Dolores del crecimiento en tu negocio – BPM en la nube al rescate. Tommy y Clerius [Cap 1]

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Te contaré una historia de dos prometedores jóvenes profesionales, que crearon una empresa de servicios. Se llamó CleTo Asociados, Inc. Y eran felices, muy felices, hasta que comenzaron a experimentar los dolores del crecimiento en su propio negocio, y necesitaron de un Software de BPM en la nube…

Tommy y Clerius eran amigos y socios.

Ambos trabajaron juntos en una gran compañía antes. Habían desarrollado no sólo empatía y habilidades complementarias, sino también una visión de una gran empresa que podrían crear y crecer rápidamente.

Al principio, eran ellos quienes trabajaban directamente con los clientes, entregando un servicio sencillamente magnífico. Esto se tradujo rápidamente en una demanda creciente por los servicios de CleTo, requiriendo más colaboradores. Los nuevos eran supervisados directamente por Clerius y Tommy, incluso usualmente trabajaban codo a codo por lo que el servicio seguía siendo tan bueno como antes.

Todo comenzaba a rodar bien, y ningún dolor relacionado al crecimiento se vislumbraba.

Tommy era realmente listo. Todo lo que analizaba y pronosticaba, terminaba como lo planeaba. La respuesta de los clientes al servicio, los ratios de crecimiento, las necesidades de fondos, etc. Por otro lado, Clerius era el entusiasta, constructor de equipos y la encima que mantenía a todos alineados y remando en la misma dirección.

La expansión del negocio parecía natural, sin nubarrones en el horizonte. De hecho, ambos sentían que podían apretar el acelerador a fondo. Y lo hicieron.

Comenzó el crecimiento, y con él, los dolores.

Los dolores del crecimiento en tu negocio

Y así fue que abrieron una nueva oficina, en una nueva ciudad. Tommy se mudó allí para liderar la operación. Dos semanas más tarde, ya era claro que las cosas no estaban saliendo como fueron planeadas.

Tommy no conseguía conformar el nuevo equipo y al mismo tiempo, vender a nuevos clientes y asegurar la calidad del servicio. Nunca lo previó, pero ahora era claro que el cómo operar su negocio estaba sólo en sus cabezas y ese simple hecho estaba impidiendo que escalaran el negocio en esta nueva ciudad.

Mientras Tommy luchaba para poner la nueva casa en orden, Clerius lidiaba con sus propios demonios. Su simpatía y empatía, no eran suficientes. Los clientes comenzaron a notar la ausencia de Tommy, la calidad del servicio cayó y algunos miembros claves del equipo comenzaron a sentirse incómodos de poner su reputación en riesgo.

Ya no sólo la expansión estaba en peligro. La empresa completa se había vuelto inestable.


BPM en la nube al rescate

Los dolores del crecimiento en un negocio se pueden agrupar en tres: Equipo, Ventas y Servicio.

Así como sucedió en CleTo Asociados, Inc, puedes identificar (al menos), 3 grupos de dolores del crecimiento en tu negocios, en los cuales un software de BPM en la nube los podría ayudar:

  • Construir el equipo: de forma eficaz y eficiente.
  • Crecer las ventas: para alimentar una empresa más grande.
  • Calidad del Servicio: garantizar homogeneidad.

Construir equipo

Será necesario tener un proceso formal y automatizado, que permita:

  • Reclutar personas rápido, pero con efectividad. Una compañía en crecimiento debe contratar a las personas correctas. El proceso de reclutamiento debe automatizar todas las tareas posible (como asegurar que el aplicante adjunte toda la información necesaria, coordinar las entrevistas, notificar la resolución, etc.). De esta forma, los evaluadores podrán focalizar en elegir a la persona correcta, aprovechando su tiempo para lo que realmente importante. (Plantilla de Proceso: Reclutamiento de Personal)
  • Evaluaciones y detección de disconformidades. El equipo debe estar comprometido y para ello es preciso un proceso formal de evaluación, que se inicie automatica y periodicamente. Así, los riesgos de disconformidad serán detectados a tiempo para ser corregidos.
  • Asegurar que la inducción al puesto de trabajo sea completa, no se omitan tareas, con un entrenamiento completo. Un proceso formal de inducción asegura que cada nuevo colaborador aterrice en su puesto de trabajo en las mejores condiciones para realizar su trabajo de forma efectiva.

Psst: Hay una cantidad de procesos relacionados a Recursos Humanos. En este post, puedes encontrar ejemplos muy útiles.


Crecer las ventas

Para lograr un crecimiento sustentable de la empresa, necesitamos vender más. Y para ello es fundamental: :

  • No perder ventas por gestionarlas mediante emails o no realizar el seguimiento adecuado. Debemos contar con un proceso de detección de oportunidades y monitoreo, con alertas y temporizadores para asegurar que ninguna venta sea perdida por nuestra omisión (Plantilla de Proceso: Oportunidades Comerciales)
  • Optimizar el tiempo del equipo de ventas, automatizar las tareas que sea posible. Eliminar las planillas (Excel (R)) y el almacenar información en emails; centralizar todo lo relacionado a cada oportunidad en un único lugar.
  • Adaptar el proceso a cada tipo de negocio, y a cada tipo de servicio que ofrecemos. De nada sirve un proceso genérico que no contempla las particularidades de nuestra oferta. Es necesario tener la posibilidad de modelar nuestro propio proceso (idealmente utilizando el estándar de la OMG, denominado BPMN), con las caracterísitcas particulares que nos dan una ventaja competitiva.

Calidad de servicio

Mantener un nivel de servicio homogéneo es vital para tener un crecimiento sustentable en el tiempo.

  • Debemos asegurar que todos los equipos y colaboradores realicen las mismas actividades como parte del servicio a prestar. Y para ello, un proceso formal de prestación del servicio es la clave. No puede ser dejado al libre albedrío de la persona que presta el servicio. En todas las locaciones, el servicio debe ser de la misma calidad.
  • Habrá muchos nuevos colaboradores sumándose al equipo. Es esencial que puedan rápidamente ponerse a trabajar de acuerdo al proceso definido, y por ende, no afectando la calidad de servicio.
  • Se debe formalizar la ventaja competitiva, y que sea replicable en cada locación por cada equipo. No debe estar en la cabeza de las personas, sino en un proceso formal y repetible.

En suma…

Los dolores del crecimiento en tu negocio existen, pueden ser intensos, incluso intolerables. Una buena parte de ello se debe al hecho de no tener procesos formales y automatizados para permitir que el negocio escale. Un Software de BPM en la nube al rescate podrá ayudarte con esto y más. Los procesos formales también permiten preservar el know-how y replicarlo en todos los equipos y locaciones de la organización. Hasta hace unos años, sólo las grandes corporaciones podían acceder a la disciplina de gestión de procesos de negocios (BPM). Pero actualmente, las Suites de BPM como Flokzu, permiten formalizar los procesos en muy corto plazo (días o semanas) y a un costo accesible.

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