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Proceso administrativo en industria.

Históricamente los esfuerzos de optimización en la industria estaban focalizados en los procesos productivos. En general todas las industrias tienen sus procesos productivos optimizados, medidos y controlados. Pero no todo proceso administrativo en industria está optimizado.

Los procesos de soporte, o procesos administrativos, han sido dejados de lado y funcionan de forma subóptima. Esto implica más personal para ejecutarlos (con el consecuente aumento de costos indirectos). También acarrea que la atención a clientes, distribuidores y proveedores sea lenta. Mejorar estos procesos, automátizándolos con una Suite BPM, implica generar una ventaja competitiva legítima.

automatización industrial

Hemos visto en muchos de nuestros clientes que incrementar la competitividad de empresas en el sector industrial es posible automatizando sus procesos administrativos.

En Flokzu, contamos con un gran número de clientes en el sector Industria. En la mayoría de los casos, los procesos que se han automatizado han sido los administrativos. Los resultados son muy alentadores, y se han generado mejoras en la eficiencia de la mayoría de los procesos, al tiempo que se requiere menos personal para ejecutarlos. Veremos a continuación algunos ejemplos concretos.

Proceso administrativo en industria con Flokzu BPM en la nube.


El diseño de nuevos productos

El diseño de nuevos productos en la industria es un proceso complejo, que involucra muchas etapas y personas de diferentes áreas, como por ejemplo:

  • Área de innovación y básicamente cualquier empleado, que proponen un nuevo producto.
  • Área de ingeniería que analiza su viabilidad, prototipa y estima costos.
  • Área financiera que hace el análisis correspondiente.
  • Área comercial que estima el mercado potencial, precio sugerido, etc.
  • La Dirección, que revisa y aprueba el nuevo producto.
  • Área marketing que define los materiales para potenciar la comercialización.
  • etc.

Este proceso se clasifica como administrativo dado que no es de producción, aunque claramente involucra casi todas las áreas de la empresa y un gran número de etapas. Hemos visto diagramas BPMN reales de este proceso con más de 100 tareas de usuario. Por supuesto, que muchas de ellas son ejecutadas en paralelo (utilizando gateways inclusivos), mientras que otras son secuenciales.

El enorme beneficio de automatizar este proceso es poder acelerar al máximo el diseño y lanzamiento de nuevos productos. De esta forma, la compañía puede atender mejor las necesidades del mercado, y responder efectivamente a la competencia. Ambos elementos vitales para su supervivencia y crecimiento.



La modificación de productos existentes.

Relacionado al proceso anterior, está la modificación de productos existentes. Este es otro típico proceso administrativo en la industria, que también requiere un gran número de etapas, dependiendo del grado de modificación del producto.

Al igual que en el proceso de nuevos productos, es posible ejecutar este proceso manualmente. De hecho, muchas industrias aún lo hacen así, basándose en mails y hojas de cálcuclo (como MS Excel) para dar seguimiento a las tareas involucradas. Cualquier persona que haya participado de un proceso en estas condiciones, concordará en que es tedioso, propenso a errores y sobre todo, muy lento.

Poder modificar los productos existentes, para atender a las necesidades del mercado y los cambios en los competidores, es fundamental para mantenerse competitivos.



Salud Ocupacional – HSHE

Otra área en la que los procesos pueden ser mucho más eficientes es en HSHE – Salud, Seguridad, Higuiene, y Medioambiente. Aquí hemos visto notables instrumentaciones de Flokzu en procesos como:

  • Checklist de puesto de trabajo. Formulario electrónico que cada operario completa al llegar a su lugar de trabajo. Funciona como un checklist para verificar que tiene todo lo que necesita y que las medidas de protección son las adecuadas. En algunas organizaciones, a este proceso se le llama «30 segundos» por que se pretende que no lleve más de ese tiempo para el operario si todo está correcto.
  • Acciones Correctivas y preventivas. Proceso que permite registrar y dar adecuado seguimiento a las acciones correctivas y preventivas para garantizar el cumplimiento de las normas de HSHE de la organización.
  • Análisis de incidentes y accidentes. Cuando se produce un incidente o accidente, se debe registrar, y lanzar un proceso de análisis de las causas, para evitar que vuelva a suceder. Es muy importante que este proceso esté automatizado y toda su traza de auditoría almacenada.


Otros procesos administrativos en industria

Otros ejemplos interesantes de procesos administrativos y de soporte en la industria son:

  • Para industrias que producen a medida de cada cliente, el proceso de control de ordenes de trabajo, con sus planos e instrucciones, hasta la entrega al cliente.
  • Planes de mejora de instalaciones, análisis presupuesta, aprobación, control de la ejecución.
  • Quejas, reclamos y sugerencias de los clientes. En industrias alimenticias por ejemplo, sirve como complemento a los sistemas de aseguramiento de calidad de los productos.
  • Contratos con clientes y proveedores. Registro de las condiciones, de las versiones, seguimiento de las renovaciones.
  • Solicitudes de Licencias del Personal, tanto fijo como temporal, para licencias programadas anuales, o licencias extraordinarias (enfermedades, estudio, etc.).
  • Soporte a Dirección. Propuesta de temas para Directorio, distribución de la agenda a los directores, actas generadas y resoluciones.


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