¿Qué es Transformación Digital? ¿Cómo BPM puede ayudar?

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Transformación Digital significa obtener lo máximo de las herramientas digitales disponibles, para optimizar tu negocio en todas las dimensiones posibles. 

Siendo así, la Transformación Digital no es un fin en sí mismo. No es un resultado. Tampoco es una meta. Es un largo camino de analizar el negocio y aplicar las mejores tecnologías digitales para cada necesidad específica.

En este post, identificamos las principales áreas que necesitas considerar en tus esfuerzos de Transformación Digital. Veremos además, como las Suites de BPM son útiles para alinear tus procesos de negocio y workflows con estas áreas.

 

La Transformación Digital comienza en tu mente

Antes que nada necesitamos entender que todo cambio, y especialmente los de Transformación Digital, comienzan en la mente.

Prácticamente toda empresa y negocio necesita ser más competitivo. Mientras produce bienes y servicios de la forma más barata posible, también tiene que cumplir cada vez más altos estándares de calidad. La única forma de lograrlo es evolucionar. Y evolucionar, hoy en día, significa ser digital. Por ello, cada vez más organizaciones tratan de ser 100% digitales en sus principales operaciones.

La transformación digital comienza en la mente, los procesos de negocio son los músculos que la ponen en funcionamiento. Estos músculos (procesos) son los que mueven la organización hacia sus objetivos. Probablemente en tu organización hay muchos procesos, y cada uno de ellos ayuda a la organización a ser más eficiente (o no). Consecuentemente, si deseas cambiar tu organización, necesitas cambiar tus procesos.

Siempre es bueno recordar que los procesos:

  • Coordinan y mueven las tareas y el trabajo entre los miembros del equipo. Habilitan la colaboración, sin importar dónde están las personas.
  • Integran la cadena de valor, incluyendo clientes, empleados y proveedores.
  • Levantan alertas basadas en los vencimientos de cada tarea.
  • Proveen indicadores clave de rendimiento (KPI) para tomar mejores decisiones y detectar cuellos de botella.

Transformación Digital - Los Músculos son los procesos - BPM

 

Son muchas las plataformas y tecnologías que ayudan en los esfuerzos de Transformación Digital. Pero, dado que los procesos son los músculos de tu organización, la mayoría de las iniciativas de Transformación Digital incluyen Suites de Gestión de Procesos de Negocios (o BPM Suites). Especialmente si corren en la nube, como Flokzu.

 

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Áreas de trabajo en la Transformación Digital

Las 4 direcciones de trabajo que debes considerar en el camino de Transformación Digital son:

Transformación Digital - 4 Áreas de Trabajo - BPM

 

Veamos cómo las herramientas de BPM ayudan en estas cuatro dimensiones.

 

Adopción de la nube

La nube ha cambiado el modo en que usamos software. Algunas de sus principales ventajas tienen un impacto directo en los esfuerzos de Transformación Digital. Estas son:

  • Licencias:
    • Los costos de producir el software son divididos entre miles de clientes. Cada uno paga muy poco.
    • Pagos mensuales, flexibles, menor riesgo. Se puede probar el software antes de comprarlo. Se puede dejar de usar en cualquier momento.
    • Esto es clave cuando uno no está seguro de que el producto sea el correcto para una determinada necesidad. Probablemente sea bueno probar varios antes de decidir. 
  • Tiempo de entrega de soluciones:
    • Inmediato. Minutos/Horas en lugar de Semanas/Meses.
    • Sin configuraciones complejas, desarrollos o administración de infraestructura.
    • Bajos o inexistentes costos de consultoría.
    • Esto es clave para ver resultados inmediatamente y ajustar la solución iterativamente, tomando pequeños pasos en la estrategia de Transformación Digital. 
  • Requisitos de TI:
    • Mínimos para usuarios finales. Sólo un navegador.
    • Mínima infraestructura. No se requiere un data center o plataformas complejas.
    • Independencia del staff de TI (recurso escaso).
    • Esto es clave para probar diferentes productos sin invertir mucho tiempo ni dinero. 

 

Modernización de aplicaciones

No hay Transformación Digital sin una interacción simple y eficiente entre las personas relevantes en tus procesos (empleados, proveedores, clientes). Siendo así, el soporte multi-dispositivo es obligatorio (PC, teléfonos, tabletas, etc). Mientras que una bonita interfaz de usuario es necesaria, es vital considerar toda la experiencia de usuario para ganar tracción y lograr la adopción del nuevo sistema.

Limpia, fácil de usar y rápida, son características obligatorias para toda aplicación. Necesitas a tus usuarios comprometidos para que la Transformación Digital sea exitosa.

 

Integración ágil e inteligente

Transformación Digital también significa integrar los sistemas que participan en las operaciones diarias. Hay varios mecanismos para ello. Los Web Services (Servicios Web) emergieron hace algunos años como el «lenguaje común» para que los sistemas hablen entre sí. Las tecnologías If This Then That (IFTTT) aparecieron también para facilitar conectar aplicaciones según el resultado previo. Zapier en particular, es una de las mejores IFTTT para conectar aplicaciones Web. Por ejemplo, podrías tener un proceso de aprobación de Tweets, que automáticamente publique el Tweet aprobado a Twitter via Zapier.

Una buen esquema de integración reduce errores, tiempos de procesamiento y costos. cuando piensas en una operación 100% digitalizada, necesitas que tus procesos de negocios se integren con otros sistemas. Las suites de BPM facilitan esta integración en varios niveles:

  • Como Tareas de Servicio (una etapa en el proceso), para enviar o recibir información. Por ejemplo, cuando apruebas una factura en el proceso de compras, se puede enviar la información automáticamente al sistema contable.
  • Como parte de los formularios asociados al proceso, para obtener las opciones de un Combo, o para realizar verificaciones. Por ejemplo, puedes cargar las opciones del campo «Países» mediante un Web Service.
  • Como parte de la configuración general del proceso y sus parámetros globales. Por ejemplo, podrías integrar los procesos con un servidor LDAP para utilizar los mismos usuarios y contraseñas.

 

Diseño y re diseño de procesos

La habilidad para diseñar rápido tus procesos es primordial. Y lo es aún más, el poder re diseñarlos, desplegarlos, probarlos y analizarlos rápidamente. Dado que toda transformación implica cierto grado de incertidumbre, necesitas reaccionar rápido. Probablemente cometerás algunos errores, y necesitarás corregirlos inmediatamente. Parece entonces que modelar y desplegar sin necesidad de semanas de programación es un factor clave de éxito.

Las herramientas de BPM en la nube permiten modelar (dibujar) los procesos utilizando una notación estándar, llamada BPMN (BPM Notation), que es la más difundida en el mundo. Dado que es un estándar, muchas personas la entienden. Por lo tanto, puedes compartir los modelos con personas externas o internas de tu organización, discutirlo y mejorarlo.

Finalmente, estas dos cosas juntas (rápido re diseño y utilizar una notación estándar) permiten instrumentar ciclos de mejora continua. Es probable que estos ciclos sean el impulsor principal de la iniciativa de Transformación Digital. Puedes modelar tus nuevos procesos digitales, desplegarlos, utilizarlos y analizarlos en cuestión de horas. Como resultado, puedes discutir, ajustar y liberar una nueva versión del proceso realmente rápido. Probablemente debas repetir este ciclo una y otra vez… de eso se trata !

 

En suma…

En este post hemos discutido que es la Transformación Digital desde una perspectiva de procesos. Como resultado, identificamos varios beneficios de utilizar una Suite BPM como parte de las herramientas necesarias:

  • Los procesos necesitan evolucionar rápido y sin altos costos. Contar con un lenguaje de modelado estándar (como BPMN), y herramientas BPM que no requieran programación, es clave.
  • Aplicaciones amigables, simples y bonitas para empleados, clientes y proveedores son obligatorias. La interfaz de usuario y la experiencia de uso son vitales para su adopción.
  • Se requiere acceso global, en la nube, desde cualquier dispositivo. Bajar los riesgos y reducir los costos permite ganar flexibilidad para probar varios productos y encontrar el que mejor se ajuste a las necesidades de una empresa.
  • Una integración inteligente con sistemas legados y aplicaciones web permite reducir errores, costos y tiempos.

 

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