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Low-code y no-code. Plataformas de workflow y BPM dan aire a IT.

Low-code y no-code significa que no es necesario programar (codificar) para construir una nueva solución de software. En particular, las plataformas de workflow y BPM low-code y no-code permiten automatizar procesos de negocios y flujos de trabajo, completamente, sin programar.

Por otro lado, los equipos de desarrollo de software, y en general las unidades de tecnologías de la información (TI), están sometidos una gran cantidad de trabajo, y tienen muy poco tiempo disponible.

Así es que se junta «el hambre con las ganas de comer». Las unidades de negocios necesitan mejorar su eficiencia y automatizar sus procesos internos, pero TI no tiene recursos disponibles para ayudarlos.


Ahí es cuando las unidades de negocios deciden evaluar plataformas de workflow y BPM low-code y no-code. Encuentran que son capaces de modelar, desplegar y comenzar a utilizar los procesos automatizados en muy poco tiempo. Sin depender de TI.

Esta independencia, les permite además reaccionar más rápido frente a cambios de mercado, regulatorios o internos. Los usuarios del negocio modelan sus procesos, por lo que ellos mismos pueden modificarlos y adaptarlos.

En suma, las plataformas low-code y no-code facilitan a los usuarios de negocios crear aplicaciones por sí mismos, sin programar, y sin requerir involucramiento del departamento de TI.

Veamos en más detalle, cómo lo logran.


Low-code y no-code: ¿Qué aporta?

El principal beneficio es que estas plataformas se ocupan de gran parte de las tareas técnicas, que sino, dependerían de tí. Existen además, beneficios adicionales relevantes:

  • Agilidad: permiten construir y evolucionar las aplicaciones en menos tiempo. Así, la organización puede responder más ágilmente a las necesidades internas o externas.
  • Reducción de Costos, al insumir menos horas de perfiles usualmente caros como lo son los desarrolladores de software.
  • Mayor productividad, al poder construir más aplicaciones por unidad de tiempo.
  • Mejora la experiencia de los clientes, dado que ya no deben esperar meses por la nueva aplicación, y las mejoras se instrumentan también mucho más rápida.
  • Menor nivel de riesgo de fallo, dado que se prototipa y validan las aplicaciones más rápido, se pueden detectar desvíos a tiempo. Las correcciones además, son menos costosas.
  • Facilidad de cambio. Dado que no se programa, introducir cambios es más rápido y simple.
  • Transformación digital más rápida, instrumentando nuevas aplicaciones digitales en menos tiempo con una inserción más eficiente en la organización.

Low-code y no-code para los procesos.

Existe un nicho particular en el mundo low-code y no-code: las plataformas específicas para gestión de procesos de negocios (BPM).

Las plataformas de workflow y BPM low-code y no-code tienen tres pilares fundamentales, que permiten automatizar procesos completos sin programar:

  1. Definir la estructura y soporte para almacenar datos.
  2. Definir el diagrama de flujo del proceso en una notación adecuada
  3. Desplegar el proceso y ponerlo a funcionar sin requerir maniobras técnicas.

Almacenar datos sin codificar.

Todo proceso de negocio, tiene datos asociados, que es importante almacenar. A manera de ejemplo, un workflow de aprobación de vacaciones, deberá almacenar quién es el solicitante, la fecha de partida, la fecha de retorno, etc.

Las herramientas de Workflow y BPM más potentes, proveen un generador de formularios. Este instrumento permite arrastrar y soltar los diferentes campos en un formulario, que centralizará toda la información relevante.


Formulario para almacenar datos sin programar en Flokzu, plataforma Low-Code No-Code de Workflow y BPM

Los usuarios de negocio, pueden ver como va quedando el formulario, y si lo desean pueden probarlo. Dado que son ellos quienes conocen mejor las necesidades del negocio, pueden adaptar mejor el formulario a quienes lo usarán realmente.


Dibujar, sin programar, el diagrama de flujo.

El siguiente paso es definir el workflow, o diagrama de flujo del proceso. Desde los históricos diagramas de flujo, las notaciones han evolucionado mucho. Actualmente, el estándar internacional es BPMN (de la OMG). Este estándar tiene una gran ventaja, y es que super simple, pero al mismo tiempo completo.

Las plataformas de workflow y BPM low-code y no-code, permite que un usuario de negocio dibuje su proceso. De esta forma, puede especificar un proceso en minutos, y dejarlo claramente documentado.

Continuando con el ejemplo de la solicitud de vacaciones, su diagrama BPMN podría ser:


Poner en producción en un click.

Esta maniobra, conocida como Puesta en Producción, puede generar miedo, por su potencial dificultad técnica e impacto. Las plataformas low-code y no-code, facilitan enormemente esta tarea. Básicamente, permite que apretando un botón, el proceso sea desplegado y puesto a funcionar.

Por supuesto, para que esto suceda, la plataforma debe resolver toda la complejidad de forma transparente. Deberá generar la estructura interna para almacenar los datos, interpretar el diagrama del proceso, revisar los permisos, etc.

Pero a ojos del usuario de negocio, lo único que deberá es presionar un botón para «Desplegar el Proceso», y luego utilizarlo. Esa es la magia de las puestas en producción con herramientas low-code y no-code.

Para terminar el ejemplo del proceso de solicitud de vacaciones, una vez que sea desplegado, los empleados podrán iniciar solicitudes mediante una aplicación web o móvil:


Formulario del Proceso de Solicitud de vacaciones desplegado y usado por un usuario final.

Colaboración e independencia de TI

Existen varios reportes objetivos, que muestran que los departamentos de TI de las organizaciones están sobrepasados. Tiene más requisitos y proyectos que recursos para afrontarlos. A manera de ejemplo, este informe dice que:

Casi el 40 por ciento de los empleados de oficina creen que su departamento de TI está sobrepasado para responder a sus solicitudes específicas de manera oportuna, según una encuesta de Harris Poll de más de 700 trabajadores de oficina estadounidenses.

En este contexto crítico, el hecho de que una unidad de negocio pueda construir sus propias aplicaciones, sin recursos del departamento de TI, es una muy buena señal.

Hemos visto muchos casos, en que TI se limita a un breve análisis y dar el visto bueno, para que los usuarios del negocio adopten una plataforma de workflow y BPM low-code.

En estos escenarios, se produce una notable colaboración y sinergia, dado que el usuario de negocio logra la agilidad y autonomía que requiere, al tiempo que TI permite que se atienda esa necesidad sin comprometer sus escasos recursos propios.


¿Y sí se requiere programar?

Hay situaciones particulares que requieren programación y el departamento de TI se debe involucrar.

Existen procesos de negocios, que tienen una complejidad tal, que requieren codificar cierta lógica o comportamiento. Puede tratarse de cálculos, de conexión con sistemas informáticos antiguos, de validaciones condicionales, etc.

En estos casos, la práctica recomendada es que se encapsule la programación en un Web Service. Y luego simplemente, se incluya ese Web Service en el proceso, como una cajita más del flujo (aquí un ejemplo).

A esta modalidad, se le denomina encapsular. Se encapsula la programación que sea necesaria en un Web Service, y luego se utiliza este Web Service como parte del proceso.

Por supuesto que para programar ese Web Service se requieren conocimientos técnicos. Lo importante es que la herramienta low-code o no-code de Workflow y BPM, tenga la posibilidad de incorporar estos Web Services, y así atender las necesidades del negocio.


En suma…

Las plataformas low-code y no-code permiten a las unidades de negocio construir aplicaciones de workflow y BPM, sin programar.

Para ello resuelven tres cuestiones.

  1. Almacenar los datos relevantes del proceso.
  2. Definir el flujo del proceso, mediante una notación gráfica.
  3. Desplegar (poner en producción) el proceso mediante un click.

Esta autonomía genera grandes beneficios. Por un lado la unidad de negocio puede atender rápidamente a las necesidades que surgen, así como responder a cambios en el mercado o normativos.

Por otro lado, no se sobrecarga al departamento de TI, que usualmente ya tiene mucho trabajo asignado.

Siendo así, se produce una sinergia colaborativa, en que IT apoya (pero no toma la responsabilidad de hacerlo), mientras que la unidad de negocios construye sus aplicaciones con autonomía.

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