En el sector jurídico, la tecnología es esencial para el funcionamiento eficiente y eficaz de los despachos de abogados. La tecnología para abogados ha desempeñado un papel importante en la transformación de la industria legal, y se espera que siga desempeñando un papel clave en el futuro. ¿Por qué? Porque ayuda a mejorar la práctica de los bufetes de abogados, desde la digitalización y automatización del papeleo, hasta la ayuda a los abogados para mantenerse organizados y eficientes.
Las herramientas de automatización de procesos digitales pueden ayudar a los abogados a reducir el tiempo que tardan en realizar tareas como rellenar formularios, buscar y recuperar, o archivar documentos. También pueden ayudar a los abogados a gestionar mejor los expedientes de sus casos y a seguir su evolución. Esta familia de software ayuda a los abogados a gestionar la comunicación con sus clientes, los documentos intercambiados, las grabaciones, las fotos, y los vídeos. Puede ayudar también a revisar, compartir, discutir y analizar esta información de forma rápida y eficaz.
Este post está dividido en 4 secciones principales:
- La importancia de la tecnología para abogados.
- La digitalización también puede ser contraproducente.
- Automatización del proceso digital y del flujo de trabajo.
- Conclusiones y próximos pasos.
La importancia de la tecnología para abogados
La revolución digital ha provocado muchos cambios en el funcionamiento de las empresas, y los bufetes de abogados no son una excepción. La introducción de procesos digitales y la automatización del flujo de trabajo han hecho que la profesión jurídica sea más eficiente y eficaz. Sin embargo, hay algunas preocupaciones de que la digitalización pueda ser contraproducente, por lo que hablaremos de estos posibles inconvenientes más adelante.
El hecho es que los bufetes de abogados están adoptando cada vez más los procesos digitales y la automatización del flujo de trabajo para mejorar la eficiencia y la productividad. Esto se debe a que estas tecnologías ofrecen una serie de ventajas con respecto a los métodos tradicionales, como la mejora de la comunicación y la colaboración entre los empleados, y una mayor flexibilidad en el trabajo.
Desde la pandemia de Covid, todos estos elementos se han combinado con la necesidad de trabajar a distancia. La era del «trabajo desde casa» también trajo consigo el asincronismo, es decir, poder realizar tareas en equipo sin trabajar al mismo tiempo que los compañeros. Estas características obligaron a los despachos de abogados a adoptar una mecánica de trabajo diferente, apoyada en las nuevas tecnologías que permitían el trabajo asíncrono y deslocalizado. La tecnología de los abogados puede (a veces) hacer que el equipo a distancia sea aún más eficaz y eficiente que la forma de trabajo presencial anterior a Covid.
La digitalización también puede ser contraproducente
Ser un abogado totalmente digital también podría ser contraproducente. De hecho, un estudio de The Economist descubre que hay varias amenazas a la productividad cuando se es un profesional totalmente digital. Uno de ellas son las distracciones digitales, como «¿qué ha pasado en Twitter en los últimos 15 segundos?», y constantemente revisar las redes sociales (Instagram, TikTok, Facebook, Snapchat, y la lista sigue creciendo). Es fácil pensar en tomarse una breve pausa y perder 30 minutos en un viaje a través de diferentes aplicaciones en el teléfono.
Otro asesino de la productividad es encontrar la información entre varias fuentes. ¿He recibido el documento en un correo electrónico? ¿O era un mensaje de WhatsApp? ¿O fue un audio en WhatsApp? ¿O fue subido directamente al DataRoom? Tener un flujo de información ad hoc, con diferentes fuentes y lugares de almacenamiento es una pesadilla cuando se necesita esta información para cumplir un plazo.
En definitiva, la digitalización de los procesos en un despacho de abogados es clave para su eficiencia y eficacia. Pero no de cualquier manera. Una digitalización desordenada conlleva problemas diferentes, pero igualmente importantes, que el trabajo manual en papel.
Exploraremos algunas ideas concretas para garantizar que la digitalización se realice con las herramientas y prácticas adecuadas.
Automatización de procesos digitales y flujos de trabajo
Los procesos digitales y la automatización del flujo de trabajo han revolucionado la forma de trabajar de los abogados. Mediante la automatización de ciertas tareas, como la creación y el archivo de documentos, y el aumento de las alertas antes de las fechas de vencimiento, los abogados pueden centrarse en tareas más relevantes. Esto ha hecho que los diversos procesos de los despachos de abogados sean más eficientes. Los procesos digitales también facilitan la colaboración de los abogados con otras personas de sus despachos. Al utilizar herramientas digitales para escribir, compartir, comentar y revisar documentos, los abogados pueden completar sus entregas más rápidamente.
Ejemplo 1 – Know your customer
El proceso de analizar un cliente previo a contratar con él, puede insumir mucho tiempo si se hace de manera desordenada. Un proceso automatizado puede asegurar que se cumplan las etapas más importantes; se reúna toda la documentación importante; se analicen las bases de datos que correspondan; y se registren los resultados para futuras auditorías. Todo ello generando indicadores de gestión (KPI) para detectar cuellos de botella, y levantando alertas cuando los acuerdos de niveles de servicio (SLA) no se cumplan.
Ejemplo 2 – Entregables para clientes
El proceso por el cual se redactan los entregables para los clientes, involucra varias etapas. Desde la redacción inicial del documento por un abogado junior, la posterior revisión por un abogado senior, eventualmente la corrección de forma (ortografía, gramática, identidad corporativa), hasta el envío al cliente para su aprobación. Además, lo normal es que exista un ida y vuelta con el cliente, y se generen nuevas versiones. Es clave almacenar cada versión y su historia. Todo esto es posible con Flokzu, que permite definir todas las etapas de revisión, así como los archivos adjuntos y sus versiones.
Gestión del Conocimiento
Un corolario importante es que una vez que todos los entregables están en un único sistema (y no desperdigados entre el mail, WhatsApp, dataroom, sistema de archivos), podremos gestionarlo y aprovecharlo. Flokzu incluye un avanzado sistema de gestión documental, con búsquedas simples y avanzadas para recuperar y reutilizar el conocimiento disponible en el estudio.
Ejemplo 3 – Cierre de servicio y facturación
Al final de los servicios, se deberán cumplir determinadas etapas formales para cerrarlo y facturar. Usualmente, el abogado pierde mucho tiempo en estas tareas donde no agrega valor. Un proceso automatizado permitirá que una vez que el abogado da la instrucción de cerrar y facturar, se disparen diferentes tareas a los responsables administrativos para que se completen. Todas ellas con el correspondiente acuerdo de niveles de servicio.
Conclusiones y próximos pasos
El uso de procesos digitales y la automatización de los flujos de trabajo en el sector jurídico tiene muchas ventajas. En particular, la tecnología de los abogados puede suponer una gran diferencia en cuanto a productividad y eficacia. Por ejemplo, estos sistemas pueden agilizar el proceso de presentación de documentos, el seguimiento del progreso del caso, y la automatización de la comunicación entre los abogados y sus clientes. Además, los sistemas automatizados pueden ayudar a los abogados a comprender mejor los datos del caso y a tomar decisiones más informadas. El aumento de las alertas cuando se incumplen las fechas de vencimiento y los acuerdos de nivel de servicio es otra característica clave de Flokzu para mejorar las operaciones de los bufetes de abogados.
Todo esto es enormemente útil, pero inaplicable sin una tecnología de bajo código (low-code / no-code) que permita implantar estos procesos de forma rápida, con costes muy bajos, y mostrando resultados inmediatos. Flokzu permite a los abogados y a los usuarios administrativos (no informáticos) configurar sus flujos de trabajo y ponerlos en marcha, sin necesidad de complejas configuraciones. Y así, también será posible introducir cambios y evolucionar esos procesos cuando sea necesario. ¡Y así será!
En Flokzu, siempre estamos dispuestos a ayudarle a empezar, así que agende aquí una llamada con un experto en procesos, y juntos encontraremos la solución que necesita.
