Documentación de procesos de negocio. Herramientas y notación.

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Todos conocemos la importancia de la documentación de procesos de negocio y procedimientos operativos. Podemos identificar al menos 5 beneficios concretos:

  1. Ayuda a los nuevos empleados a enrolarse mucho más rápido.
  2. Facilita entender realmente que rol juega cada uno en la organización.
  3. Identifica claramente las responsabilidades de quién hace qué en cada etapa del proceso.
  4. Destaca los caminos críticos, ayuda a identificar cuellos de botella y oportunidades de mejora.
  5. Permite encontrar las tareas en que las personas agregan más valor.

Siendo así, la documentación de procesos de negocios básicamente provee una explicación formal y una guía de cómo funciona el negocio. Incluyendo una ayuda de cómo completar las tareas necesarias para alcanzar los objetivos de la organización.

Pero enfrentémoslo, lograr una buena documentación de procesos de negocio es difícil. Y es aún más difícil mantenerlos actualizados. Y lo peor, las personas probablemente ni siquiera leerán esta documentación.

 

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No sólo documentación…

En Flokzu proponemos una solución: realizar la documentación de procesos de negocio pensando también en su ejecución.

Los procesos deben ejecutarse. Esa es la única manera de que las cosas se lleven a cabo en una organización. Pero la documentación no es imprescindible. Muchas organizaciones funcionan día a día sin registrar ninguno de sus procesos. A menos que una empresa esté obligada por ley documentar procesos y procedimientos, es muy probable que esa tarea no se realice.

Por otro lado, si modelas formalmente los procesos para su ejecución, también los estarás documentando. Y no olvidar que documentar un proceso de negocio es un instrumento clave para la Gestión del Conocimiento de la organización. Para los nuevos empleados, acelera su incorporación. Para los empleados existentes, aumenta su productividad permitiendo aprovechar decisiones, archivos y contenidos previamente ingresados.

Y un corolario interesante: toda auditoría requerirá una adecuada documentación de tus procesos.  No sólo para mejorar el negocio, también en procesos de adquisición de la empresa o en mercado muy regulados.

 

Documentación de procesos de negocio gráfica

La mayoría de los documentos que registran procesos de negocio comienzan por un bosquejo de las etapas del proceso y luego identifican a los responsables de cada tarea. En Flokzu, al configurar tus procesos debes crear un modelo del flujo de trabajo (o workflow) utilizando BPMN (estándar de la OMG). La tarea de modelado de un proceso en sí misma tiene muchas ventajas, como fomentar la colaboración en un equipo de trabajo.

La representación gráfica del proceso ayuda a discutirlo y mejorarlo. El diagrama también proporciona una descripción visual de las etapas que se deben cumplir para que el proceso se complete con éxito. Por ejemplo, para el Reclutamiento de Personal se podría tener como documentación de procesos de negocio el siguiente diagrama gráfico:

 

Documentación de procesos de negocios - Ejemplo de Proceso de Reclutamiento de Personal.

 

Además del objetivo de documentación, modelar un proceso en una notación formal es el primer paso en la disciplina de Gestión de Procesos de Negocios. Y es un aspecto clave para el análisis de procesos y su mejora (leer más de BPM e Indicadores de Rendimiento).

 

Información relevante para el proceso de negocio

La configuración del proceso incluye el modelado y la definición de un formulario de proceso, que recoge toda la información necesaria para ejecutar el proceso. Hacer explícita qué información es relevante para el proceso, es fundamental para documentarlo correctamente. 

Continuando con el ejemplo anterior, el formulario del proceso de contratación sería este:

 

contratacion-form

 

Después de configurar el proceso en Flokzu, los empleados verán de inmediato sus tareas asignadas en su Bandeja de Entrada. Dependiendo de sus permisos, incluso pueden iniciar una nueva instancia del proceso (por ejemplo, el departamento de RRHH sería responsable de iniciar el proceso de contratación). Las tareas se completan ingresando información relevante en los campos del formulario, adjuntando archivos y añadiendo comentarios sólo visibles a quienes participan del proceso. No sólo has documentado el proceso, también lo has automatizado.

 

Documentación específica para cada tarea.

Puedes definir documentación específica para cada tarea en el workflow. De esta forma, puedes proveer instrucciones específicas a los usuarios para completar cada tarea. Esto se puede configurar en una pestaña específica, como parte de una Tarea de Usuario en el Workflow:

Documentación de procesos de negocio - Información específica para una tarea

 

Cuando el usuario abre una instancia de proceso para completar una tarea, el botón de información aparece (). Este botón le ayuda con información relevante para completar esa tarea específica:

 

Documentación de procesos de negocio - Ayuda para el usuario en una tarea a completar

 

Recuperando información y adjuntos

Como parte de cada instancia de proceso, Flokzu almacenará:

  • información ingresada en los campos
  • archivos adjuntos de cualquier tipo
  • comentarios realizados por los participantes del proceso
  • decisiones tomadas en cada etapa del proceso

Esta información se guarda de forma segura, centralizada, y puede ser recuperada utilizando búsquedas simples o avanzadas en Flokzu. De esta forma, estarás también gestionando el conocimiento organizacional. Y podrás demostrar que tus procesos se ejecutan exactamente como fueron documentados.

 

En suma…

Si agregas nuevos campos a un formulario, o tareas al workflow, Flokzu actualizará el proceso. Y actualizará la documentación del proceso también. No hay necesidad de hacerlo manualmente.

Y voilà, tendrás un diagrama de proceso con responsables de cada tarea. Un formulario con la información relevante. Instrucciones para completar cada tarea. Habrás documentado tu proceso, pero también lo habrás hecho ejecutable.

En suma, Flokzu facilita la documentación de procesos de negocios, como parte de tus esfuerzos de automatización. Evitas tener que actualizar manualmente la documentación (lo que en los hechos, raramente sucede 😉  )

 

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