Caso de estudio

Workflow de Solicitud de Vacaciones. Tommy y Clerius [Cap 8]

Llegó el momento de descansar, así que Tommy y Clerius pensaron en instrumentar un workflow de solicitud de vacaciones. Este flujo de trabajo servirá para que las realicen su solicitud de licencia, y éstas se revisen y aprueben de forma ordenada y planificada.

Workflow de Solicitud de Vacaciones. Recepción y aprobación de licencias para el personal.

Workflow de solicitud de vacaciones

El flujo de trabajo para solicitar y aprobar vacaciones (o licencias) es uno de los ejemplos típicos de automatización de procesos. Pero no por ello es menos importante. Y tampoco está bien resuelto en todas las organizaciones.

Tommy, que de ambos socios, siempre fue el más práctico y orientado a tareas, pensó en el tema y le dijo a Clerius:

Este problema tiene que estar ya resuelto por miles de organizaciones. No reinventemos la rueda. Tomemos un proceso que ya haya funcionado para otras empresas, ajustemos a nuestras necesidades, y resolvamos el asunto rápido.

Clerius estuvo de acuerdo. Sin dudarlo, accedió a la biblioteca de procesos, de Flokzu BPM en la nube. Y allí encontró un proceso predefinido para la solicitud de vacaciones.

El proceso ya estaba definido, aunque era un poco simple de más para las necesidades de CleTo Inc. El diagrama BPMN era el siguiente:

Ejemplo simple de workflow de solicitud de vacaciones en Flokzu BPM en la nube.

Aprovechando las características no-code / low-code del motor BPMN que provee Flokzu, pudo agregar más actividades al proceso. Las probó inmediatamente, y realizó los ajustes necesarios.

Recepción amigable de las solicitudes

Clerius, siempre pensando en la comodidad de su equipo y en que las herramientas de trabajo sean las adecuadas, comentaba a Tommy:

Me encanta el nuevo workflow de solicitud de vacaciones. Pero no podemos pedir que todos tengan usuario y contraseña para pedir vacaciones una vez al año. Es muy incómodo. No lograremos que adopten el nuevo proceso.

Tommy investigó, y concluyó que la funcionalidad de formularios públicos, le permitiría que iniciaran el workflow de solicitud de licencia sin requerir autenticación (usuario y contraseña). Así configuró rápidamente el formulario para recibir las solicitudes:

Formulario público para la recepción de solicitud de vacaciones en Suite de Flokzu Workflow y BPM.

No sólo eso, sino que también encontró la funcionalidad de participantes externos, que le permite pedir información adicional al solicitante, a mitad del proceso.


Concluyendo…

El workflow de solicitudes de licencias es tan importante como lo son las vacaciones propiamente dichas. Ordenar este proceso ayuda a que la organización pueda planificar las ausencias mejor. Y los empleados cuentan con un instrumento amigable para solicitar, dar seguimiento, y conocer la resolución sobre su pedido.

Este es un proceso típico de ejemplo de aplicación de workflow en la nube. Pero también es un caso de gran relevancia para la operación de la organización. Y por supuesto, con impacto directo en la satisfacción de los empleados.

Una solución de software que permita instrumentar el flujo de trabajo de aprobación de licencias en muy poco tiempo, y sin requerir conocimientos técnicos, agrega un valor diferencial al negocio.

En este, como en otros procesos relevantes, la recomendación es aceptar la la invitación gratuita de probar el servicio Premium de Flokzu. En sólo unas horas, podrás validar el proceso funcionando, ajustarlo a tus necesidades y si todo va bien, habilitarlo para toda la organización.



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