Proceso administrativo en industria

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Resumen

Históricamente los esfuerzos de optimización en la industria estaban focalizados en los procesos productivos. En general todas las industrias tienen sus procesos productivos optimizados, medidos y controlados. Pero no todo proceso administrativo en industria está optimizado.

Los procesos de soporte, o procesos administrativos, han sido dejados de lado y funcionan de forma subóptima. Esto implica más personal para ejecutarlos (con el consecuente aumento de costos indirectos). También acarrea que la atención a clientes, distribuidores y proveedores sea lenta. Mejorar estos procesos, automátizándolos con una Suite BPM, implica generar una ventaja competitiva legítima.

automatización industrial

Hemos visto en muchos de nuestros clientes que incrementar la competitividad de empresas en el sector industrial es posible automatizando sus procesos administrativos.

En Flokzu, contamos con un gran número de clientes en el sector Industria. En la mayoría de los casos, los procesos que se han automatizado han sido los administrativos. Los resultados son muy alentadores, y se han generado mejoras en la eficiencia de la mayoría de los procesos, al tiempo que se requiere menos personal para ejecutarlos. Veremos a continuación algunos ejemplos concretos.

Proceso administrativo en industria con Flokzu BPM en la nube.

El diseño de nuevos productos

El diseño de nuevos productos es un proceso administrativo en industria complejo, que involucra muchas etapas y personas de diferentes áreas, como por ejemplo:

  • Área de innovación y básicamente cualquier empleado, que proponen un nuevo producto.
  • Área de ingeniería que analiza su viabilidad, prototipa y estima costos.
  • Área financiera que hace el análisis correspondiente.
  • Área comercial que estima el mercado potencial, precio sugerido, etc.
  • La Dirección, que revisa y aprueba el nuevo producto.
  • Área marketing que define los materiales para potenciar la comercialización.
  • etc.

Este proceso se clasifica como administrativo dado que no es de producción, aunque claramente involucra casi todas las áreas de la empresa y un gran número de etapas. Hemos visto diagramas BPMN reales de este proceso con más de 100 tareas de usuario. Por supuesto, que muchas de ellas son ejecutadas en paralelo (utilizando gateways inclusivos), mientras que otras son secuenciales.

El enorme beneficio de automatizar este proceso es poder acelerar al máximo el diseño y lanzamiento de nuevos productos. De esta forma, la compañía puede atender mejor las necesidades del mercado, y responder efectivamente a la competencia. Ambos elementos vitales para su supervivencia y crecimiento.

La modificación de productos existentes.

Relacionado al proceso anterior, está la modificación de productos existentes. Este es otro típico proceso administrativo en la industria, que también requiere un gran número de etapas, dependiendo del grado de modificación del producto.

Al igual que en el proceso de nuevos productos, es posible ejecutar este proceso manualmente. De hecho, muchas industrias aún lo hacen así, basándose en mails y hojas de cálcuclo (como MS Excel) para dar seguimiento a las tareas involucradas. Cualquier persona que haya participado de un proceso en estas condiciones, concordará en que es tedioso, propenso a errores y sobre todo, muy lento.

Poder modificar los productos existentes, para atender a las necesidades del mercado y los cambios en los competidores, es fundamental para mantenerse competitivos.

Salud Ocupacional – HSE o HSHE

Otra área en la que los procesos pueden ser mucho más eficientes es en HSE o HSHE – Salud, Seguridad, Higiene, y Medioambiente. En esta área además, un proceso administrativo en industria es tan relevante como salvar una vida.

A manera de ejemplos concretos, hemos visto notables instrumentaciones de Flokzu en procesos como:

  • Checklist de puesto de trabajo. Formulario electrónico que cada operario completa al llegar a su lugar de trabajo. Funciona como una lista de verificación de que tiene todo lo que necesita y que las medidas de protección son las adecuadas. En algunas organizaciones, a este proceso se le llama “30 segundos” por que se pretende que no lleve más de ese tiempo para el operario si todo está correcto. Naturalmente, si no está todo bien en su puesto de trabajo, este proceso escalará a supervisores y responsables, para tomar las medidas correctivas y preventivas necesarias.
  • Entrega de equipamiento de protección personal (EPP), mediante el cual se registra, y el operario firma dando su aceptación. Esta documentación se almacena de forma histórica, permitiendo búsquedas de texto completo. Cada registro puede incluir todos los elementos de protección (ejemplo: casco, botas, guantes, lentes de protección, etc.), pero además puede incluir registro fotográfico para mayor tranquilidad.
  • Entrenamiento y capacitación en normas de seguridad y protección. Este proceso permite registrar cada capacitación y entrenamiento realizado, así como lista de operarios que asisten y en caso de existir, sus evaluaciones. Este registro histórico es clave tenerlo en formato digital, para poder recuperarlo cuando sea necesario, de forma rápida y eficaz. Puede además incluir documentación probatoria, como registros fotográficos o documentos firmados por los asistentes.
  • Acciones Correctivas inmediatas y acciones preventivas. Proceso que permite registrar y dar adecuado seguimiento a las acciones correctivas y preventivas para garantizar el cumplimiento de las normas de Seguridad Ocupacional y HSE de la organización. Usualmente estos procesos también incluyen las tareas de veficación de la eficacia de las medidas. Esta verificación se realiza mucho tiempo después, por lo que las funcionalidades de temporizadores y alertas de Flokzu son clave para que las verificaciones no sean olvidadas.
  • Análisis de incidentes y accidentes. Cuando se produce un incidente o accidente, se debe registrar, y lanzar un proceso de análisis de las causas, para evitar que vuelva a suceder. Es muy importante que este proceso esté automatizado y toda su traza de auditoría almacenada.
Operario trabajando en altura con equipamiento de protección personal entregado mediante un proceso administrativo en industria.

Otros procesos administrativos en industria

Otros ejemplos interesantes de procesos administrativos y de soporte en la industria son:

  • Para industrias que producen a medida de cada cliente, el proceso de control de ordenes de trabajo, con sus planos e instrucciones, hasta la entrega al cliente.
  • Planes de mejora de instalaciones, análisis presupuesta, aprobación, control de la ejecución.
  • Quejas, reclamos y sugerencias de los clientes. En industrias alimenticias por ejemplo, sirve como complemento a los sistemas de aseguramiento de calidad de los productos.
  • Contratos con clientes y proveedores. Registro de las condiciones, de las versiones, seguimiento de las renovaciones.
  • Solicitudes de Licencias del Personal, tanto fijo como temporal, para licencias programadas anuales, o licencias extraordinarias (enfermedades, estudio, etc.).
  • Soporte a Dirección. Propuesta de temas para Directorio, distribución de la agenda a los directores, actas generadas y resoluciones.

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Sobre el autor

Rafael Cejas

Rafael Cejas

Soy Rafael Cejas. Asesoro a medianas y grandes empresas en el ámbito de las tecnologías de la información. Mi pasión radica en potenciar la ventaja competitiva de las organizaciones a través de la transformación digital, pilar esencial para la supervivencia y el éxito de cualquier empresa en la era actual. Temas Destacados: claves en la adopción de la transformación digital y específicamente la automatización de procesos de negocio en el mundo empresarial. Desde estrategias efectivas hasta experiencias reales que he vivido, cada publicación tiene como objetivo proporcionar información práctica y soluciones tangibles. Experiencia Profesional: con una trayectoria de 9 años, he asesorado a empresas de diversos tamaños, enfocándome en la optimización de procesos y en la implementación de tecnologías de vanguardia. Mi experiencia abarca desde liderazgo comercial en empresas líderes hasta la consultoría en implementación de software BPM Y CRM hasta la gestión de equipos en proyectos de transformación digital. Contribuciones en Flokzu: actualmente, ejerzo como Supervisor Comercial LATAM en Flokzu, donde lidero iniciativas para impulsar la transformación digital a través de soluciones tecnológicas innovadoras. Colaboro activamente en la creación de estrategias que permitan a las empresas aprovechar al máximo las herramientas de Flokzu para automatizar y gestionar sus procesos de manera eficiente. Educación y Formación: Posgrado en Sistemas de Información de las Organizaciones y Gestión de Empresas TI en FCEA - Facultad de Ciencias Económicas y de Administración. Licenciado en Administración y Gestión de Empresas en FCEA - Facultad de Ciencias Económicas y de Administración. Diversos cursos y talleres sobre liderazgo, gestión de proyectos, marketing digital y ventas.

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