Matriz de decisión para priorizar nuevas funcionalidades

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Resumen

Cuando tienes un producto con decenas de miles de organizaciones suscritas, puedes llegar a recibir decenas, o quizás centenas, de pedidos de nuevas funcionalidades… cada mes! La matriz de decisión y un proceso formal para priorizar funcionalidades, son claves para decidir sabiamente qué funcionalidades incluir en el producto.

Priorizar solicitudes de funcionalidad puede resultar abrumador

El dilema del equilibrio

Lograr el equilibrio es difícil. Por un lado, siempre hay pedidos de clientes importantes, que son leales al producto y que, si lo piden, es porque en verdad lo necesitan. Por otro lado, debemos asegurarnos de que el producto continúe siendo simple de utilizar, dando prioridad a aquellas funcionalidades que tengan un gran impacto, que sean intuitivas, y constituyan un diferencial para la herramienta.

En este artículo, trataremos de tratar estos desafíos, proveyendo un mecanismo muy simple, pero que aún así es efectivo e inmediatamente útil.

El formulario de la solicitud de funcionalidades

Con el fin de gestionar las solicitudes para nuevas funcionalidades de una forma profesional, y siempre tener presentes las necesidades de nuestros clientes, hemos creado un proceso formal. Y lo automatizamos en Flokzu, por supuesto.

El primer elemento para automatizar el proceso, es construir el formulario del proceso. En este formulario, configuraremos todos los campos que sean necesarios para identificar la funcionalidad, quién la ha solicitado, y quién ha sido notificado al respecto. También, configuraremos una matriz de decisión. La siguiente imagen muestra parte del formulario del proceso.

Formulario del proceso de solicitud de funcionalidades

Sección de la Matriz de Decisión.

Este es la sección más interesante de este formulario. Introducimos valores en campos para distintas dimensiones, y el formulario calculará la relevancia de esta funcionalidad. Considerará el valor que la funcionalidad agrega al negocio, y la complejidad de desarrollarla.

El “Subtotal de Valor Comercial” es una métrica que muestra cuánto valor una funcionalidad agrega a la empresa. Es calculado como el promedio de los siguientes campos:

  • Beneficio del cliente
  • Tamaño de la oportunidad
  • Posicionamiento competitivo
  • Alineación estratégica
  • Satisfacción del cliente

Cada campo debe ser completado con un número natural del 1 al 5. Es fácil completar el formulario, y cada resultado es fácil de interpretar también.

Bien, esto es genial. Pero… por otro lado, necesitas tomar en consideración la complejidad. Puedes medir el Subtotal de Complejidad como el promedio de:

  • La complejidad del desarrollo de software
  • La complejidad de la puesta en producción

Entonces, el Total Matriz de Decisión = Subtotal de Valor Comercial – Subtotal de Complejidad

El valor autocalculado de la matriz de decisión.

Hay que tener en cuenta que utilizamos un promedio aritmético, pero podríamos utilizar también un peso promedio. Sólo se tiene que asignar un peso a cada campo, y considerarlo cuando se calcula el Subtotal de Valor Comercial y el Subtotal de Complejidad.

Documentación de la Matriz de Decisión

Por supuesto, quizás estés pensando que los valores que pones en los campos son subjetivos. Mmmm… si. Lo son, pero puedes utilizar la siguiente guía para hacerlos mucho más objetivos:

Documentación de la matriz de decisión

El proceso de solicitud de funcionalidad

A parte de la matriz de decisión, necesitarás un proceso, para rastrear cada solicitud. Utilizando este proceso, puedes estar confiado de que ninguna solicitud de funcionalidad será perdida. Y casi tan importante, el cliente siempre recibirá una respuesta, incluso si es rechazada.

De hecho, en el caso de rechazo, el motor de BPMN enviará un email al cliente (campo de notificación por email en el formulario del proceso). Esto se hace utilizando una tarea de envío de mensaje en el diagrama de BPMN. Por supuesto, si la funcionalidad es aceptada y entra en producción, el cliente también será notificado.

El proceso de solicitud de funcionalidad modelado en BPMN en Flokzu

Una vez que despliegues este proceso (formulario + workflow), tendrás una herramienta efectiva para recibir, analizar, priorizar y responder a las solicitudes de funcionalidades de tus clientes, de forma oportuna y profesional.

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Sobre el autor

Juan Moreno

Juan Moreno

He sido emprendendedor, fundador e inversor en compañías tecnológicas desde 2001, con una visión B2B y de tecnologías innovadoras. ¿De qué hablo? Me enfoco en tecnología informática aplicada, como instrumento de eficacia y eficiencia en organizaciones reales. En particular, me especializo en digitalización y gestión de procesos de negocios, involucrando las aristas de automatización de procesos, inteligencia artificial y herramientas no-code. Siempre aplico un enfoque pragmático, priorizando la aplicación efectiva de las tecnologías en empresas reales. Mi trayectoria: soy Ingeniero en Informática, tengo un PhD en Ingeniería de Software y un MBA. Soy profesor universitario desde 2002, actualmente dicto cursos de grado, postgrado y conferencias. Como emprendedor, fundé 5 empresas de tecnología y soy inversor ángel en otras. Ganador del Premio Nacional de Innovación, con decenas de publicaciones académicas, y dos libros. Mi rol en Flokzu: actualmente me desempeño como Chief Strategy Officer, donde velo por la estrategia de mediano y largo plazo del producto y de la compañía. Es parte de mi rol evaluar tendencias tecnológicas y su incorporación para que Flokzu sea cada vez más útil para nuestros clientes. También lo es conocer la realidad y necesidades de los clientes para asegurar un encaje perfecto con lo que Flokzu ofrece. Finalmente, también es parte de mi trabajo la evangelización de la disciplina de Gestión de Procesos de Negocios y las tecnologías no-code en todo el mundo, mediante publicaciones, conferencias, talleres o cursos completos.

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