Caso de estudio

Workflow en la nube para mejorar el cashflow. Tommy y Clerius [Cap 5]

Tommy y Clerius se enfrentan a un nuevo y gran problema: su flujo de caja (cashflow en inglés) ha empeorado notoriamente. ¿Podrá la herramienta de workflow en la nube que han elegido ayudarlos?

En los capítulos pasados, Flokzu (workflow en la nube que han elegido) los ayudó con sus problemas del crecimiento, con su workflow de aprobación de entregables, con las quejas y reclamos y en definitiva a instrumentar la disciplina de gestión por procesos.

Ahora la situación es bien complicada. Las empresas quiebran cuando su flujo de caja de corta. Y con el tamaño que su firma, CleTo, esto sería un desastre para muchas familias…




Soluciones ¿obvias? para un problema complejo.

Tommy, con su pragmatismo característico, le decía a Clerius:

Veo dos caminos, no excluyentes. Vender y cobrar más. Gastar y pagar menos. Lo segundo es difícil sin afectar la moral del equipo, pero tal vez podamos tener más controles y reducir algunos rubros secundarios.

Para vender y cobrar más, es importante que hagamos un mejor seguimiento a las oportunidades comerciales. Que ninguna quede dormida u olvidada. Nuestro equipo comercial debe dar seguimiento continuo, contar con alertas si pasan varios días sin respuesta. Y sobre todo, la calidad de nuestras propuestas debe ser la mejor, para no perder con la competencia.

Para gastar y pagar menos, debemos focalizar en rubros secundarios (que no afecten salarios). Podemos poner la lupa en las compras, con mejores controles para optimizar los gastos. Y lo mismo con las rendiciones de viáticos y gastos de los equipos.



Workflow en la nube para vender más.

Un proceso bien definido y automatizado para identificar y seguir oportunidades comerciales, nos permite:

  • Registrar todas las oportunidades comerciales (leads). Que no se escape u olvide ninguna.
  • Saber en todo momento en que paso (etapa) de la venta está cada oportunidad, para realizar las acciones apropiadas.
  • Involucrar diferentes expertos en la elaboración de la propuesta comercial. Punto clave para Tommy y Clerius, en orden de construir las mejores propuestas y ganar a los competidores.
  • Obtener indicadores de rendimiento (KPI’s), reportes personalizados y y estadísticas, para gestionar objetivamente al equipo de ventas.
  • Contar con todas las versiones de la propuesta, los descuentos otorgados, y la finalmente aprobada.
  • Gestionar el conocimiento, permitiendo reutilizar propuesta anteriores, generando más oportunidades por unidad de tiempo.

Un ejemplo (muy simple) de proceso comercial, modelado en BPMN podría ser el siguiente:

Workflow en la nube para oportunidades comerciales y mejorar cashflow

A partir de este modelo, un motor de procesos BPMN, permitirá que se registren las nuevas oportunidades. Y las seguirá durante toda su vida hasta su concreción.



Workflow en la nube para gastar menos.

Para gastar mejor (o directamente menos), a Clerius se le ocurrieron dos ideas:

  • Instrumentar un workflow en la nube para la recepción y análisis de solicitudes de compra de insumos. Partiendo de este ejemplo, Clerius lo adaptó a las necesidades particulares de CleTo, y en un par de horas, lo puso a disposición de todos. Ahora siempre sería obligatorio justiciar la compra, pedir tres presupuestos, y argumentar por qué se elegía uno que no fuera el más barato. Controles mínimos necesarios para mejorar el cashflow inmediatamente.
  • Instrumentar otro workflow en la nube para la rendición y reembolso de gastos y viáticos. E hizo lo mismo, partió de este ejemplo, y lo adaptó a las necesidades específicas de Cleto. Aprovecho las capacidades móviles, para que las personas pudieran sacar una foto del recibo e iniciar inmediatamente la rendición, evitando mails, papeles y planillas. Esta automatización permitió dedicar más tiempo al control de cada gasto.
Workflow en la nube para rendición y reembolso de gastos y viáticos.


En suma…

Un workflow en la nube correctamente configurado puede mejorar el flujo de caja de la organización considerablemente. Si se automatizan procesos de ventas y de gastos, es posible mejorar sustancialmente el cashflow en un tiempo corto. No se trata de fórmulas mágicas, sino de optimizar la operativa de organización, maximizando las ventas y reduciendo los costos evitables. Una SUITE BPM en la nube, permite hacerlo en tiempos cortos y sin requerir expertos tecnológicos ni desarrollo de software.



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