Caso de estudio

Automatización de la oficina. Workflows para eliminar tanto mail… Tommy y Clerius [Cap 8]

Cuando la Jefa del Departamento de Administración, la Cra. Numer, encaró a Tommy, él ya sabía que la necesidad sería avanzar en la automatización de la oficina. Su empresa, CleTo, había crecido mucho, y se hacía imposible seguir gestionando los temas administrativos con hojas de cálculo (planillas Excel), y mails. Muchos mails.

Algunos de los asuntos que típicamente se manejan con planillas y mails, pero que en realidad son procesos automatizables, son:

  • Compra de insumos de oficina.
  • Compra de activo-fijo pequeñas o reparaciones.
  • Inversiones (compras de activo-fijo grandes).
  • Adelantos de sueldo.
  • Adelantos de viáticos.
  • Rendición de viáticos adelantados.
  • Reembolso de gastos (usado como ejemplo más adelante)
  • Construcción, revisión, aprobación y envío de informes contables.
  • Documentación de actas de Directorio.
  • Seguimiento de tareas definidas por el Directorio.
  • Evaluación periódica de proveedores.
  • Emisión periódica de informes para Bancos
  • etc, etc, etc.


Autonomía para automatizar

Parece un juego de palabras pero no lo es. Tommy inmediatamente se dió cuenta que precisaba darle autonomía al Departamento Administrativo, para poder modelar ellos mismos, con autonomía, sus procesos. Era inviable que fuera él, Director de la empresa, quien se metiera en los detalles de cada proceso, para su posterior automatización en la Suite de BPM con que ya contaban. El enfoque debería ser diferente. Debería dar autonomía a la Cra. Numer para que fuera ella y su equipo quienes avanzaran en la automatización de la oficina.

Para lograr la autonomía deseada, era fundamental:

  1. Contar con el apoyo de la Dirección. Hecho. Tanto él como Clerius eran muy afines a la automatización de todos los procesos y le darían a la Cra. Numer el apoyo y tiempo necesario para llevar la iniciativa adelante.
  2. Contar con una herramienta amigable, para que no técnicos puedan automatizar sus procesos. Hecho. Flokzu es una Suite BPM intuitiva y simple, para ser utilizada por personal no técnico (ver Plataformas Low-Code dan aire a IT.)
  3. Definir prioridades y una agenda de despliegue de procesos. Si bien todos son importantes, se debe elegir bien el primero. Deberá mostrar resultados positivos y así sumar al proyecto a algún escéptico que pueda haber quedado atrás.

El primer proceso administrativo

La elección del primer proceso administrativo a automatizar es clave para que la iniciativa de automatización de la oficina sea exitosa. Como toda iniciativa de cambio, generará resistencia en algunas personas.

Es fundamental que el primero proceso administrativo que se automatice sea exitoso. En primer lugar, esto ratificará la confianza depositada por el Directorio en la iniciativa. En segundo lugar, ayudará a convencer a esas personas que estaba escépticas frente al proyecto, de sumarse. En tercer lugar, y no por ello menos importante, reforzará al equipo del proyecto, con una victorio inicial, para seguir con más fuerza aún automatizando los siguientes procesos.

El primero proceso a automatizar debe ser elegido balanceando complejidad con aporte al negocio. No puede ser trivial, por que seguramente aporte poco al negocio. Tampoco muy complejo, por que tendrá más probabilidad de fracasar.



No reinventar la rueda

Comenzar desde cero la configuración de un proceso, si bien no es complejo, puede parecer intimidante para un equipo de personas administrativas, no informáticas. Por ello, la recomendación es no comenzar desde cero, y no reinventar la rueda. En lugar de ello, la recomendación es que para el primer proceso se tome una plantilla (template) de proceso predefinido. Y se ajuste, modifique e itere sobre ella, hasta llegar a la versión final.

A manera de ejemplo, en la biblioteca de procesos de Flokzu, se puede encontrar el Proceso de Reembolso de Gastos. Se puede comenzar con una versión muy simple del proceso, en donde alguien solicita el reembolso, eso se revisa, si se aprueba se reembolsa, y sino se le puede pedir más información o rechazar el reembolso. El siguiente diagrama BPMN modela este proceso:

Automatización de la oficina. Proceso de Reembolso de Gasto en Flokzu BPM

Comenzar desde un template (plantilla del proceso) también facilitará definir el formulario con los campos relevantes para el proceso en cuestión. Continuando con el ejemplo, el formulario para un Reembolso de Gasto debería incluir:

  • Nombre empleado
  • Departamento
  • Fecha del gasto
  • Descripción
  • Moneda del Gasto
  • Importe a reembolsar

Probablemente, también sea interesante guardar una foto del comprobante del gasto. En este sentido, la Cra. Numer decía a su equipo:

Lo ideal sería que al producirse el gasto (ej: al finalizar un almuerzo), la persona ya tomara una foto del comprobante (factura, recibo, etc), e iniciara el proceso de reembolso desde su teléfono. Así realmente ahorraríamos muchos mails y tiempos.

Todas estas son funcionalidades incluidas en una Suite BPM como Flokzu, por lo que Tommy incentivó que la Cra. y su equipo iniciaran cuanto antes la instrumentación de este primer proceso.



La automatización de la oficina empieza por casa

La sabiduría popular dice «no mires la paja en el ojo ajeno, si tienes una viga en el tuyo propio».

Todo esfuerzo de automatización de procesos administrativos debe comenzar por el área en la que uno trabaja, conoce y dónde puede ser más efectivo en la tarea de mejorarlos.

Primero, la motivación por mejorar los procesos donde uno participa, y que hacen a los objetivos de nuestra área, siempre será muy alta. Esto es clave para la primera instrumentación de los procesos, como para la natural evolución que deberán tener en el futuro.

Segundo, para automatizar un proceso es necesario conocerlo en profundidad. Por ello Tommy inmediatamente pensó que debería ser la propia ára Administrativa la responsable de automatizar sus procesos. Es costoso y muy lento transmitir todo el conocimiento a un externo para que automatice los procesos.

En definitiva, es mucho más eficiente y eficaz, que la automatización de los procesos sea realizada por un equipo que trabaje directamente en esos procesos.



En conclusión…

Muchos de los procesos administrativos típicos han quedado fuera de los ERP’s e iniciativas de digitalización. Aún se realizan mediante planillas Excel y mails. Eso conlleva ineficiencias, y definitivamente constituye una barrera para el crecimiento.

Lo ideal es que el mismo equipo de Administración, sea el responsable de la automatización de la oficina. Para ello precisa una Suite BPM amigable, que le permita desplegar procesos completos rápidamente, y sin involucrar técnicos informáticos.

Es importante elegir bien el primer proceso, balanceando su complejidad con su aporte al negocio. Y luego, no comenzar de cero, sino desde una plantilla predefinida, para iterar en los ajustes hasta obtener una versión final.

Esta tarea, idealmente debe ser asignada al propio departamento de Administración, quien conoce en profundidad cada proceso administrativo.

De esta forma, se lograrán resultados asombrosos, automatizando y desplegando procesos en poco tiempo, mostrando resultados a toda la organización y fortaleciendo la estrategia digital.



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