BPM-Recursos Humanos

BPM en la nube para una mejor administración del tiempo.

La administración del tiempo es un tema que preocupa a cualquier CEO o Gerente. El tiempo es un recurso limitado y es difícil completar nuestras tareas de forma eficiente. Por eso existen infinidad de posts, libros y recomendaciones para aprovechar mejor el tiempo. Pero no hay suficientes herramientas prácticas y accesibles para una pequeña y mediana empresa (PyME) que permitan una buena administración del tiempo.

En este post abarcaremos 4 instrumentos concretos de Flokzu como BPM en la nube, que facilitan lo que todo CEO o Gerente de una PyME desea: Priorizar lo que agrega valor y reducir el tiempo insumido en tareas repetitivas.

1. La bandeja de pendientes

Buena administración del tiempo = listar las tareas pendientes, priorizar y siempre saber qué tareas aún restan por hacer.

Este es el fin último de una bandeja de pendientes de una solución de BPM: un lugar centralizado donde cada usuario recibe todas las instancias de procesos (por ejemplo, documentos) sobre los que debe trabajar.

El usuario puede ordenar, priorizar y planificar su trabajo. Y lo más importante es que siempre sabe cuánto trabajo tiene pendiente y qué cosas restan por hacer, facilitando optimizar su tiempo y resolver primero las tareas más urgentes.

Además, el software de BPM en la nube registra cuánto tiempo lleva el documento en la bandeja e incluso puede aumentar su prioridad si supera un valor predefinido (ej: 3 días) para que sea procesado antes. De la misma forma, el BPMS puede alertar (ej: enviar un mail) al usuario, o a otros usuarios interesado cuando un documento se encuentra demasiado tiempo en una bandeja.

2. Gestión documental

Buscar un documento puede ser una de las formas más frustrantes de perder el tiempo.

Una adecuada gestión documental nos permitirá ahorrar tiempo en tareas de escaso valor agregado, pero necesarias, como:

  • Contar siempre con la última versión de un documento.
  • Congelar la versión definitiva de un documento (ej: contrato firmado) y evitar que se pueda volver a modificar.
  • Centralizar los documentos, facilitando dónde buscarlos, sin necesidad de revisar el mail, el PC, el servidor, etc.

3. Gestión del conocimiento

¿Recuerdas aquella propuesta que enviaste hace unos años y que podría ser útil para reutilizar?

Los documentos que se generaron en la empresa (PyME o no) son un activo importante de la misma. Pero si no los podemos recuperar y reutilizar cuando se necesitan, se tornan un activo sin valor. El Software de BPM en la nube correcto nos permitirá realizar una adecuada gestión del conocimiento y así:

  • Realizar búsquedas inteligentes, utilizando metadatos (campos relevantes asociados a cada proceso), así como buscando dentro del contenido de los archivos (búsquedas de texto completo). Estas herramientas permiten encontrar aquellas cosas que necesitamos para nuestro trabajo, pero que no son fácilmente accesibles.
  • Compartir el conocimiento generado. Nada más inútil que desarrollar desde cero un proyecto/documento/trabajo, cuando ya hay uno hecho, o una persona que cuenta con el know how específico para hacerlo. Un adecuado BPMS nos permitirá identificar a las personas indicadas y trabajar colaborativamente.
  • Tener el conocimiento en el momento en que se precisa (búsqueda y recuperación), de la forma en que se precisa (documentos, proyectos, información) y para la persona que lo precisa (todos acceden al mismo BPMS centralizado).

4. Alertas de vencimientos

El retrabajo derivado de un vencimiento que no se tuvo en consideración puede ser aún más importante que el costo adicional de la multa.

Las tareas adicionales, correcciones, notificaciones, informes, etc. derivados de plazos vencidos son evitables. Un software de BPM en la nube puede manejar diferentes niveles de alertas:

  • Plazos máximos de ejecución de una tarea, a nivel del proceso. Es decir que toda tarea que exceda el plazo alertará al responsable, pudiendo escalar dicha notificación (ejemplo: al jefe).
  • Alertas específicas para determinada tarea, con una fecha en la cual debe ser completada, y que llegada la misma (o algunos días antes) el BPMS avisará a los usuarios que corresponda para evitar que se venza.

En resumen

Si el tiempo es oro, en una PyME su uso adecuado es la diferencia entre crecer y morir en el intento. El CEO y la Gerencia deben aprovechar al máximo el tiempo disponible en tareas de valor agregado: cómo mejorar la atención a sus clientes, su operativa interna y desarrollo. Si están perdiendo el tiempo en tareas repetitivas estarán arriesgando el futuro de la PyME. Flokzu dará soporte a la administración del tiempo, reduciendo al mínimo el tiempo perdido.

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