferencia de los no-code BPM o low-code BPM).

Nintex: encontramos un producto muy integrado con SharePoint, los usuarios que ya utilicen esa plataforma estarán cómodos. El set funcional es amplio y permite atender la mayoría de las necesidades. La interfaz de usuario es correcta, sin destacarse. El soporte técnico sólo está disponible en los planes pagos (comenzando en USD 625). El producto tiene sus raíces en la modalidad on-premise, heredando varias características, entre ellas que está mas orientado a un desarrollador que a un usuario de negocios, por lo que los cambios implican experticia técnica y llevan tiempo, reduciendo así la capacidad de atender las necesidades de los usuarios rápidamente.

Flokzu: encontramos una interfaz de usuario sumamente amigable, con un potente motor de búsqueda de texto completo, alertas y reportes que proveen al usuario un ambiente cómodo y productivo. El soporte técnico funciona en todos los planes, y es prestado por analistas de procesos capaces de comprender las necesidades de negocio y realizar sugerencias. El producto es una solución BPM de Software como Servicio (SaaS), puramente no-code a la hora de desplegar procesos simples de forma muy rápida (ej: proceso desplegado en 6 minutos), pero también cuenta con la posibilidad de extender su funcionamiento con scripts y Web Services (low-code BPM) en orden de atender requerimientos avanzados y necesidades específicas de los usuarios.

 

Conveniencia económica

Comparativa de herramientas de BPM en la nube - Conveniencia

La Conveniencia, determinada mediante su relación costo/beneficio, es un muy relevante criterio en la comparativa de herramientas de BPM en la nube.

Kissflow: provee un precio muy competitivo, que comienza en USD 9 por usuario por mes, aunque exige mínimo 10 usuarios (por lo que el mínimo es de USD 90 mensuales). Este precio incluye la plataforma como servicio, así como los servicios de soporte. Sumando esto a que insume pocas horas configurar un proceso, hace que la ecuación sea muy atractiva.  El principal problema es que la acotada funcionalidad puede evitar atender las necesidades del negocio, reduciendo el beneficio obtenido. La no utilización del estándar BPMN implica mayores costos para difundir y compartir los modelos de procesos.

ProcessMaker: provee una opción gratuita, de código abierto, pero que debe ser instalada on-premise por lo que queda afuera de esta comparativa de herramientas de BPM en la nube. Los planes en la nube comienzan en USD 1000, y requiere personal técnico con habilidades de programación. Además del costo, esto insume tiempo y los procesos se desplegarán en mayor tiempo.

Nintex: no provee una opción de prueba gratis. El paquete inicial «Standard», que tiene un precio de USD 625 sólo incluye 5 workflows y 25 formularios. El siguiente paquete llamado Enterprise  también tiene la limitación de 5 workflows y 25 formularios. Para una organización que busque automatizar todos sus procesos, una cotización a medida será necesaria y probablemente más costosa. Al estar orientado a personal técnico, el tiempo de despliegue no es rápido. Su amplio abanico funcional permite atender la mayoría de las necesidades.

Flokzu: provee una modalidad de Free Trial (prueba gratis) por 14 días. Ofrece dos tipos de planes de servicio. El primero se basa en el número de usuarios nominados, con un precio inicial mensual de USD 15 por usuario. Otro se basa en la cantidad de nuevas instancias de procesos, con un precio inicial de USD 50 e ilimitados usuarios. El cliente puede cambiar de plan cuando lo desee, lo que otorga flexibilidad. La posibilidad de desplegar procesos rápidamente, permite probar el producto inmediatamente. Esto facilita verificar si se ajusta a las necesidades a un costo muy bajo.

 

Agilidad para responder a cambios

Comparativa de herramientas de BPM en la nube - Agilidad

La Agilidad es un criterio fundamental en la comparativa de herramientas de BPM en la nube, dado que mide la capacidad para reaccionar en tiempo a cambios en el mercado, regulatorios o internos.

Kissflow: siendo una herramienta no-code, es muy ágil a la hora de modificar un proceso y desplegarlo nuevamente. Como punto en contra, su incompatibilidad con el estándar de modelado BPMN, puede retrasar el entendimiento y comprensión de los nuevos procesos. El conjunto de funcionalidades acotado, puede requerir desarrollos externos (que llevan tiempo) para atender necesidades específicas.

ProcessMaker: su orientación a personal técnico con habilidades de programación para modificar los procesos, le hace menos ágil, dado que los procesos deben pasar por un ciclo de Ingeniería de Software (diseño, desarrollo, testing, correcciones, puesta en producción) que aunque sea corto, insumirá tiempo. Su amplitud funcional permite mitigar este problema. Probablemente todas las necesidades puedan ser atendidas con la herramienta, sin desarrollos externos.

Nintex: en este criterio presenta una realidad similar a ProcessMaker. Requiere tiempo pero probablemente se pueda resolver todo cambio con la propia herramienta. Si la organización además utiliza SharePoint, seguramente los cambios sean más ágiles con Nintex que con otras plataformas menos integradas.  Por otro lado, si la organización decide apartarse de SharePoint, enfrentará complicaciones relevantes.

Flokzu: su modalidad no-code / low-code permite cambiar los procesos rápidamente y desplegarlos, sin requerir programación (no-code), o con muy poca (low-code). Sumado esto a un mecanismo de versionado de procesos y migración automática a la última versión, permite probar y desplegar los cambios muy rápidamente. Provee una biblioteca de procesos listos para ser ajustados y utilizados que acelera el time-to-market. Los formularios públicos, permiten exponer un formulario en un sitio web para iniciar procesos, sin programar nada. Los reportes a medida permiten que el propio usuario los configure, reduciendo las solicitudes a informática para desarrollos.

 

Cobertura de situaciones futuras

Comparativa herramientas de BPM en la nube - Cobertura

Por Cobertura entendemos la capacidad del producto para cubrir todos las situaciones imprevistas y adicionales al plan inicial que pueden ocurrir en el futuro. La gestión por procesos no es un fin en sí mismo, sino un camino a transitar. Por ello este es un criterio de largo plazo, importante en la comparativa de herramientas de BPM en la nube.

Kissflow: siendo una herramienta alojada en la nube y de nivel corporativo, es de suponer (verificarlos escapa al alcance de esta comparación) que cumple con todos los requisitos de escalabilidad, tolerancia a fallas y seguridad. En relación a sus capacidades de integración con otros sistemas legados, soporte cierta integración mediante Web Services REST. También incluye un conector Zapier para integrarse con otras web apps. Como punto débil podemos identificar su funcionalidad de gestión de procesos acotada, que puede impedir atender necesidades futuras.

ProcessMaker: siendo una herramienta alojada en la nube y de nivel corporativo, es de suponer (verificarlos escapa al alcance de esta comparación) que cumple con todos los requisitos de escalabilidad, tolerancia a fallas y seguridad. En relación a sus capacidades de integración con otros sistemas legados, soporte integración mediante Web Services REST. Su amplio abanico funcional, y su soporte BPMN permitirán contemplar buena parte de las necesidades futuras del negocio. Como punto débil podemos identificar su funcionalidad de gestión de procesos acotada, que puede impedir atender necesidades futuras. Como punto débil, no provee un conector Zapier u otros IFTTT. La conectividad con otras aplicaciones web estará limitada o será compleja.

Nintex: siendo una herramienta corporativa, es de suponer (verificarlos escapa al alcance de esta comparación) que cumple con todos los requisitos de escalabilidad, tolerancia a fallas y seguridad. En relación a sus capacidades de integración con sistemas legados, soporta integración mediante Web Services REST, pero esto requiere programación intensiva. Además se conecta con Zapier. No soportar el estándar BPMN limita sus posibilidades de compartir diagramas. Su fuerte integración con SharePoint es una ventaja si la organización sigue utilizando esa plataforma, y una fuerte restricción si decide cambiarla.

Flokzu: funciona en Amazon Web Services, líder global en plataformas en la nube, que cumple con los más altos estándares de escalabilidad, tolerancia a fallas y seguridad. Flokzu soporta Web Services SOAP y REST, tanto a nivel de los formularios como de los procesos. Esto permite integrar a los procesos sistemas legados o extender funcionalidades mediante servicios especializados. Además provee un conector Zapier para integrarse con miles de otras aplicaciones Web. A nivel de la definición del formulario del proceso, provee un Script Engine que permite incluir lógica compleja y así atender necesidades que puedan surgir en el futuro.

 

Conclusiones de la comparativa de herramientas de BPM en la nube.

Realizar una objetiva comparativa de herramientas de BPM en la nube es una tarea compleja. Al tomar la decisión, hay criterios que son más importantes para un Gerente que el interminable listado de funcionalidades. Los 4 principales criterios gerenciales que identificamos son: Facilidad de Adopción, Conveniencia Económica, Agilidad para responder a cambios y Cobertura de situaciones futuras. En este artículos de analizaron los principales BPMS en la nube con estos criterios. Y aunque claramente somos parte interesada en esta comparación, hemos intentado dar una visión objetiva y realista.

Ha quedado claro en este análisis, que en la comparativa de herramientas de BPM en la nube intervienen muchas variables. Y como no hay dos herramientas iguales, ni dos evaluadores iguales, la recomendación más importante es que pruebe las herramientas. Lo mejor es elegir un proceso real, de complejidad media. Y luego instrumentarlo completamente con la herramienta BPM, analizando como se comporta en cada una de las 4 dimensiones.

En Flokzu ofrecemos una prueba gratuita de nuestro servicio Premium por 14 días. También ofrecemos asesoramiento sin costo para ayudar a configurar un primer proceso y conocer realmente el software antes de tomar una decisión.

 

 

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2 thoughts on “Comparativa de herramientas de BPM en la nube para gerentes

    1. Hola Katerine,
      en el mundo hay cientos de BPM, en diferentes categorías. On-Premise vs Cloud; Código Abierto vs Código Cerrado; Gratuitos vs Pagos; Low-code vs Code-enabled; etc.
      Para esta comparación, elegimos los que entendemos lideran el subconjunto de Cloud y Low-Code.
      Si tienes alguna duda en particular de como compararía con Bonita, podemos ofrecerte sin costo una reunión con uno de nuestros analistas de procesos para discutirlo considerando tus necesidades y caso de negocio particular.
      Puedes agendar aquí: https://calendly.com/flokzu/demo
      Saludos cordiales !

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