Modelar procesos: una tarea para equipos colaborativos

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Un tema que debería preocupar a todo gerente es cómo mantener a un gran equipo. Que esté alineado, enfocado, motivado y comprometido con sus objetivos. Si crees que basta con un buen líder, estás equivocado. Para lograrlo no se necesitan superestrellas que trabajen individualmente, sino equipos colaborativos. Margaret Heffernan explica por qué en su video «¿Por qué es hora de olvidar el orden jerárquico en el trabajo?«.

Se han investigado cientos de técnicas para lograr equipos colaborativos. Pero la mayoría de esas iniciativas sufren del mismo problema: es muy difícil sustentarlas en el tiempo. Funcionan al principio, el equipo se motiva y comienza con muchas fuerzas. Pero al cabo de un tiempo la motivación, el compromiso y el rendimiento decaen. La eficiencia de los equipos colaborativos no recae en un único individuo. Son valiosos porque sus miembros saben a quién recurrir cuando necesitan ayuda.

La colaboración surge si están presentes las siguientes características:

  • Cada miembro del equipo conoce el objetivo del equipo completo.
  • Todos en el equipo saben cuál es su aporte individual para la meta grupal.
  • Cada miembro puede aportar su experiencia para mejorar el desempeño del equipo.

Modelar un proceso de negocio es una tarea ideal para fomentar equipos colaborativos. Todos los aportes son imprescindibles y es fundamental compartir una meta común.

 

Conocer el objetivo grupal

Al modelar un proceso en equipo, inevitablemente se comparten, discuten y acuerdan los principales motores del mismo:

  • ¿Qué se busca con este proceso? ¿Qué aporta al negocio?
  • ¿Por qué este proceso es importante? ¿Qué sucede si este proceso funciona mal? ¿Qué ventaja competitiva aporta este proceso?
  • ¿Cómo sabemos si está funcionando bien o mal? ¿Qué indicadores de rendimiento (KPIs) podemos definir? ¿Cuáles son los valores aceptables?

 

Conocer el aporte individual a la meta grupal

Al definir las etapas de un proceso, se asociarán a participantes asignados. En particular, es bueno discutir:

  • Si todas las etapas son importantes, y para cada una, identificar claramente qué valor o información aporta al proceso.
  • Discutir qué sucede si una de las etapas no es realizada de forma correcta y profesional, qué riesgos tiene para el proyecto.
  • Notar que el retraso de una tarea retrasa a todo el proceso. No alcanzar los indicadores de rendimiento puede perjudicar a todos los miembros del equipo.

En Flokzu estas decisiones se deben tomar al identificar a los participantes de cada Tarea de Usuario.

Equipos colaborativos - Definiendo el una tarea de usuario en BPMN

 

Mejoras colaborativas

En estas discusiones se deben aceptar todas las posturas y fomentar el respeto en el debate. Aquí se pueden utilizar varias técnicas creativas  para encontrar mejoras al proceso (lectura recomendada: “inGenius: A Crash Course on Creativity” de Tina Seelig). Se debe considerar:

  • Que toda definición de procesos permite mejoras. No tiene sentido intentar llegar a una versión definitivamente. Siempre será posible introducir mejoras en el futuro.
  • Para hallar esas mejoras, se debe analizar periódicamente el proceso y en particular los KPIs definidos. Esto definirá la mejora continua, que puede ser facilitada en reuniones periódicas. Por ejemplo una vez al mes analizar el desempeño del proceso y dónde mejorarlo.
  • Siempre tener presente que la persona que realiza una tarea podrá aportar consejos muy útiles para optimizarla. Escuchar las opiniones de todos y valorar especialmente aquellas de quien realiza la tarea.

Por ejemplo, al definir la estructura del formulario asociado a un proceso y los campos que deben completar quienes realizan la tarea, es posible identificar información útil que se pasó por alto. Así como también campos que están presentes pero no aportan valor. De igual forma, al definir los campos del formulario es recomendable consultar a quienes realizarán la tarea. De esta forma se familiarizarán con su estructura y función. E involucrarán en el proyecto, fortaleciendo la construcción de equipos colaborativos.

Equipos colaborativos - Definiendo el Formulario

 

Mejores procesos generan equipos colaborativos

Para que los procesos de negocio sean sustentables, es necesario fijar reuniones para evaluarlos y rediseñarlos. Esto a su vez genera el hábito de la colaboración, los miembros de la organización pasan más tiempos juntos y fomenta la ayuda mutua. Al fortalecer los procesos, también se fortalecen los equipos.

 

 

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