BPM-Recursos Humanos

Instrumentos de evaluación en una PyME

Este post se identifica y explica los instrumentos de evaluación disponibles en las organizaciones. Es parte de una serie de contenidos sobre RRHH y PyMEs. El primero trató sobre la Selección de Personal. La tercera y última parte de la serie, abarcará la Capacitación del Personal.

Cuando hablamos sobre la selección de personal, destacamos que en una PyME no hay nada más importante que formar un equipo de trabajo comprometido, con las aptitudes y actitudes necesarias para hacer crecer el negocio. En esta oportunidad trataremos los instrumentos de evaluación de desempeño.

Así como errar al reclutar se paga muy caro, el costo de no evaluar oportuna y profesionalmente al equipo de trabajo también es un freno al crecimiento, factor de desmotivación en el equipo,  foco de insatisfacción de los clientes y eventualmente causa de quiebra de la PyME.

Instrumentos de evaluación: cuál elegir

En este contexto, debemos entender que es igual de importante formar un buen equipo y mantenerlo motivado, comprometido y sobre todo, alineado con los objetivos de la PyME.

Para lograrlo existen diversos instrumentos de evaluación: evaluaciones 360, formularios anónimos, evaluaciones entre pares, unilaterales, evaluaciones por rendimiento económico, etc.

En esta instancia presentamos un instrumento de evaluación que creemos se adapta a la realidad de cualquier Pyme, y es realizar reuniones periódicas con cada individuo del equipo. Pero que este instrumento de evaluación sea exitoso, es importante seguir una metodología.

La importancia de la periodicidad

En una PyME lo normal es tener mucho trabajo, y está bien que así sea. Pero esta restricción de tiempo por lo general nos desvía de tareas también muy importantes, pero no urgentes, como lo es la evaluación de nuestro equipo.

Entonces, la sugerencia es que estas reuniones sean fijas y periódicas, por ejemplo:

  • Una vez cada 6 meses, la primera semana de febrero y la primera de agosto
  • ½ hora con cada miembro de equipo
  • Reunión interpersonal con su jefe directo

Esta periodicidad permite:

  • que si bien la puerta siempre debe estar abierta para los planteos, nos aseguramos de que al menos dos veces al año evaluamos al personal, cómo se siente, qué tanto compromiso existe y qué tan alineado está con los objetivos de la PyME.
  • que el equipo sepa que contará con esa instancia. Muchas personas se inhiben frente a la posibilidad de hacerle un planeto a su jefe. No tener esa reunión es pésimo para la PyME. Al contar con una instancia ya prefijada, y que no sea necesario “pedir” la reunión, podremos detectar una situación incómoda antes que sea intolerable, y corregirla.
  • planificar y que el equipo agende esa semana de evaluación con antelación.
  • focalizar el esfuerzo en una única semana y así poder generar un espacio y temática de “evaluar para mejorar”. Se le puede poner un nombre, generar dinámicas de grupo, comprar dulces, un mejor café, etc. Es fundamental ver esta instancia como algo positivo y evitar sentimientos que asocien evaluar con castigar.

Qué evaluar en la reunión

En la reunión debemos evaluar:

  • Motivación: ¿el trabajo lo desafía, siente que hay un crecimiento profesional? ¿Ve el trabajo como una carga, como algo neutro, o como algo que le aporta a su profesión?
  • Compromiso: ¿se imagina trabajando en la empresa en 2 años? (Nota: es importante hacer esta pregunta de forma clara y directa, es mejor escuchar la respuesta que no deseamos, que desconocerla).
  • ¿Qué tenemos para mejorar como empresa? Es importante que la entrevista sea bidireccional, no sólo evaluar a la persona, también permitirle evaluar a la empresa y a su equipo.
  • Por supuesto, el desempeño de la persona, y ser muy claros, con ejemplos de ser posible, en aquellos aspectos que debe mejorar. Es importante dejar este punto para el final, ya que en parte dependerá de las percepciones anteriores. Se debe aprovechar esta última sección para alinear, motivar, y responder las cuestiones planteadas previamente.

El seguimiento posterior

Naturalmente, puede haber temas que surjan en la reunión y que requieran de un seguimiento posterior. Es muy importante hacerlo, sino toda la reunión pierde efectividad pues las personas sienten que lo que plantean en la reunión no se escucha. Ambas partes deben mostrar esfuerzo para alcanzar los compromisos establecidos.

BPM para mejorar el proceso de evaluación

Flokzu facilitará enormemente el proceso de evaluación en todas sus etapas, así como permitirá guardar la información relevante y dar seguimiento a los temas que surjan de las reuniones. Además, será muy importante registrar todos los comentarios y conclusiones para volver a ellos 6 meses después, durante la siguiente evaluación.

Otro beneficio adicional de automatizar este proceso es tener un control riguroso de que efectivamente todas las evaluaciones se hagan. Resulta desmotivador para una persona sentirse “olvidado” y que no se tenga su reunión. Se sugiere automatizar la creación de las instancias de evaluación a partir de la plantilla de empleados, para que se haga sóla cada cuando corresponda. Así nos aseguramos que todos tengan su evaluación y su instancia de diálogo. De esta forma, estamos maximizando la efectividad de la reunión periódica como instrumento de evaluación del desempeño.

El proceso de evaluación podría realizarse del siguiente modo:

Instrumentos de evaluación de evaluación de desempeño como parte de un proceso de negocio.
  • Etapa 1: Mediante integración con el sistema de plantilla (RRHH) se crean automáticamente las instancias de proceso de evaluación de las personas a evaluar, tarea “Crear evaluación”.
  • Etapa 2: Pasa a una tarea “Comentarios adicionales y temas a tratar” en la que supervisor, CEO y otros gerentes agregan temas a tratar con el evaluado.
  • Etapa 3: Tarea “Reunión de evaluación mutua”, en la que el supervisor ingresa el resultado de la reunión de evaluación. Aquí pueden pasar dos cosas: que haya tareas pendientes surgidas de la reunión o no. Si no las hay, termina el proceso. Si las hay, pasa a la etapa 4.
  • Etapa 4: Tarea “Resolver temas pendientes”, donde el supervisor resuelve los pendientes y de aquí pasa a la etapa 5
  • Etapa 5: Tarea “Dar feedback al evaluado sobre resolución de pendientes”, y aquí nuevamente un condicional: si hay más temas pendientes, vuelve a etapa 4, y sino los hay termina el proceso.

Prueba Flokzu ya!

Si lo deseas, agenda aquí una demostración, mediante una sesión de trabajo conjunta donde modelaremos juntos tu proceso de evaluación de desempeño.

4 comentarios en “Instrumentos de evaluación en una PyME

  1. Muchas gracias
    Me ha encantado este método de evaluación
    Sobre todo por que permite conocer el desarro del desempeño y desarrollar estrategias

    1. Muchas gracias
      Me ha encantado este método de evaluación
      Sobre todo por que permite conocer el desarro del desempeño y desarrollar estrategias

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