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Precio BPM y Workflow. Costos visibles, ocultos e invisibles.

Históricamente era caro el precio de las licencias de software de Gestión de Procesos de Negocios (BPM) y Workflow. Caro o barato es una percepción subjetiva, por supuesto. Pero en términos generales, para cualquier organización mediana o pequeña, les era imposible acceder a estas tecnologías principalmente por el precio de las licencias.

Un aspecto adicional, y no menor, es que era muy difícil entender el modelo de licenciamiento, y por ende el precio total de todos los componentes necesarios. Algunos fabricantes vendían de forma independiente la herramienta de modelado de procesos, el motor de ejecución de procesos, las licencias de usuarios finales, y hasta la herramienta de análisis (BI). Para entender el costo total de licenciamiento, se requería una pequeña consultoría especializada en el modelo de licenciamiento de cada fabricante.


Costos de BPM

Costos ocultos en el precio BPM

Además del precio de las licencias, para poner a funcionar una solución completa existía un costo (muchas veces oculto): las horas de consultoría. Era necesario contar con profesionales expertos en el producto a implantar, que permanecían varios meses trabajando con la organización, para:

  • Relevar y modelar formalmente los procesos (utilizando notación BPMN, estándar OMG, o cualquier otra)
  • Instrumentar los procesos modelados en el software BPM (sea un motor BPMN u otro)
  • Acompañar la gestión del cambio organizacional (comunicar, capacitar usuarios, etc.)
  • Luego de usarlo un tiempo, instrumentar los cambios que naturalmente serán necesarios.

Todas estas tareas por lo general insumían costos iguales o aún mayores que el precio BPM visible en el licenciamiento.


Tiempo gerencial – el peor costo

Y hay un tercer costo, mucho más invisible, y de gran impacto. El tiempo necesario de los niveles gerenciales, para tareas como:

  • Dar seguimiento al proyecto de implantación de BPM, negociar extensiones, costos imprevistos, etc.
  • Realizar las definiciones necesarias en los procesos. Esto es consecuencia de que cuando se parte de procesos informales, es necesario tomar una gran cantidad de decisiones al formalizarlos.
  • Intermediar con otros roles de la organización, buscar consensos en las definiciones, obtener horas para que las personas participen de las definiciones, entrenamientos, y demás actividades.

Usualmente estas actividades no se contemplaban al evaluar y adquirir una solución de gestión de procesos, por lo que no se consideraban parte del precio BPM y Workflow.


SaaS: costos cristalinos

Un BPM en la nube o Workflow en la nube como Flokzu, que funciona en la modalidad de Sofware como Servicio (Software as a Service o simplemente SaaS), echa luz sobre los costos involucrados. De esta forma, otorga previsibilidad al costo real y total que se tendrá en la iniciativa BPM. Esto se debe a que:

  • Los precios de las licencias son públicos. No hay misterios, ni costos escondidos. En general de venden en planes de servicio, para los que se lista explícitamente que incluyen (ver ejemplo de Planes de Servicio Flokzu).
  • El precio incluye todo. En lugar de tener varios componentes (modelador, motor, usuarios), en la nube el precio BPM incluye todos los componentes y servicios. Esto facilita enormemente calcular el costo total de propiedad.
  • No requieren consultoría externa para funcionar. Las denominadas low-code y no-code Suites de BPM permiten que usuarios no informáticos construyan sus procesos, eliminando los costos de consultores externos (ver No-Code y Low-Code BPM).
  • Time-to-market inmediato. Se acelera notablemente el tiempo necesario para desplegar un nuevo proceso. Se pone a funcionar inmediatamente, se prueba, se corrige. Esto reduce significativamente las horas de trabajo necesarias, los problemas y por ende las necesidades de intervención de la gerencia.
  • Menos dolores de cabeza. Dado los propios funcionarios instrumentan sus procesos, y son quienes los conocen, así como al resto de las personas involucradas, se reducen los conflictos, problemas y malas interpretaciones. Esto también reduce la necesidad de tiempo gerencial para resolver conflictos.


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