Mantenimiento de Edificios. Checklist y workflow.

El mantenimiento de edificios se refiere a las actividades realizadas para conservar y restaurar la funcionalidad de los inmuebles residenciales y comerciales. Y puede ser una tarea engorrosa. Cometer errores, olvidar ciertas tareas o descuidar otras puede tener consecuencias, en algunos casos muy costosas e incómodas para los usuarios del edificio. En este artículo presentamos un proceso automatizado, que resuelve completamente la revisión periódica de listas de verificación (checklist) para el mantenimiento edilicio, propone la automatización de ese proceso y además escala aquellos casos que lo requieran.

El problema de no prevenir los problemas en los edificios.

¿El desagüe se llenó de hojas, se tapó y el garaje se inundó? ¿El filtro del aire acondicionado nunca se ha limpiado y hoy que hace un calor insoportable ya no enfría? ¿Hubo un incidente de seguridad y las cámaras de videovigilancia no estaban grabando?

Si alguna vez debió hacer o responder estas preguntas, sabe lo incómodas que son. Sobre todo por que un insuficiente o incorrecto mantenimiento edilicio tiene consecuencias muy incómodas, y en algunos casos, graves. Siempre es mucho más fácil, económico y eficiente prevenir, que reparar.

El checklist de verificación como herramienta clave.

El elemento clave para un adecuado mantenimiento del edificio, sea éste para vivienda u oficinas, es una lista de verificación (checklist). Este checklist:

  • Identifica de forma clara y precisa todas las actividades que se deben realizar.
  • Genera una evidencia de que se realizó el control (traza de auditoría).
  • Debe evolucionar en el tiempo, incluyendo nuevos elementos que se deban verificar.
  • Sirve como iniciador de planes correctivos o de mejora, de forma proactiva (antes de que el problema se materialice).

En Flokzu es posible construir un formulario digital que funciona como checklist, como se presenta en la ilustración siguiente. Es clave construirlo rápidamente, sin programación (características low-code) y por usuarios de negocios (no necesariamente del Departamento de TI, siempre sobrecargado de trabajo). Y sobre todo, es muy relevante poder modificarlo, para que evolucione a medida que nuevos controles sean necesarios.

El generador de formularios de Flokzu permite «arrastrar y soltar» los campos que sean necesarios, agruparlos según diferentes criterios para facilitar el trabajo, e incluso marcar algunos como obligatorios, mientras que otros serán editables, de sólo lectura o directamente ocultos.

Construcción de un formulario con la lista de verificación (checklist) para el mantenimiento de edificios con Flokzu BPM.

El workflow del mantenimiento de edificios

El formulario con la checklist debe tener un flujo de trabajo asociado (workflow). Cuando está todo correcto (checklist verificado en su totalidad), el proceso terminará inmediatamente.

Por otro lado, cuando se detectan elementos que no están bien, se deberán disparar acciones. Estas acciones podrán ser correctivas inmediatas, o ser planes de mejora de mediano / largo plazo, dependiendo de las características de los hallazgos.

Sin embargo, aún no hablamos del punto de falla más probable e importante: que la persona que debe completar el checklist, se olvide de hacerlo.

En Flokzu se puede programar el inicio del proceso, para que se inicie automáticamente por ejemplo una vez a la semana. Se creará la checklist automáticamente y se asignará al responsable. Con alertas en caso de que no la complete.

Como se ve en la ilustración siguiente, simplemente se usa un Evento de Inicio por Temporizador, que permite definir la frecuencia, por ejemplo semanal. Por ejemplo, todos los martes se iniciará el proceso de Mantenimiento Edilicio, y se asignará la checklist de verificación a su responsable en la tarea «Completar checklist de verificación». Notar en el diagrama de ejemplo, que si no la completa en 3 días, se enviará una notificación por email a la Gerencia para que tome acción.

Construcción de un workflow para procesar las lista de verificación (checklist) en un proceso de mantenimiento edilicio con Flokzu BPM.

Además, en función de los valores de cada ítem a revisar en la checklist, se podrá escalar a otras personas. A manera de ejemplo, si el responsable completa la checklist pero detecta que la «iluminación exterior» está rota, como se ejemplifica en la siguiente imagen, entonces la instancia de proceso completa podría escalar a la tarea «Resolver problemas y revisar checklist«, asignada a otra persona.

Ejecución del proceso, completando la lista de verificación (checklist) del proceso de mantenimiento de un edificio con Flokzu BPM.

Luego de la tarea «Resolver problemas y revisar checklist», el proceso podría terminar si se resolvió el asunto. Pero también podría continuar a otra etapa llamada «Elaborar Plan Correctiva o Preventivo» en caso de ser necesario, tal como se puede apreciar en el modelo del proceso. Flokzu permite definir tantas etapas como sean necesarias, para asegurar que el mantenimiento del edificio se haga, y además que cuando haya problemas, se corrijan y se valide que la solución sea eficaz en el largo plazo.

Evidencias asociadas a la lista de verificación

Un aspecto muy importante son las evidencias de los hallazgos al completar la checklist. Flokzu permite adjuntar documentos y especialmente fotos, en la pestaña «Adjuntos» de cada instancia del proceso. Estas fotos son muy útiles para el mantenimiento de edificios grandes, donde pueden haber una gran cantidad de elementos a revisar.

El responsable de la checklist camina por el lugar con una tableta o teléfono móvil, marcando lo que está correcto y fotografiando lo que no. La evidencia queda junto al resto de la información, facilitando el proceso posterior.

Adjuntar evidencia, en este caso de una luminaria exterior dañada, como parte del proceso de Mantenimiento de Edificios en Flokzu BPM.

Alertas si el checklist no se completa o hay problemas que atender.

Las alertas automáticas en Flokzu permiten disparar correos electrónicos cuando la checklist del mantenimiento del edificio no es completado en el tiempo definido. También es posible reasignar la checklist a otra persona si pasan muchos días sin que sea completada, y así asegurar que la tarea de una u otra forma, se hagan.

Adicionalmente, en las condiciones del workflow es posible revisar qué ítems fueron validados y cuáles no. Claramente, no todos tienen la misma importancia. No es lo mismo que la cerradura de la puerta principal esté rota, a que una lamparita de iluminación interna se haya quemado. Flokzu permite definir las condiciones en función de qué elementos del checklist no verifican. De esta forma es posible dar mayor prioridad a los elementos de mayor relevancia.

Conclusiones.

Lo más hermoso de automatizar este proceso es que comienza sólo, por ejemplo todas las semanas. De esta forma resolvemos el relevante problema de olvidar realizar el mantenimiento de edificios. Además, Flokzu soporta la configuración completa del workflow posterior a completar la lista de verificación, incluyendo escalar los casos que correspondan.

Como cada edificio tiene características diferentes, la lista de verificación será diferente en cada caso. Flokzu permite que el formulario que la contiene sea definido completamente por un usuario de negocios (no dependiendo del departamento de TI). Este aspecto es clave para que el tiempo de implementación sea muy corto. Y el proceso pueda evolucionar en el futuro, incorporando otros controles que sean necesarios.

Finalmente, Flokzu soporta definir acuerdos de nivel de servicios para las tareas, es decir, tiempos máximos para que se completen. Y en caso de que no sucede, reasignar la tarea o enviar alertas por correo electrónico. Este elemento complementa los anterior para entregar una solución completa que evite los problemas, a veces graves, de no realizar el mantenimiento edilicio en tiempo y forma.