Antes de sumergirnos en este artículo es importante que hablemos de qué es un BPM en la nube, y cómo funciona.
¿Qué es un software de BPM en la nube?
Un software BPM en la nube es una plataforma que permite automatizar y optimizar procesos reales en un programa basado en la nube. Esto significa que no utilizará la infraestructura de su empresa para ejecutar el software. En una suite de Cloud BPM encontrará muchas características que le facilitarán el modelado de los flujos de trabajo en la nube, la gestión de los procesos, los recursos y el tiempo. Además, le permitirá optimizar infinitamente sus procesos automatizados basándose en datos reales, análisis de KPIs, y no sólo en la percepción.
¿Por qué es importante implementar suites BPM en la nube?
La reciente evolución de las tecnologías (o tal vez la constante evolución) ha obligado a las empresas a tomar una posición en cuanto a la implementación de algún tipo de software que mejore el rendimiento de toda la organización. Con la reciente pandemia, la transformación digital ya no era una opción, sino un cambio obligatorio.
Aquí es donde un software BPM en la nube destaca, porque es fácil de usar gracias a las características de bajo código/no código y muestra resultados reales más rápido de lo que se espera, en cuestión de días en realidad. Es así como, con una inversión mínima (varias suites de BPM ofrecen planes de precios basados en el usuario que son realmente asequibles) puede tener una ventaja competitiva sobre sus competidores que todavía están luchando por subirse al carro de la transformación digital. Ser capaz de tomar decisiones rápidas de forma asertiva marcará la diferencia en su organización.
La belleza de la adaptabilidad
Lo mejor de contar con una suite BPM en la nube es su capacidad para adaptarse a cualquier caso o modelar procesos que le sirvan en cualquier contexto. Por ejemplo, si trabajo en una empresa de fabricación y quiero diseñar un nuevo producto, no tengo que desarrollar un nuevo proceso para cada nuevo producto. En su lugar, podemos crear un único proceso denominado «Diseño de nuevos productos» que sea útil cada vez que mi empresa desarrolle un nuevo producto.
Esto significa que su inversión servirá para toda la empresa, y con cualquier proceso de cualquier departamento de negocio, unificando toda la organización con una sola herramienta. Tendrá en un solo lugar todo lo que la empresa necesita para llevar a cabo las tareas necesarias, y los datos del rendimiento de toda la organización.
Es más, ganarás la posibilidad de tomar decisiones basadas en datos realmente objetivos dado el histórico y las métricas en tiempo real que ofrecen esas suites de BPM en la nube. Y eso es una verdadera ventaja competitiva, que le permitirá adaptarse rápidamente a los cambios y posicionarse mejor en su mercado.
Gestión con una herramienta de BPM en la nube
A continuación, cubriremos 4 instrumentos específicos de Flokzu como BPM en la Nube, que proporcionan lo que todo gerente, jefe de departamento y CEO desea: Priorizar lo que aporta a nuestra propuesta de valor y reducir el tiempo empleado en tareas repetitivas.
1. La bandeja de pendientes
Buena administración del tiempo = listar las tareas pendientes, priorizar y siempre saber qué tareas aún restan por hacer.
Este es el fin último de una bandeja de pendientes de una solución de BPM: un lugar centralizado donde cada usuario recibe todas las instancias de procesos (por ejemplo, documentos) sobre los que debe trabajar.
El usuario puede ordenar, priorizar y planificar su trabajo. Y lo más importante es que siempre sabe cuánto trabajo tiene pendiente y qué cosas restan por hacer, facilitando optimizar su tiempo y resolver primero las tareas más urgentes.
Además, el software de BPM en la nube registra cuánto tiempo lleva el documento en la bandeja e incluso puede aumentar su prioridad si supera un valor predefinido (ej: 3 días) para que sea procesado antes. De la misma forma, el BPMS puede alertar (ej: enviar un mail) al usuario, o a otros usuarios interesado cuando un documento se encuentra demasiado tiempo en una bandeja.
2. Gestión documental
Buscar un documento puede ser una de las formas más frustrantes de perder el tiempo.
Una adecuada gestión documental nos permitirá ahorrar tiempo en tareas de escaso valor agregado, pero necesarias, como:
- Contar siempre con la última versión de un documento.
- Congelar la versión definitiva de un documento (ej: contrato firmado) y evitar que se pueda volver a modificar.
- Centralizar los documentos, facilitando dónde buscarlos, sin necesidad de revisar el mail, el PC, el servidor, etc.
3. Gestión del conocimiento
¿Recuerdas aquella propuesta que enviaste hace unos años y que podría ser útil para reutilizar?
Los documentos que se generaron en la empresa (PyME o no) son un activo importante de la misma. Pero si no los podemos recuperar y reutilizar cuando se necesitan, se tornan un activo sin valor. El Software de BPM en la nube correcto nos permitirá realizar una adecuada gestión del conocimiento y así:
- Realizar búsquedas inteligentes, utilizando metadatos (campos relevantes asociados a cada proceso), así como buscando dentro del contenido de los archivos (búsquedas de texto completo). Estas herramientas permiten encontrar aquellas cosas que necesitamos para nuestro trabajo, pero que no son fácilmente accesibles.
- Compartir el conocimiento generado. Nada más inútil que desarrollar desde cero un proyecto/documento/trabajo, cuando ya hay uno hecho, o una persona que cuenta con el know how específico para hacerlo. Un adecuado BPMS nos permitirá identificar a las personas indicadas y trabajar colaborativamente.
- Tener el conocimiento en el momento en que se precisa (búsqueda y recuperación), de la forma en que se precisa (documentos, proyectos, información) y para la persona que lo precisa (todos acceden al mismo BPMS centralizado).
4. Alertas de vencimientos
El retrabajo derivado de un vencimiento que no se tuvo en consideración puede ser aún más importante que el costo adicional de la multa.
Las tareas adicionales, correcciones, notificaciones, informes, etc. derivados de plazos vencidos son evitables. Un software de BPM en la nube puede manejar diferentes niveles de alertas:
- Plazos máximos de ejecución de una tarea, a nivel del proceso. Es decir que toda tarea que exceda el plazo alertará al responsable, pudiendo escalar dicha notificación (ejemplo: al jefe).
- Alertas específicas para determinada tarea, con una fecha en la cual debe ser completada, y que llegada la misma (o algunos días antes) el BPMS avisará a los usuarios que corresponda para evitar que se venza.
En resumen
Tener el software BPM en la nube adecuado a su lado, podría ser el mejor aliado en el camino de la transformación digital. Automatizar tus procesos, entrar en un ciclo de mejora continua, esas cosas marcarán la diferencia y te ayudarán a conseguir tus objetivos empresariales.
Si el tiempo es dinero, una estrategia eficaz de gestión del tiempo puede marcar la diferencia entre crecer o fracasar. El director general y la dirección deben maximizar el tiempo disponible para realizar tareas valiosas: mejorar el servicio al cliente, las operaciones internas y el desarrollo. Si se pierde el tiempo en tareas repetitivas, el futuro de la empresa puede estar en peligro. Flokzu apoya la gestión eficaz del tiempo y reduce las pérdidas de tiempo.
También puedes agendar aquí una sesión de trabajo para que modelemos, junto a ti, un proceso real de tu organización.
