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¿Es la gestión de procesos de negocios el futuro de toda empresa?

El Covid-19 (Coronavirus) ha marcado un antes y un después en cómo las empresas funcionan, y en particular cómo interactúan y colaboran sus empleados. Ya nadie duda de que la «nueva normalidad» post-pandemia, no será igual a la normalidad pre-pandemia. En especial, el concepto de gestión de procesos de negocios y su automatización, ha cobrado una relevancia notable para la supervivencia de las compañías y su desarrollo futuro.

Introducción.

En 2011, una frase de Marc Andreessen publicada en el Wall Street Journal, se hacía famosa: “El Software se está comiendo al mundo». En la nueva normalidad, la automatización y gestión de procesos de negocios se está comiendo a las formas tradicionales de trabajo. ¿Porqué? Debido a que las formas tradicionales de trabajo ya no compatibles con las demandas actuales: sanitarias, del mercado y de los empleados. En este artículo, veremos con mayor detalle estos elementos y cómo darles respuesta.

BPM es el futuro de las empresas

Necesidades y preferencias de la nueva normalidad.

La nueva normalidad exigió cambios en los hábitos de trabajo de los empleados de las empresas, así como también en los de consumo de los clientes. Pero, alguno de estos cambios mostraron beneficios relevantes, por lo que pasaron de ser «necesidades» a «preferencias». Esto quiere decir que llegaron para quedarse, pues aunque la pandemia del Coronavirus finalice, varios de los nuevos hábitos y comportamientos se mantendrán.

Distancia Social

El distanciamiento social probó ser una de las medidas más efectivas para frenar la propagación del virus. Implicó que muchas oficinas ya no pudiera trabajar como lo hacían, por la razón más simple de todas: no había espacio suficiente para mantener la distancia recomendada. Siendo así, muchas organizaciones instrumentaron trabajos rotativos (un grupo cada día), trabajo desde la casa (work from home), reducción de jornadas para tener varios turnos, etc. El todos estos casos el resultado es la imposibilidad de mantener a todo el equipo junto, por lo que cobraron mayor importancia herramientas de software colaborativo como las videoconferencias (Zoom, Meet, etc), espacios compartidos de trabajo (Slack), edición colaborativa de documentos (GSuite), mensajería instantánea (Chat, WhatsApp), y por supuesto, también la automatización y gestión de procesos de negocios.

Dificultad en los traslados

Relacionado al punto anterior, los traslados, sean dentro de la ciudad, el país o internacionales, se vieron notablemente reducidos. No sólo por la distancia social, sino también para evitar ir a lugares donde se pueda contraer el virus. La respuesta fue similar: reuniones virtuales, intercambio de mensajes y videos, mails.

Trabajo remoto adoptado y deseado

Una vez que las personas pasaron la curva inicial de adopción de todas tecnologías y se adaptaron al cambio, sucedió algo que antes de la crisis no era esperable: se acostumbraron, y gustó, el trabajo remoto.

No sólo eso, sino que además a algunas personas realmente les gustó la nueva modalidad. Y como si fuera poco, personas proactivas y self-driven, lograron aumentos de productividad significativos. Todo ello de la mano de una eventual reducción de costos para la empresa (instalaciones) y para el empleado (transporte, comer afuera, tiempo perdido en traslados).

Por los aspectos planteados, y por muchos más que el atento lector debe estar pensando, es claro que la nueva normalidad no será igual, y que las organizaciones que deseen sobrevivir deberán adoptarse para atender todos estos elementos. La pregunta es, ¿cómo?

Gestión de procesos de negocios como respuesta.

La disciplina de gestión de procesos de negocios, o BPM por sus siglas en inglés aporta una visión holística y una solución completa para muchas de las cuestiones que plantea la nueva normalidad.

Facilitar el trabajo asíncrono, geodistribuido

Automatizar un proceso, implica (entre otras cosas) definir qué tareas o etapas deben ser realizadas, y por quién. Este trabajo es naturalmente asíncrono. Una persona completa una tarea, el sistema asigna la siguiente tarea a otra persona, quien la recibe en su «bandeja de entrada«, y la completa en otro momento, no necesariamente de forma inmediata. Pero además, la segunda persona recibe el contexto completo para hacerlo, no necesitando tener contacto con la persona anterior. De esta forma, el trabajo es asíncrono y perfectamente realizable desde diferentes locaciones (su casa, otra ciudad, otro país).

Bandeja de entrada en Flokzu

El sistema de gestión de procesos de negocios es capaz de asignar el trabajo, esperar a que se complete por supuesto, pero también de obtener indicadores de rendimiento (KPI’s). Estos pueden ser desplegados en un cuadro de mando (dashboard), para que otra persona (un Supervisor, Gerente) pueda revisarlos, también de forma asíncrona y desde otro lugar distante.

De esta forma se completa el ciclo de trabajo remoto; se asigna, se realiza y se controla, de forma completamente asíncrona y geodistribuida.

Reducir malas interpretaciones y ejecuciones

Un pilar fundamental para lograr una ejecución eficaz, es evitar malas interpretaciones de «qué se debe hacer» y «cómo se debe hacer», riesgo que se acrecenta en un escenario de trabajo remoto (total o parcial). Ya no es tan fácil preguntar al compañero «cómo se hace tal cosa», lo cual implica que muchas veces se asuma algo incorrecto. La experiencia nos muestra que es mucho más caro corregir un error, que evitarlo.

Una definición formal de cada proceso de negocios mediante una notación estándar como BPMN, permite reducir o directamente eliminar la posibilidad de error por una mala interpretación de «qué» hacer. La posibilidad de agregar documentación a cada tarea de usuario, permite incluir instrucciones precisas para que la persona sepa qué y cómo tiene que completar esa tarea.

De la misma forma, el motor de BPM en la nube, también llamado motor de Workflow en la nube, interpretará sin ambigüedades la definición del proceso. Siendo así, podemos estar tranquilos que todas las ejecuciones del proceso serán como deseamos, no quedando libradas a lo que cada persona piense, lo cual es propenso a errores.

Proceso de aprobación de documentos modelado en BPMN

BPM como sinónimo de agilidad e independencia.

El personal de TI, y en general los departamentos de tecnología, están saturados de trabajo. Esto implica que para instrumentar cualquier herramienta o nuevo proceso, se requiera tiempo. Mucho tiempo. Este cuello de botella, ha propiciado que las unidades de negocios intenten encontrar soluciones más ágiles, que puedan instrumentar directamente. En ese contexto, surgen las soluciones no-code / low-code, que no son más que herramientas de software que pueden ser configuradas y utilizadas sin conocimientos técnicos y sin programar.

Al utilizar herramientas low-code / no-code para la gestión de procesos de negocios, las unidades de negocios logran ambos objetivos: agilidad e independencia. Pueden modelar formalmente y poner a funcionar un proceso completo en apenas algunas horas. Y además, pueden hacerlo con independencia de los departamentos de tecnología.

Estas dos capacidades (agilidad e independencia) son vitales para poder reaccionar en tiempo, forma y con costos reducidos a los cambios que se presentan a diario, no sólo por la crisis sanitaria del Covid-19, sino también por los que se producen en el mercado, la competencia y las regulaciones.

Al igual que con las especies animales, las empresas que sobreviven no son las grandes o fuertes, sino las que mejor se adaptan al cambio.

Un instrumento como la Biblioteca de Procesos, ayuda aún más en esta línea, permitiendo partir de modelos de procesos ya probados y utilizados por otras organizaciones. Sin programación ni complejas configuraciones, estas plantillas de procesos pueden ser adaptados y extendidos para atender las necesidades específicas de la empresa, en un corto tiempo.

Nuestra experiencia nos indica que, después de la implantación exitosa de la herramienta, en una unidad de negocio completa, los departamentos de tecnologías comienzan a prestar atención. Éstos valoran el resultado logrado, y a partir de allí apoyan la iniciativa, entendiendo que no resulta una sobrecarga de trabajo para ellos, y que otorga beneficios y soluciones concretas a las diferentes unidades.

En conclusión…

La crisis del coronavirus generó una nueva normalidad, en la que las personas trabajan más remotamente, no sólo por obligación, sino también por conveniencia para ellas, para las empresas y para los clientes. Y además, nos enseñó que aquellas empresas que pueden trabajar de forma asíncrona y geodistribuida son más eficientes en varios planos.

La gestión de procesos de negocios, aporta soluciones concretas y completas a los requisitos de esta nueva normalidad. Pero además, lo hace proveyendo agilidad e independencia para que las unidades de negocio atiendan sus necesidades y la empresa sea competitiva. A partir de allí, los departamentos de tecnología, entienden el valor agregado y apoyan estas iniciativas, sin que las mismas les generen cargas (costos, horas, etc.).

En la nueva normalidad, y en el futuro de las empresas, parece evidente que la gestión de procesos de negocios es un elemento clave, de supervivencia en el corto plazo y de competitividad y crecimiento en el mediano y largo.

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