¿Qué es BPMN? Notación estándar para modelar procesos

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¿Qué es BPMN ? BPMN significa “Notación para la Gestión de Procesos de Negocios”. Es sumamente relevante para definir, gestionar y compartir procesos de negocios en el marco de la Disciplina BPM. La versión actual del estándar es la 2.0.

En una publicación previa, definimos el concepto de BPM y cómo utilizarlo en Pequeñas, Medianas o Grandes Empresas. Dado que nuestro objetivo es ayudar a quienes manejan empresas a comprender la disciplina BPM. Por ello, toca responder ¿ qué es BPMN ? y conocer el estándar internacional más importante para modelar procesos.

BPMN es una pieza fundamental en la disciplina de BPM. Flokzu es una solución de Software como Servicio (SaaS), que trabaja con esta notación para modelar los procesos dado que siendo un estándar internacional, permite a usuarios de todo el mundo entender, modelar, compartir, discutir y mejorar sus procesos de negocios, con sus equipos. También es posible compartir modelos BPMN con proveedores, por ejemplo para mejorar la integración de la cadena de valor. Un beneficio colateral, muy importante.

 

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Entonces, ¿ Qué es BPMN ?

En vez de responder nosotros mismos qué ¿ Qué es BPMN ?, decidimos traducir y presentar este excelente artículo (originalmente en inglés) publicado por Bruce Silver, un especialista de la disciplina que ha escrito varios libros sobre la temática y trabaja como consultor y analista independiente. El artículo dice así:


 “Ayer alguien me preguntó en Twitter: ‘¿Alguna vez has visto un breve resumen de BPMN que tenga sentido para las personas que nunca han oído hablar del tema?’ Mmm… Probablemente no. Así que aquí va mi explicación.

¿ Qué es BPMN ? El estándar llamado “Notación para la Gestión de Procesos de Negocios”, o BPMN, es un lenguaje de diagramas de proceso. En él se describe, en una imagen, las etapas de un proceso de negocio de principio a fin, un punto de partida fundamental si simplemente deseas documentar un proceso, analizarlo para una posible mejora, o definir requisitos para una solución tecnológica a un problema de procesos. Desde la década del ’80 han existido decenas de lenguajes para diagramar procesos. Así que, ¿qué tiene de especial BPMN?

En primer lugar, BPMN es un estándar abierto de la industria, bajo el auspicio de Object Management Group. No es propiedad de una herramienta en particular o de una empresa de consultoría. Una amplia variedad de herramientas lo utilizan y el significado del diagrama de procesos es independiente de la herramienta utilizada para crearlo. Con BPMN no es necesario estandarizar una única herramienta para todos en la organización, ya que todas comparten un lenguaje de modelado común.

En segundo lugar, a diferencia de los diagramas de flujo creados en una herramienta como Visio o Powerpoint, en BPMN el significado de cada forma y símbolo es muy preciso y, en principio, es independiente de la interpretación personal de quien lo dibujó. Digo “en principio” porque es posible violar las reglas de la especificación BPMN, al igual que es posible escribir una oración en español que viola las reglas de la gramática o la ortografía aceptada. No hay consecuencias drásticas, pero se reduce la eficacia de la comunicación del diagrama.

En tercer lugar, BPMN es un lenguaje en común entre las personas de negocios y de tecnología (TI), y es el primer lenguaje de modelado que logró eso. Cuando BPMN fue desarrollado por primera vez hace unos 10 años, las únicas normas de modelado de procesos disponibles en ese momento – diagramas de actividad UML y IDEF, entre otros – eran consideradas ‘normas de IT’ que no serían aceptadas por el mundo de los negocios. Para quienes estaban en ese mundo, un diagrama de proceso era un flujo utilizado ampliamente por los profesionales de BPM pero que carecían de una definición precisa. BPMN adoptó el aspecto básico de un diagrama de flujo y le añadió la precisión requerida por IT. De hecho, esa precisión es suficiente para realizar una automatización de procesos en un BPM Suite (BPMS). El hecho de que el lenguaje visual utilizado por la empresa para describir un proceso es el mismo que el lenguaje utilizado por los desarrolladores para construir ese proceso en un BPMS ha abierto una nueva era de soluciones de procesos de negocio. Las empresas y IT colaborar estrechamente a lo largo de un ciclo de mejora para alcanzar procesos más rápidos y ágiles.

Incluso si no tienes intención de crear una solución de proceso automatizado en un BPMS, los diagramas BPMN pueden revelar información crítica para documentar el proceso y su posterior análisis. Los diagramas de flujo tradicionales no logran ese cometido porque no permiten: visualizar exactamente cómo el proceso comienza y termina; representar cada instancia del proceso; cómo manejar las excepciones; las interacciones entre el proceso y el cliente, los proveedores de servicios externos y otros procesos. Las reglas de la especificación BPMN no requieren de estos elementos. Pero el uso de buenas prácticas de modelado junto a una metodología estructurada pueden asegurar que se incluyan. Mi libro BPMN Method and Style (‘BPMN: metodología y estilo’) y mi programa BPMessentials se basan en un enfoque de este tipo.

La adopción del modelo BPMN sí tiene un costo. Ya sea que migras de herramientas de diagramas de flujo como PowerPoint o Visio o un lenguaje como ARIS EPC. Hay que aprender un vocabulario nuevo y normas de diagramación. También  convenciones y metodologías. Pero las ventajas de utilizar un lenguaje de procesos común son muy grandes. La inversión requerida para identificar y analizar procesos es mucho mayor que el costo de familiarizarse con una herramienta nueva. Se trata de un ahorro de cientos de horas-hombre desperdiciadas en reuniones, talleres de información y presentaciones. El diagrama de procesos consumirá tiempo y esfuerzo. Si no puede ser compartido por todo el equipo del proyecto o por toda la empresa, ahora o en el futuro, requerirá de una inversión mucho mayor. BPMN proporciona una manera de compartirlo, sin exigir que el equipo utilice una herramienta estándar. […]

Probablemente te estás preguntando: si BPMN es tan genial, ¿por qué escucho tantas quejas al respecto? Esa es una buena pregunta.

Algunos se quejan de que hay demasiadas formas y símbolos. En realidad, sólo hay tres formas principales, llamadas nodos de flujo: la actividad (el rectángulo redondeado) que denota una acción en el proceso; la puerta de entrada (el diamante) que denota bifurcación condicional; y el evento (el círculo) que denota ya sea al inicio o final de un proceso o subproceso, o posiblemente una señal de que algo pasó. Sólo tres, mucho menos que los diagramas de flujo habituales. En BPMN, la flecha sólida, llamada flujo de secuencia, debe conectarse por ambos extremos con alguna de estas tres formas.

El problema yace en que el detalle de los nodos se determina por sus iconos, marcadores y estilos de borde. Hay demasiados, lo admito. Pero sólo algunos son ampliamente utilizados y es importante conocerlos, los demás pueden ser ignorados. […]

A veces escucho quejas opuestas, que BPMN no tiene una forma estándar para visualizar información importante, como los sistemas, áreas de la organización, los tiempos de finalización de tareas o los costos de recursos, disponibles en otras herramientas de modelado de procesos. En realidad, muchas herramientas BPMN permiten incluir esto. Pero cada una lo hace a su manera específica. BPMN simplemente describe la lógica del proceso, es decir, cómo comienza y finaliza el proceso y el orden de los pasos. No describe los detalles internos de una tarea, sistemas involucrados, etc. Su aplicación es bastante limitada. Hay algunas normas emergentes que con el tiempo se incluirán a BPMN, pero todavía no son ampliamente adoptadas. Es importante distinguir la información que una herramienta puede incluir, de la información que forma parte de BPMN.

Por último, a algunas personas no les gusta el hecho de que BPMN tiene reglas. Eso puede significar que la forma en que has modelando procesos por años no es válida en BPMN. El objetivo de BPMN es la comunicación clara de la lógica de un proceso. Un diagrama que no cumpla con las reglas de la especificación probablemente no comunica con claridad. Al igual que cualquier nuevo lenguaje, BPMN requiere de tiempo para aprenderlo. En realidad no es tan difícil”.


Algunos ejemplos gráficos y concretos, para terminar de responder ¿ qué es BPMN ?:

 

¿ Qué es BPMN ? Ejemplo de solicitud de presupuesto
Ejemplo BPMN: solicitud de presupuesto

 

¿ Qué es BPMN ? Ejemplo de pedido de Pizza
Ejemplo BPMN: pizza a domicilio

 

Ahora que ya puedes responder “¿ Qué es BPMN ?”, puedes comenzar a automatizar tus procesos:

 

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