Caso de estudio

Workflow de Aprobación de Entregables. Tommy y Clerius [Cap 2]

En el capítulo anterior, Tommy y Clerius enfrentaban por primera vez los intensos dolores del crecimiento. En esta oportunidad, tienen un nuevo desafío, gestionar el workflow de aprobación de los entregables. Es decir, el flujo que debe seguir cada documento que su organización produce, asegurando se cumplan sus estándares de calidad.



Caos en la aprobación de entregables.

La firma tenía cada vez más clientes, y más proyectos por cada cliente. Por lo tanto, la cantidad de entregables que su firma estaba generando, era imposible de manejar por mail. En consecuencia, perdían horas intentando saber cuál era la última versión, la que se debía aprobar, o la que se había enviado al cliente.

Había entregables que llegaban al cliente con errores de redacción, o directamente sin revisión de un Gerente. Y muchos, llegaban atrasados.

Caos en el workflow de aprobación de entregables. Flokzu BPM.

Aún así, lo peor, es que era muy difícil saber quién estaba atrasado, quien cometía los errores, y cuál era la versión revisada de cada documento. Consecuentemente, no existía trazabilidad ni rastros adecuados para mejorar el proceso.

Clerius tenía una estupenda relación con su equipo, pero de todas formas, se daba cuenta que no podía seguir funcionando en base a su intuición y percepción. Necesitaba un nivel mayor de formalismo.

El nuevo workflow de aprobación de entregables.

Tommy, con su clara capacidad de análisis, había identificado los elementos clave que tenían que considerar para mejorar su Workflow de aprobación de entregables:

  • Submit distribuido. Cualquier miembro del equipo podía crear un nuevo entregable, desde cualquier lugar, y somerterlo al workflow de aprobación.
  • Manejo de versiones. Mantener las diferentes versiones juntas, y siempre poder identificar la última.
  • Deadline de entrega. Cada entregable debe tener definido una fecha límite para ser entregado al cliente, y se deben disparar alertas que faciliten cumplirlo.
  • Supervisión de tareas. Los líderes de cada equipo deben poder ver qué entregables están a punto de atrasarse, o atrasados. También cuántas tareas en esta situación tiene cada miembro de su equipo.
  • Gestión del conocimiento. Poder buscar y encontrar rápidamente entregables anteriores aumenta la eficiencia notablemente, y reduce errores.

La automatización del procesos al rescate

Tommy y Clerius se decidieron a instrumentar su workflow de aprobación de entregables. Para ello utilizaron una herramienta de workflow en la nube: Flokzu (también conocida como una Suite BPM).

Formalizar el workflow de entregable de documentos fue sencillo utilizando la notación estándar BPMN. Es más, en menos de dos horas, tenían una primera versión de su flujo. La misma ya les permitía aumentar sensiblemente su control y calidad de los entregables:

Invitaron a los demás miembros del equipo, quienes inmediatamente pudieron crear nuevos entregables. Incluso los pudieron realizar desde cualquier lugar, y que estos siguieran el flujo definido. Así atendían el primer requisito de la lista de Tommy.

Flokzu les permitió adjuntar las siguientes versiones de cada archivo. Por lo tanto, en la misma instancia de proceso del entregable, tenían todos los archivos adjuntos con todas las versiones. Y con fecha, por lo que determinar cuál era el último era trivial.

No sólo ello, sino que en el formulario del proceso, definieron un campo específico para almacenar la «Fecha Límite de Entrega». Este campo funcionó como un deadline de entrega, por lo que ahora todos la conocían. Y se definieron alertas vía mail, a dispararse 3 días y 1 días antes de ese vencimiento.

El reporte en tiempo real, permitió a Tommy y Clerius saber en todo momento sobre qué entregables se estaba trabajando. Así también podían visualizar cuáles estaban atrasados, y quién era su responsable. Esto mejoró significativamente el cumplimiento de los plazos.

Los entregables ya no quedaron en las casillas de correo de las personas, sino centralizados e indexados en Flokzu. La búsqueda avanzada permitió encontrar rápidamente documentos relevantes. De esta forma se aceleraron los tiempos de confección de nuevos documentos, y esto permitió aprovechar el conocimiento ya disponible en CleTo.



En suma…

El workflow de aprobación de entregables es un proceso crítico en muchas organizaciones. Automatizar este proceso permite ordenarlo, gestionar los vencimientos, aumentar la calidad de los entregables y gestionar adecuadamente las tareas pendientes y sus responsables.



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