Integración de Workflow con Zapier con ejemplos

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En este post cubriremos la integración de Workflow con Zapier con algunos ejemplos concretos, para conectar tus procesos de negocios con cualquier otra aplicación en la nube e intercambiar datos.

Nuestras organizaciones se van transformando en digitales, y cada día utilizamos más y más servicios en la nube. Así surge el problema de cómo integrar nuestros procesos internos, los que usamos a diario, con los servicios y aplicaciones en la nube que también se han vuelto parte importante de nuestra jornada laboral.

Tenemos repositorios de archivos en Google Drive, publicamos noticias institucionales en Twitter, manejamos equipos colaborativos en Slack, enviamos fotos de eventos de la organización a Facebook, tenemos en MailChimp las listas de suscriptores a nuestra newsletter, gestionamos las ventas con SalesForce, hacemos encuestas con SurveyMonkey… y la lista sigue.

Pero también tenemos procesos internos, que se interrelacionan con estos servicios en la nube. Antes de enviar un archivo al repositorio de Google Drive, requiere un proceso de revisión y aprobación. Antes de enviar una noticia institucional a Twitter, debe seguir un proceso de aprobación en el que participan varias personas. Y así podemos seguir encontrando sin dificultad, situaciones en las que en el medio (o al final) de un proceso de negocio de nuestra organización, se intercambia información con servicios en la nube.

Integración de Workflow con Zapier

Zapier es una herramienta justamente diseñada para facilitar esa integración con servicios en la nube. El concepto es simple: en lugar de tener cientos de conectores, uno para cada servicio en la nube, Flokzu tiene un conector con Zapier. Y Zapier tiene conectores con más de 700 servicios en la nube.

 

20161018 - La integración de procesos con servicios en la nube vía Zapier_1

La integración de procesos de negocios vía Zapier con otros servicios en línea tiene muchas ventajas, algunas de las cuales son:

  • Mayor calidad de datos, dado que se evita el traslado manual de datos (reescribir, o copiar y pegar) entre los procesos internos y las aplicaciones en la nube.
  • Reducción de tiempos, dado que en lugar de hacerlo una persona, los sistemas intercambian la información automáticamente.
  • Independencia y aislamiento. Si es necesario cambiar una de las herramientas en la nube, simplemente se actualiza el Zap (en Zapier) y todo sigue funcionando.
  • Agilidad para afinar el proceso. Si lo que hay que cambiar es el proceso, Flokzu permite hacerlo muy ágilmente, y reubicar la invocación a Zapier.
  • Gestión del conocimiento, al permitir que los procesos puedan volcar información relevante en repositorios compartidos, sean datos o archivos adjuntos.

 

Veamos dos ejemplos concretos que nos ayudarán a entender algunas aplicaciones reales de estas integraciones.

 

Ejemplo 1 – Aprobación y publicación de Tweets

Las comunicaciones institucionales en las redes sociales son relevantes, difunden noticias o posturas de la organización. Y por ende, sus contenidos deben ser revisados y aprobados previa su publicación, mediante un proceso interno que típicamente se puede instrumentar en Flokzu. Este mismo proceso, una vez aprobada esa comunicación, podría conectarse directamente con la red social y publicarlo, sin que alguien deba hacerlo manualmente.

A continuación podemos ver un proceso de aprobación de Tweets. La Integración de Workflow con Zapier nos permite hacer que una vez autorizados, sean enviados directamente a Twitter.

 

Integración de Workflow con Zapier en un proceso de aprobación de Tweets

 

Ejemplo 2 – Recepción de facturas y almacenamiento en Drive

Toda organización recibe facturas de sus proveedores, que deben revisar antes de pagar. Si están en papel se escanean, si se reciben por mail se tiene ya su versión digital. En cualquier caso, diferentes personas las analizan y autorizan (o no) el pago. Imaginemos que una vez aprobada la factura, deseamos almacenar su versión digital en Google Drive. Y además deseamos completar una hoja de cálculo con los datos principales de esa factura, también en Google Drive.

Ambas tareas si se hacen manualmente llevarán un tiempo considerable. Además, son muy propensas a errores (mover el archivo equivocado, tipear mal el importe, etc.). La Integración de Workflow con Zapier permite hacerlo automáticamente. Al finalizar el proceso en Flokzu, se enviarán los datos a Zapier, y de allí a Google Drive. Tanto el archivo adjunto con la imagen de la factura, así como sus datos de importe, proveedor y concepto.

 

Integración de Workflow con Zapier en un proceso de aprobación de facturas

 

La primera acción del Zap será recibir de Flokzu los archivos adjuntos y guardarlos en la carpeta de Google Drive. Guardará todos los adjuntos en un único archivo .zip. Su nombre se puede configurar en base al formulario del proceso (Proveedor y número de factura en este caso).

La segunda acción que hará el Zap será recibir los datos de la factura, desde el formulario Flokzu. Con ellos agregará una fila en una hoja de cálculo de Google Drive (Número de Factura, Proveedor, Importe y Concepto).

En la siguiente imagen se pueden apreciar ambos resultados:

Integración de Workflow con Zapier - Envío de archivos a Google Drive

 

Conclusiones

Los servicios en la nube cada día son más importantes como parte de los procesos de negocios de nuestras organizaciones. Por ende, no tiene sentido tenerlos separados, aislados. Deben estar integrados e intercambiar con ellos información de forma fluida y constante. Zapier es una excelente herramienta para lograr este cometido de una forma simple y ágil. La Integración de Workflow con Zapier permite conectar procesos de negocios con cualquier otra aplicación en la nube. Intercambiar datos aumenta notablemente la eficiencia operativa, que se traduce en mayor competitividad y mejor servicio.

 

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Ver también: Integración con Zapier – Cómo configurarla

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