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¿Procesos reales muy complejos? ¡Mejor así!

Muchas veces sucede que los procesos reales de nuestras organizaciones son complejos. Y está bien que lo sean, pues la naturaleza del problema que resuelve, así lo amerita. Para automatizar estos procesos, se requieren herramientas de Gestión de Procesos de Negocios (BPM – Business Process Management), que además de amigables, sean potentes. 

En los últimos años, las herramientas BPM low-code / no-code han ganado una importancia mayúscula, principalmente por permitir a usuarios de negocios construir sus propias aplicaciones. De esta forma, las organizaciones tienen mayor agilidad para entregar soluciones de negocios, y al mismo tiempo reducen la dependencia hacia los departamentos de IT, siempre sobrecargados. 

Sin embargo, algunas herramientas low-code / no-code, en el afán de ser muy simples y fáciles de usar, pecan de incapaces de soportar realidades y procesos más complejos. Y como en la vida real, muchos de nuestros procesos son muy complejos, elegir la herramienta adecuada para mi organización pasa a ser un punto clave. 

En este post desmitificamos que los procesos complejos sean algo malo. Todo lo contrario, son necesarios. Automatizarlos bien puede llevar a nuestra organización a un estado de equilibrio en su funcionamiento, con colaboradores alineados y productivos.

Procesos, herramientas, adaptación.

En la siguiente ilustración se resume el abordaje que daremos al tema, con tres grandes pilares (procesos complejos, herramientas de gestión de procesos de negocios, requisitos de adaptabilidad) y un resultado (la organización ordenada y eficiente)

infografía sobre los tres pilares del artículo: procesos complejos, herramientas de gestión de procesos de negocios, requisitos de adaptabilidad

Procesos reales complejos.

Ciertamente los procesos se pueden poner complejos. En la siguiente ilustración se presenta un ejemplo de una parte de un proceso que podría perfectamente ser de vuestra organización.

Ejemplo de proceso complejo

Por supuesto, se deben evitar errores de modelado, en particular cuando se usan paralelismos. En este post se describen buenas prácticas al utilizar estos instrumentos. 

Lo importante es entender que un proceso que tenga decenas o cientos de tareas y etapas, es perfectamente normal. Y por ende también tendrá decenas de usuarios, que podrán estar trabajando en simultáneo o secuencialmente, de forma síncrona o asíncrona. Y por supuesto podrán existir integraciones con otros sistemas mediante web services

Todo ello, es completamente normal. Claro, el atento lector pensará, ¿y cómo puedo manejar eso sin una herramienta específica de procesos? ¿Cómo puedo gestionar un proceso de esa complejidad con hojas de cálculo Excel y mails? Pues… ¡es imposible! 

Y allí entra a jugar el segundo elemento clave…

La herramienta de BPM low-code / no-code

Una Suite de Gestión de Procesos de Negocios (BPM Suite) nos permitirá modelar el proceso completamente. Y hacerlo, nos permitirá “verlo”. Descubrir todas las tareas que lo componen, eventualmente eliminar las que no agreguen valor y discutir con su responsable si efectivamente es la mejor forma de operar. 

Además, la Suite de BPM nos permitirá automatizar las tareas repetitivas. Podemos definir alertas y temporizadores, que cuando llega el momento, envían automáticamente un recordatorio para evitar atrasos. 

Además, un BPM serio, generará indicadores de rendimiento (KPI – Key Performance Indicators) para medir en tiempo real y de forma histórica, cómo están funcionando los procesos. A partir de estos KPI’s podremos tomar decisiones basadas en datos objetivos, y no en percepciones. 

Adaptabilidad: condición de supervivencia.

Las organizaciones, especialmente privadas, que sobreviven y crecen, son las que mejor se adaptan a su entorno. 

Reaccionar a tiempo antes los cambios en el mercado y en los competidores es clave. Hacerlo tarde puede llevar directamente a la pérdida de market-share y a la extinción en su estado más grave. 

De forma similar, adoptar los cambios normativos es inevitable. La diferencia la hacen las organizaciones que pueden adoptarlos con el menor costo, generando así una ventaja competitiva relevante. 

La posibilidad de modelar los procesos y desplegarlos en producción sin programar y sin complejas configuraciones es el espíritu de las herramientas Low-Code / No-Code. Y es el ingrediente principal para lograr la adaptabilidad, rápida y de bajo costo. 

Todos en la misma página

Sumando los tres componentes anteriores (procesos reales, herramienta BPM y adaptabilidad), lograremos el resultado deseado: tener toda la organización en la misma página, operando de forma ordenada y eficiente. Y lograremos esto justamente debido a que tiene procesos complejos. Es que si no los tuviera, no tendría sentido utilizar una herramienta de gestión de procesos!!

Al tener los procesos formalizados y digitalizados, facilitaremos un trabajo remoto efectivo y eficiente. Todos saben qué hacer. El proceso está bien definido y no se depende de que cada uno sepa cuál es la siguiente tarea. Ese conocimiento fue formalizado en el modelo del proceso y ahora es un activo de la organización. 

Trabajar asíncronamente, a cualquier hora y desde cualquier lugar es posible, dado que las tareas “llegan” a las personas, incluyendo el contexto necesario para completarlas. Esto incluye los datos relevantes, archivos adjuntos necesarios, las decisiones posibles, y también las reglas de negocio que apliquen en cada etapa del flujo de trabajo. 

Considerando que la suite BPM genera indicadores de rendimiento automáticamente (KPI’s), es posible orientar la organización a resultados. Y tomar medidas correctivas o preventivas en función de los valores de indicadores objetivos en lugar de hacerlo en base a comentarios de pasillo o “sensaciones”. 

Conclusiones

Los procesos complejos son parte de nuestras organizaciones. Intentar automatizarlos con herramientas demasiado simples, poco potentes, es un error grave que puede hacer fracasar la iniciativa de mejora de procesos. 

Es muy importante utilizar una herramienta low-code / no-code para ver resultados rápidos y lograr la adaptabilidad futura. Pero es absolutamente fundamental que esa herramienta sea lo suficientemente potente para soportar procesos con cientos de tareas, usuarios, paralelismos e integración con otros sistemas. Con Flokzu, miles de clientes de todo el mundo han instrumentado procesos de alta complejidad, en periodos de tiempo cortos. 

Una vez que se han automatizado procesos complejos, se obtienen enormes beneficios, la organización funcionará mucho más ordenada y eficiente y además será capaz de responder a los cambios, requisito fundamental para sobrevivir y crecer. 

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