Parálisis por análisis al elegir qué proceso automatizar o digitalizar

La parálisis por análisis aplica a cualquier proyecto tecnológico en el que no podemos avanzar, ni siquiera en la construcción de un primer piloto o prototipo, debido a un excesivo análisis y estudio previo. Cuando trabajamos en la digitalización y automatización de procesos con una Suite de Gestión de Procesos de Negocios (BPM), se puede producir exactamente el mismo problema.

En este artículo proponemos técnicas y sugerencias concretas para destrabar y avanzar con el primer proceso. Una vez elegido e instrumentado, suele ser más sencillo elegir los siguientes procesos. Sin embargo, si la instrumentación de ese primer proceso fracasa, entonces será muy difícil que haya un segundo. En otras palabras, la elección del primer proceso es crítica. Lo cual no ayuda a aliviar la parálisis por análisis…

Motivos de la parálisis por análisis

Cuando hablamos específicamente de automatizar y digitalizar procesos de negocios, la parálisis por análisis suele producirse por uno de los siguientes motivos:

  1. La lista de procesos es demasiado larga, por lo que nos cuesta elegir el primer proceso.
  2. La lista de procesos está vacía.
  3. Los procesos candidatos son muy complejos.
  4. Automatizar los procesos candidatos no le agrega suficiente valor al negocio.
La parálisis por análisis nos impide avanzar en las iniciativas de digitalización de procesos.

Criterio de selección para el primer proceso a automatizar

Para resolver la parálisis por análisis y las cuatro situaciones antes descritas, primero necesitamos un criterio de decisión. El primer proceso a instrumentar debe ser uno que balance la complejidad con el valor que agrega al negocio.

El balance entre la complejidad y el valor que agrega al negocio es la clave elegir el primer proceso y evitar la parálisis por análisis.

Este balance nos permitirá entregar el proceso en un tiempo razonable, mostrando resultados concretos. Para ello es fundamental que no sea excesivamente complejo. A su vez, debe ser un proceso relevante para el negocio y que su automatización produzca resultados concretos, medibles o al menos evidentes. Naturalmente, balancear estas dos dimensiones es la clave del éxito en la elección del primer proceso. Veamos a continuación algunas técnicas concretas.

Si la lista de procesos candidatos es muy larga…

Contar con un criterio de selección bien definido nos ayuda a recortar la lista. Para cada proceso en la lista, agrega dos columnas. La primera, que estime la complejidad de su automatización; y la segunda, que estime el valor que agregaría su automatización al negocio. Descartemos todos los que tengan una complejidad alta, y todos los que tengan un bajo aporte de valor al negocio.

Si la lista de procesos candidatos está vacía…

Se recomienda sostener una sesión de tormenta de ideas (brainstorming) con referentes de diferentes áreas de la empresa, para identificar procesos que estén realizando de forma manual, por mail, WhatsApp, o mediante planillas Excel. Se pueden utilizar como disparador de ideas, ejemplos de procesos predefinidos que han sido útiles en otras áreas o empresas del sector (aquí ejemplos de recursos humanos, manufactura, financieras). De esta reunión debería salir una lista de procesos candidatos de automatización.

Si los procesos candidatos son muy complejos…

Evaluar si tenemos forma de simplificarlos, al menos para la primera versión. A continuación, algunos elementos inherentemente complejos, que pueden ser obviados para el piloto o prototipo inicial:

  • Eliminar las integraciones con sistemas legados. Se pueden instrumentar en una segunda etapa, y hacer las comunicaciones entre sistemas manualmente. Cuando el proceso funcione, se podrán obtener recursos para esas integraciones.
  • Si la complejidad viene dada porque hay personas que no apoyan el proyecto de digitalización de procesos, se pueden dejar afuera para esta primera etapa. Se sumarán cuando funcione y haya resultados concretos. Conviene siempre que en el primer piloto participen personas comprometidas con su éxito.
  • No considerar casos de borde / improbables. Focalizar en el curso básico del proceso, el más común y probable. En una segunda etapa habrá tiempo para considerar todos los cursos alternativos, menos frecuentes pero usualmente más complejos.

Si no agregan valor suficiente al negocio…

Este es el escenario más complejo de resolver. Si los procesos no agregan valor suficiente al negocio, su instrumentación será percibida como una pérdida de tiempo, con un alto costo de oportunidad.

A manera de ejemplo concreto, imaginemos un proceso que se ejecuta 3 veces por año, involucra a 5 personas, insume 1 hora de cada una de ellas y si demora un par de horas o días más de lo normal no hay consecuencias. En este caso, su instrumentación, aunque obtenga resultados relativos imponentes (reducción a la mitad de las horas insumidas de las personas, reducción de un 30% del tiempo de proceso, etc.), no se justifica. Porque la magnitud de los resultados para el negocio no justifica invertir horas en su automatización, ni en licencias de la Suite BPM utilizada, ni en entrenar a las personas para utilizarlas.

Considerando que es muy difícil convertir un proceso irrelevante en uno que agregue valor significativo al negocio, se recomienda no intentarlo. Y volver al escenario de que la «lista de candidatos está vacía» para buscar otro proceso que su automatización sí agregue valor al negocio.

Mostrar resultados rápidos: el golpe de efecto.

Una vez que se tiene elegido el primer proceso a automatizar, se ha resuelto el principal problema de la parálisis por análisis. Ya podemos ponernos a trabajar. Sin embargo, este partido aún no está ganado. Es absolutamente fundamental poder avanzar rápido y mostrar resultados.

Los resultados visibles, positivos y tangibles dan confianza y motivación a quién lo está automatizando. Además, generan apoyo en los jefes y gerentes que están evaluando continuamente la iniciativa de digitalización de procesos. A su vez, ayudan a convencer a los escépticos, para que apoyen la iniciativa y sumen su valor.

Para mostrar resultados rápidamente se deberá utilizar una herramienta de gestión de procesos low-code / no-code como Flokzu, que permita la automatización sin necesidad de programar. Esto acelera notablemente el ciclo de modelado y pone a disposición de los usuarios los nuevos procesos digitales.

Una vez que los resultados son evidentes, la iniciativa podrá avanzar otro paso y entrar a una fase dos. En esta fase, se podrá intentar subir al proyecto a los detractores, se podrá agregar integraciones y se podrán cubrir los casos de borde complejos; todos elementos dejados de lado en la etapa inicial.

Conclusión

La parálisis por análisis evita que podamos avanzar en la digitalización y automatización de procesos de negocios. Para sobrellevarla, es importante tener un criterio claro de priorización de procesos. Deben ser aquellos que agregan valor al negocio, pero no son demasiado complejos para su instrumentación. Elegido el primer proceso, su automatización debe ser en una Suite BPM low-code / no-code. En este contexto, una herramienta como Flokzu permitiría modelar y poner a disposición de los usuarios el nuevo proceso digitalizado en horas o días (en lugar de semanas o meses), sin programar ni configuraciones complejas.