Qué es BPMN (Business Process Model and Notation)

¿Qué es BPMN?

Si los procesos tuvieran un lenguaje oficial, ese lenguaje sería BPMN (Business Process Modeling Notation en inglés). Notación de Modelado de Procesos (BPMN) es una representación gráfica estándar de los procesos y flujos de trabajo de una empresa. Es un diagrama de flujo que representa a los participantes, las opciones y la dirección de dichos procesos mediante gráficos e imágenes estandarizados. El BPMN es un estándar propagado y publicado por la OMG.

Los gráficos utilizados en BPMN están creados para ser intrincados pero sencillos de leer. Tan sencillos que no se necesitan conocimientos de informática para entenderlos. Su sencillez hace posible que ejecutivos, analistas y empleados de implementación tecnológica utilicen el mismo gráfico para promover la optimización y la digitalización. Atrás quedaron los días en que los procesos de negocio necesitaban miles de documentos y archivos separados. 

En resumen, el modelado y notación de procesos de negocio (BPMN) describe los pasos de un proceso de negocio, los participantes en esos procesos, las reglas de negocio y los documentos implicados. 

 

Si desea leer un resumen de BPMN, haga clic aquí. 

Cuándo utilizar BPMN

Independientemente de lo valiosa que pueda ser una herramienta, saber con precisión cuándo debe utilizarla es mucho más esencial.

Cuando se describe un proceso de negocio, se puede decidir hacerlo a través de varios métodos. Por lo general, el más útil es un diagrama pictórico, es decir, utilizar imágenes para describir los distintos elementos del proceso. Aunque existen diferentes opciones de diagramas pictóricos, el estándar BPMN (Notación de Modelado de Procesos) es el más recomendado.  

Al igual que ocurre con los diagramas de flujo, se puede utilizar una herramienta BPM en numerosas etapas del ciclo de vida de un proyecto. Por ejemplo, puede emplearse al principio del proyecto para comprender su estado actual. Además, a medida que el proyecto avanza y empieza a tomar forma, puede desarrollarse un modelo «To-Be». El BPMN se utiliza cuando es crucial visualizar los pasos necesarios para completar un proyecto concreto, el orden en que deben ejecutarse y quién está a cargo de llevar a cabo cada tarea.

He aquí algunos escenarios en los que se puede utilizar BPMN:

  • Se puede modelar formalmente el proceso de negocio para facilitar su descripción y comprensión a otras personas (ya sean otros profesionales de la misma organización o cualquier otro analista). El responsable de su proceso de negocio conoce todos los pasos y las personas implicadas. Sin embargo, puede resultar difícil comunicar esa información a los demás. El BPMN ayuda a extraer su información y plasmarla en un diagrama.
  • Ejecutar esos procesos es una característica vital del estándar BPMN. Puede utilizar un motor BPMN para tomar el modelado y ejecutarlo sin necesidad de programar.
  • Comparta, descubra y mejore sus procesos de negocio. Cuando se documenta cómo funciona el proceso, más tarde se puede compartir esa información y discutirla con otros miembros del equipo. Una funcionalidad vital en muchas herramientas es permitirle compartir el diagrama fácilmente. No cabe duda de que un modelo de negocio es realmente abstracto. Aun así, esta abstracción es necesaria en última instancia para debatir y mejorar los procesos empresariales

Objetivos de BPMN

Después de hacer la pregunta «¿Qué es BPMN?», uno también podría estar tentado a hacer preguntas de seguimiento con respecto a para qué sirve. Así que aquí presentaremos tres objetivos principales de esta herramienta.

  1. . El objetivo principal de BPMN es proporcionar un conjunto de artefactos que se pueden utilizar para describir de forma adecuada y completa un proceso de negocio. Cualquier usuario empresarial puede utilizarlo. No necesita ayuda de desarrolladores informáticos, programación ni ningún conocimiento de TI. Los compañeros de RRHH, de Customer Success y de cualquier departamento pueden utilizar esta tecnología.

  2. El segundo objetivo relevante en BPMN es lo completo que es. ¿Qué queremos decir con esto? Significa que los usuarios de negocio pueden modelar cada proceso de negocio, sin importar lo complejo que sea. Disponen de un conjunto completo de artefactos que le permiten describir el comportamiento de su proceso de negocio por completo.

  3. Por último, ser un estándar mundial. La mayoría de las personas que trabajan con procesos en todo el mundo conocen y utilizan este estándar.

Perspectivas de BPMN

En cuanto a lenguajes de modelado, ninguno es tan significativo como BPMN. Ha sido ampliamente adoptado en todo el mundo como el estándar formal desde antes de que fuera propagado por el Object Management Group (OMG). La introducción de BPMN cambió la forma de modelar los procesos empresariales. Produjo un estándar más completo para el modelado de procesos de negocio mediante la adopción de una colección más amplia de símbolos y notaciones para los diagramas de procesos de negocio. 

Cabe esperar que BPMN siga creciendo y adoptándose en todo el mundo. Nos guste o no, estamos entrando en una era hiper-automatizada. Cada vez más organizaciones utilizarán esta notación para mejorar su competitividad. En este entorno hiper-automatizado, el modelado del proceso empresarial es solo el primer paso. Las organizaciones lo necesitan para añadir inteligencia a sus procesos, ya sea IA, chatbot, etc. Primero, se modela cada negocio, y luego se pueden reemplazar los pasos por artefactos inteligentes.

Cómo funciona BPMN

Como ya hemos dicho, un diagrama BPMN es un diagrama gráfico que permite a los usuarios de negocio modelar y automatizar sus procesos de negocio utilizando diferentes artefactos. Mientras que algunos artefactos son extremadamente fáciles de usar, otros pueden ser más sofisticados y complejos. Estos últimos pueden requerir una amplia formación y la comprensión de sus entresijos y capacidades para utilizarlos con mayor eficacia. 

Sin embargo, la amplia accesibilidad de BPMN ha hecho que se pueda crear un modelo de proceso de negocio eficiente y detallado, incluso sin entender completamente los artefactos más complejos. Todo lo que se requiere es que conozcas las bases fundamentales de cómo funciona BPMN, y después de este artículo, serás un experto.

A generic BPM diagram.

Un diagrama genérico de modelado de proceso de negocio.

A business process model made using simple artifacts and notations. This model showcases a Business Process Proposal process.

Un modelado de proceso de negocio realizado utilizando artefactos y notaciones simples. Este modelo muestra un proceso de Business Process Proposal.

 

El lenguaje BPMN se basa en diagramas de flujo y notaciones gráficas. Las notaciones pueden separarse en cuatro categorías para la diagramación:

  • Objetos de flujo: Elementos descriptivos utilizados para describir un proceso, como eventos, actividades y pasarelas. Los procesos suelen iniciarse con un evento de inicio, seguido de actividades/tareas y pasarelas (puntos de decisión), y terminan con un evento final. Los procesos complejos también incorporan subprocesos y eventos intermedios, así como varios tipos de pasarelas para demostrar cómo avanza el flujo de trabajo a través del diagrama. Por ejemplo, una pasarela exclusiva solo tiene una opción de movimiento. Sin embargo, una pasarela inclusiva ofrece posibilidades basadas en la selección realizada en la pasarela.
  • Conexión de objetos: Símbolos utilizados para vincular objetos de flujo como flujos de mensajes, flujos de secuencias y asociaciones. Los flujos se ilustran mediante líneas discontinuas o rectas con flechas, mientras que las asociaciones se representan mediante una línea de puntos para indicar que determinados documentos o artefactos están asociados a un evento o pasarela específicos.
  • Swimlanes: Son contenedores que separan un conjunto de actividades de otro, como pools y carriles. Los pools son los actores clave de un proceso ilustrado a través de un diagrama BPMN. Un pool distinto puede representar una organización, departamento o consumidor diferente implicado en el proceso. Los carriles dentro del pool representan las actividades y el flujo para un determinado rol de trabajo o participante, identificando quién es responsable de varios pasos de un proceso.
  • Artefactos:  Información adicional sobre el flujo de trabajo, como objetos de datos, grupos y anotaciones. Un objeto de datos representa los datos necesarios para una actividad, un grupo representa una agrupación lógica de actividades y una anotación describe lo que ocurre en un área específica del diagrama. Se trata de la información necesaria o generada para llevar a cabo un proceso de negocio. Incluye entradas de datos, salidas de datos, objetos de datos y repositorios de datos.

Por otra parte, puede utilizar todos los artefactos para modelar comportamientos de conjunto muy complejos y avanzados de sus procesos. Para ejecutar esto, BPMN proporciona varios artefactos que pueden permitirle modelar situaciones muy complejas. Como se mencionó anteriormente, estos artefactos son más complejos de entender y utilizar, pero el dominio de estos artefactos puede producir una mayor flexibilidad y versatilidad de sus modelos de procesos de negocio.

Tipos de diagramas BPMN

Los diagramas BPMN pueden ser diagramas simples o complejos que pueden representar las complejidades involucradas en los procesos internos y externos. Generalmente se clasifican en tres categorías. Que son:

  • Diagrama de Colaboración: Muestra las interacciones entre dos o más procesos utilizando más de un pool. El diagrama de colaboración se centra en el trabajo realizado por cada pool, y pueden enviarse mensajes entre ellos.
  • Diagrama de Coreografía: Muestra las interacciones entre dos o más participantes. El diagrama de coreografía puede incluirse en la colaboración añadiendo tareas y secuencias que definan más detalladamente cómo interactúan los participantes. Además, este diagrama puede ampliarse con sub-coreografías.
  • Diagrama de conversación: Un diagrama de conversación es una versión simplificada de un diagrama de colaboración, que muestra un grupo de intercambios de mensajes relacionados en un proceso de negocio. Además, el diagrama de conversación puede ampliarse con subconversaciones.

Aparte de este medio formal de clasificar los diagramas BPMN, existen otras formas de clasificación más fáciles de usar para el negocio. En esta forma, se utilizan dos categorías para clasificar los diagramas BPMN. Estas son:

  • Diagramas Simples: Estos diagramas son generalmente fáciles de comprender porque utilizan el conjunto básico de artefactos. Estos artefactos incluyen: la tarea del usuario, la puerta de enlace y el temporizador utilizado para establecer fechas de vencimiento o eventos cronometrados, etc. Con diagramas simples, incluso si el modelo de proceso creado es un diagrama grande, todavía tiende a ser fácil de comprender.

A simple BPMN diagram using only a few sets of artifacts.

Un diagrama BPMN simple que utiliza solo unos pocos conjuntos de artefactos.

Diagramas Complejos: Por otro lado, los diagramas complejos utilizan el conjunto completo de artefactos que proporciona el estándar BPMN. La ventaja de utilizar todos los artefactos es que permite a los usuarios describir cualquier situación empresarial. Pueden representar prácticamente cualquier proceso de negocio de una empresa u organización, pero lo hace sacrificando la facilidad de comprensión. En este caso, para entender el proceso de negocio definido, el usuario debe tener amplios conocimientos sobre cómo funcionan e interactúan entre sí todos los artefactos. 

A complex BPMN diagram using a large variety of artifacts.

Un diagrama BPMN complejo que utiliza una gran variedad de artefactos.

En Flokzu, utilizamos diagramas simples y seleccionamos cuidadosamente el subconjunto más común de artefactos BPMN utilizados y representados en la mayoría de los escenarios de negocio. De esta manera, puedes crear y modelar un diagrama para la mayoría de los procesos administrativos utilizando solo unos pocos artefactos del estándar BPMN. Por lo que hemos creado una atmósfera inclusiva para que todos los usuarios empresariales puedan apreciar, debatir y mejorar sus procesos.

Como hemos mencionado, el posible inconveniente podría ser que determinados procesos empresariales demasiado complejos resultaran difíciles de modelar. En cualquier caso, hemos tomado esta decisión porque deseamos acelerar sustancialmente la automatización de los procesos empresariales para todos, no solo para los profesionales de TI.

El valor de  BPMN

Debido a su amplia accesibilidad, la utilidad y el impacto de BPMN pueden sentirse en casi todos los sectores. Como resultado, el estándar BPMN se ha convertido en un lenguaje universal utilizado para representar muchos procesos de negocio. 

El valor de BPMN radica en que ayuda a las organizaciones a hacer lo siguiente:

  • Llegar a conclusiones más rápidas sobre los procesos actuales y futuros mediante modelos inequívocos.
  • Facilitar el análisis exhaustivo y la mejora de las operaciones en toda la empresa.
  • Proporcionar una biblioteca de flujos de procesos, definiciones de casos y reglas de negocio para ayudar en la formación de nuevos empleados.

Desde el departamento de Marketing hasta el de Finanzas y Ventas, no se puede exagerar el valor de BPMN. Tomemos como ejemplo un proceso de incorporación en el departamento de Recursos Humanos.

En resumen, la incorporación de un nuevo empleado suele ser un proceso típico dentro de las organizaciones. Este puede incluir la presentación de su función en la empresa, la distribución del material que debe leer, ver o firmar, o cualquier otra tarea específica. Por supuesto, hay varios pasos implicados cuando se incorpora a alguien a una empresa, pero utilizando BPMN, se puede modelar eficientemente un diagrama que represente cada paso a lo largo del camino para asegurar que sea lo más exitoso posible, convirtiéndolo en una mejora tanto para el empleador como para el empleado.

BPM diagram depicting Onboarding process in HR Department.

Diagrama del modelado de proceso de negocio que representa el proceso de Onboarding en el Departamento de Recursos Humanos.

El valor de BPMN también puede observarse en los procesos de una empresa de fabricación. Tomemos como ejemplo el proceso de creación de un nuevo producto. Este complejo proceso implica numerosos pasos, como el diseño, la financiación y la comercialización de dicho producto, la obtención de documentación legal, la distribución del producto, etc. Además, algunas de estas tareas deben realizarse simultáneamente.

Utilizando un diagrama BPMN, conseguirá alinear este complejo proceso para que todos los pasos implicados sean más ágiles y fáciles de realizar. Además, la automatización de este proceso ayudará a la organización a identificar los cuellos de botella de las operaciones, de modo que se tomen medidas acertadas para solucionarlos. Todo ello puede redundar en una mayor eficacia y eficiencia de las operaciones empresariales y de la organización. 

Además, los diagramas BPMN ayudan a los equipos a crear los documentos XML (Extensible Markup Language) necesarios para llevar a cabo diversos procesos, como la aprobación de contratos o los recordatorios de informes financieros mensuales.

Elementos y símbolos de BPMN

A lo largo de este artículo, hemos explicado que BPMN es un estándar completo que comprende un conjunto de artefactos. Aquí tienes una lista completa de los artefactos:

Elementos

Descripción

Notación

Evento

Un Evento es algo que «sucede» durante un Proceso o Coreografía. Estos Eventos afectan al flujo del modelo y normalmente tienen una causa (desencadenante) o un impacto (resultado). Los Eventos son círculos con centros abiertos que permiten a los marcadores internos distinguir entre distintos desencadenantes o resultados. Se clasifican en tres tipos en función del momento en que influyen en el flujo: inicial, intermedio y final.

Actividad

Una Actividad es un término amplio para la actividad de una empresa como parte de un Proceso. Puede ser atómica o no atómica (compuesta). Un Modelo de Proceso contiene dos tipos de Actividades: Sub-Proceso y Tarea. Tanto los Procesos ordinarios como las Coreografías hacen uso de Actividades.

Pasarela

Una Pasarela se utiliza en un Proceso y una Coreografía para gobernar la divergencia y convergencia de los Flujos de Secuencia. Como resultado, determinará la ramificación, bifurcación, fusión y unión de rutas. Además, los indicadores internos indicarán el tipo de control del comportamiento.

Flujo de Secuencia

Un Flujo de Secuencia se utiliza para representar la secuencia en la que se realizan las Actividades de un Proceso y una Coreografía.

Flujo de Mensajes

Un flujo de mensajes representa el flujo de mensajes entre dos participantes que están listos para transmitirlos y recibirlos.

Asociación

Una Asociación conecta información y artefactos a elementos gráficos en BPMN. Una punta de flecha en la Asociación indica una dirección de flujo (por ejemplo, datos) cuando es apropiado.

Pool

Un Pool es la representación gráfica de un Participante en una Colaboración.

Carril

 

Un carril es una subpartición dentro de un proceso y puede extenderse a lo largo de todo el proceso, tanto vertical como horizontalmente. Las actividades se organizan y clasifican utilizando carriles.

Objetos de Datos

Los objetos de datos contienen información sobre las actividades que deben realizarse. Los objetos de datos pueden representar un único objeto o un grupo de objetos.

Mensaje

Un Mensaje representa el contenido de una comunicación entre dos Participantes.

Grupo (un recuadro alrededor de un grupo de objetos de la misma categoría)

Un Grupo es una colección de elementos gráficos que pertenecen a la misma Categoría. Esta agrupación no afecta a los Flujos de Secuencia dentro del Grupo.

Anotación de texto (adjunta con una Asociación)

Las anotaciones de texto permiten a un modelador proporcionar información de texto adicional a un lector de diagramas BPMN.

Dimensión del flujo (por ejemplo, inicio, intermedio, final)

 

Inicio

Intermedio

Final

 

Un evento de Inicio indica dónde comienza un Proceso o una Coreografía en particular.

Un evento intermedio ocurre entre un evento de Inicio y un evento de Final.

Un evento Final indica dónde termina un proceso o coreografía.

Tarea (Atómica)

Una tarea es una actividad atómica que forma parte de un proceso. Una Tarea se utiliza cuando el trabajo en el Proceso no se desglosa a un nivel más fino de detalle del Proceso.

Proceso/Subproceso (no atómico)

Un Subproceso es una Actividad compuesta que forma parte de un Proceso o Coreografía. Es complejo en el sentido de que puede subdividirse en otros niveles de detalle (un Proceso o una Coreografía) a través de una serie de sub-Actividades.

Subproceso ampliado

Se amplía el límite del Subproceso y se pueden ver los detalles (un Proceso) dentro de él.

Flujo Normal

El flujo normal se refiere a las líneas de Flujo de Secuencia que no comienzan con un Evento Intermedio ligado al límite de una Actividad.

Flujo Descontrolado

El flujo descontrolado se define como el flujo que no está influido por ninguna circunstancia y no pasa por una vía de acceso. 

Flujo de Secuencia

Un Flujo de Secuencia puede tener una Expresión de condición que es probada en tiempo de ejecución para determinar si el Flujo de Secuencia será utilizado. Si el flujo condicional sale de una Actividad, el Flujo de Secuencia tendrá un mini-diamante al comienzo de la conexión (vea la figura a la derecha). Si el flujo condicional proviene de un Gateway, la línea carecerá de un mini-diamante (ver figura en la fila superior).

Flujo Condicional

El flujo condicional predeterminado es una forma de flujo para las pasarelas exclusivas basadas en datos o las pasarelas inclusivas. Este flujo sólo se utilizará si todos los demás flujos condicionales salientes no son verdaderos en tiempo de ejecución. Se insertará una barra diagonal al principio del conector en estos Flujos de Secuencia (véase la figura de la derecha).

Flujo de Mensajes

Un flujo de mensajes representa el flujo de mensajes entre dos participantes que están listos para enviarlos y recibirlos.

Fork

El término «fork» o «bifurcación» en BPMN se refiere a la división de un camino en dos o más caminos paralelos (también conocido como AND-Split). Se trata de un lugar del proceso en el que las operaciones pueden realizarse de forma concurrente en lugar de secuencial.

Hay dos opciones:

  • Se pueden emplear múltiples Flujos de Secuencia de Salida (véase la figura superior derecha). Esto ilustra el flujo «incontrolado», que es la opción preferida en la mayoría de los casos.
  • Puede emplearse una pasarela paralela (véase la figura inferior derecha). Esto se utiliza raramente, normalmente en conjunción con otros Gateways.

Unión

El término » unión » en BPMN se refiere a la unión de dos o más caminos paralelos en un solo camino.

Una Pasarela Paralela se utiliza para demostrar la conexión de múltiples Flujos de Secuencia.

Decisión, punto de ramificación

Las decisiones son puertas de enlace dentro de un proceso o una coreografía donde el flujo de control puede tomar uno o más caminos alternativos.

Basado en Eventos

Esta Decisión ilustra un punto de ramificación en el Proceso o Coreografía donde las Alternativas se basan en un Evento que ocurre en ese momento. El Evento específico, normalmente la recepción de un Mensaje, define cuál de los caminos se tomará. Se pueden utilizar otros tipos de Eventos, como el Temporizador.

Hay dos opciones para recibir Mensajes:

  • Se pueden utilizar Tareas de Tipo Recibir (ver figura superior derecha)
  • Se pueden utilizar Eventos Intermedios de Tipo Mensaje (ver figura inferior derecha).

Fusión

El término «fusión» en BPMN se refiere a la combinación exclusiva de dos o más caminos en un camino (también conocido como OR-Join).

 

Una Pasarela Exclusiva de Fusión se utiliza para demostrar la combinación de numerosos Flujos de Secuencia (véase la figura superior derecha).

 

Si todo el flujo entrante es alternativo, no se requiere ninguna Pasarela. (véase la figura inferior a la derecha).

Bucle

Dentro de un proceso, BPMN proporciona dos técnicas para la creación de bucles.

Actividad en bucle

Las propiedades de las Tareas y Subprocesos determinan si se repiten o se ejecutan una sola vez. Los bucles se clasifican en dos tipos: estándar y multi-instancia. En la parte inferior central de la actividad, se presentará un pequeño indicador de bucle.

Secuencia de flujo en bucle

Los bucles pueden construirse conectando un flujo de secuencia a un objeto «ascendente». Los objetos ascendentes tienen un flujo de secuencia saliente que conduce a una serie de flujos de secuencia subsiguientes, el último de los cuales es un flujo de secuencia entrante para el objeto original.

Transacción

Una transacción es un subproceso respaldado por un protocolo particular que garantiza que todas las partes implicadas se pongan de acuerdo sobre si la actividad debe realizarse o finalizar. Los atributos de la actividad decidirán si la actividad constituye una transacción. Un límite de doble línea indica que el Sub-Proceso es una Transacción.

Conector fuera de página

Este objeto, que se utiliza normalmente para imprimir, muestra dónde un Flujo de Secuencia sale de una página y se reanuda en la siguiente. Un Evento Intermedio de Enlace puede utilizarse como Conector Fuera de Página.

Dada la flexibilidad y las diversas opciones que ofrece BPMN mediante la inclusión de numerosos artefactos, gestionar y comprender un diagrama de este tipo en el que se utilizan todos los elementos resulta extremadamente difícil. Todos estos artefactos tienen usos, propiedades y comportamientos diferentes. Por lo tanto, es necesario saber cómo funciona e interactúa cada artefacto para comprender y utilizar el diagrama en su totalidad. Solo unos pocos (profesionales formados) serían capaces de entender un diagrama que utiliza todos los elementos anteriormente mencionados.

Aunque los motores BPMN son bastante versátiles a la hora de modelar un proceso, la mayoría de ellos no pueden ejecutar todos los artefactos BPMN. En Flokzu, mitigamos esta empinada curva, seleccionando y eligiendo cuidadosamente un subconjunto de estos artefactos más útiles para modelar y automatizar un flujo de trabajo administrativo. Creemos que la simplicidad es la clave cuando se trata de modelar y automatizar un proceso.

Ejemplos de BPMN 

Debido a su versatilidad y eficacia, BPMN ha calado en el núcleo de casi todos los sectores. Algunos sectores que han hecho del modelo BPMN una prioridad en su gestión de procesos son: Recursos Humanos, Salud, Educación y Finanzas. A continuación se muestran aplicaciones estándar de BPMN en el mundo real para cada sector:

RECURSOS HUMANOS – Solicitud de vacaciones

El proceso de solicitud de vacaciones es uno de los más utilizados en los departamentos de RRHH de todo el mundo. Sin embargo, esto no lo hace menos importante o más fácil de ejecutar. Por el contrario, no tener este proceso bien automatizado puede significar mucho tiempo y recursos desperdiciados en pasos innecesarios.

Automatizar este proceso con Flokzu ayuda a la organización a planificar mejor las ausencias. Y los empleados disponen de una herramienta fácil de usar para solicitar, realizar el seguimiento y conocer la resolución de su solicitud, adaptando el proceso a las necesidades de la empresa. Haga de Flokzu su elección número uno para crear un proceso empresarial más eficiente.

BPM – HR Leave of Absence Application

RECURSOS HUMANOS – Solicitud de Anticipos

Este es uno de los procesos más comunes en cualquier organización, concretar la solicitud de anticipos o dietas. Automatizar este proceso supondrá mucho menos papeleo en varios departamentos, dejando tiempo para trabajar en tareas más relevantes y complejas y dejando este proceso en piloto automático.

BPM HR Request for Per diems or advances

SALUD – Solicitud de suministros

La automatización del proceso de solicitud de suministros ofrece a los miembros del equipo una manera formal de solicitar distintos artículos. Así, no quedará perdida en la bandeja de entrada. Además, un flujo de trabajo formal permite identificar qué etapa o tarea se está realizando. Esto aumentará la eficacia y dejará más tiempo para las tareas complejas y esenciales.

BPM HEALTH – Request for supplies

SALUD – Importación de tecnología médica

En las instituciones de salud, es fundamental mantenerse al día en tecnología de punta. Por ello, en varias ocasiones, han tenido que poner en marcha el proceso de adquisición de tecnología médica. Tener este proceso bien automatizado permite a la empresa operar con un alto grado de agilidad. También garantiza que la solicitud pase por las etapas necesarias, en función de las necesidades de la empresa o incluso del departamento comercial.

Medical Technology Imports

EDUCACIÓN – Aviso de ausencia inesperada

Disponer de una forma sencilla de registrar una ausencia inesperada da más tiempo para organizar quién cubrirá al ausente o cualquier otra coordinación necesaria. Esto permitirá a la organización funcionar con un alto grado de agilidad.

Notice of unexpected absence

EDUCACIÓN – Coordinación de actividades especiales

A menudo, en los centros educativos, las actividades y eventos especiales deben organizarse y coordinarse entre numerosos departamentos. Este proceso implica una enorme comunicación y sinergia entre múltiples sectores y personas implicadas.

Automatizar este proceso con una herramienta colaborativa permite que este intercambio de información y recursos sea lo más fluido y eficiente posible. En un único proceso, se pueden recopilar todos los datos en el formulario personalizado y, a continuación, añadir todos los anexos necesarios para realizar cada tarea.

BPM Special activities coordination

FINANZAS – Inspección de sucursales

El proceso se activará de forma automática y periódica, por ejemplo, una vez a la semana. Además, puede incluir una lista de comprobación que el inspector rellenará cada vez que inspeccione una sucursal. Por ejemplo, podría comprobar diferentes elementos en una misma lista de comprobación, como la higiene, las comunicaciones, el material de marketing o el mantenimiento del edificio. Además, el inspector podría adjuntar fotos del local en esa lista de comprobación digital. El formulario guardará automáticamente la ubicación de cuando se completó para un mejor proceso de auditoría. Todo esto se puede conseguir con la misma herramienta BPM.

Flokzu permite esto y mucho más, ya que presentamos una versión simplificada del proceso. Pruebe Flokzu hoy mismo.

BPM FINANCE – Branch office inspection

FINANZAS – Solicitud de crédito o préstamo

Este proceso típico de las instituciones financieras puede automatizarse y utilizarse desde cualquier sucursal. Permite a todas las partes interesadas acceder a información actualizada, proporcionando así un mejor servicio al cliente. Este proceso reúne todos los elementos necesarios, como aprobaciones, autorizaciones y comentarios. Una vez finalizado el proceso, dispondrá de una pista de auditoría completa que le proporcionará información precisa para mejorar el rendimiento del proceso.

BPM FINANCE – Credit or Loan request

stas son cuatro de las principales industrias que han encontrado el mayor valor al modelar sus procesos con Fokzu y automatizar dichos procesos utilizando un motor BPMN

¿Quién utiliza el modelado de procesos de negocio (BPM)?

El objetivo principal de BPMN es servir a los usuarios empresariales de forma universal y no ser una herramienta exclusiva para el personal informático o los programadores. Esto es clave porque, a diferencia de los programadores, los usuarios de negocio poseen un conocimiento profundo y extenso sobre el negocio y sus numerosos procesos que mantienen a la empresa funcionando sin problemas. Nadie entiende los procesos empresariales tanto como el usuario empresarial, por lo que tiene sentido que sea él quien se encargue de modelar sus procesos. Contratar o consultar a un informático o programador cada vez que haya que crear un modelo ralentizará el proceso y puede introducir más errores. 

Por otro lado, si el usuario de negocio tiene los conocimientos necesarios para crear el diagrama BPMN de forma independiente, el resultado será un proceso más rápido y racionalizado que ahorrará tiempo y dinero. Además, el usuario de negocio puede actualizar fácilmente el modelo en el futuro porque fue el único que lo creó en primera instancia. El modelado BPM pretende crear un ciclo de vida de mejora continua. Como tal, si un usuario de negocio entiende el método BPMN, puede continuar este ciclo de vida mientras ahorra tiempo y costes y aumenta la eficiencia y competitividad de su empresa en ese mercado en particular. 

Para lograr esta mejora continua, es esencial mantener el diagrama BPMN simple, y esa es precisamente nuestra perspectiva en Flokzu. Hemos seleccionado cuidadosamente un subconjunto de artefactos del conjunto global que ofrece BPMN para que el modelado de procesos de negocio sea más fácil de entender. 

Mediante el uso de este estándar ofrecido por Flokzu, usted puede aprender y comenzar a crear su versión del modelo de procesos en tan sólo unas horas. Y lo que es más importante, puedes automatizar este modelo en un motor BPMN. De esta forma, cada vez que obtenga un indicador clave de rendimiento (KPI) e identifique una oportunidad de mejora, podrá mejorar de forma independiente e introducir los cambios en el proceso para mejorarlo. Todo ello sin necesidad de consultar a un informático o programador. Pruebe Flokzu hoy mismo.

Propósito y beneficios

Los flujos de trabajo en numerosas empresas y sectores de todo el mundo que han utilizado el estándar BPMN han demostrado que se trata de una herramienta muy beneficiosa. Estos son los principales beneficios que puedes obtener:

Uno de los principales beneficios de BPMN es que crea una vía para que usted, como usuario empresarial, pueda gestionar adecuadamente el conocimiento de su empresa. BPMN le permite crear una representación formal y diagramática de los procesos implicados en el funcionamiento de su organización. Además, le ayuda a dar a conceptos que de otro modo serían intangibles un formato más sólido e interactivo, dotando al BPMN de significado. Ahora estos procesos pueden compartirse y debatirse fácilmente entre los miembros de su empresa.

Otra enorme ventaja que ofrece BPMN es que permite automatizar todos y cada uno de los flujos de trabajo administrativos utilizando un estándar que cualquiera puede entender. Utilizando el subconjunto que en Flokzu seleccionamos cuidadosamente junto con nuestro motor BPMN, puedes estar seguro de crear y automatizar tu flujo de trabajo BPMN lo más rápido posible. Esto le permite completar el ciclo de modelado y automatización en tan sólo unas horas.

Además de representar sus procesos de negocio en un simple diagrama, también puede ejecutar y actualizar este diagrama a medida que pasa el tiempo, dándole más vida y profundidad. Cuando modelas tu proceso y creas un diagrama BPMN utilizando Flokzu, tienes un proceso vivo y que respira, en el que puedes introducir actualizaciones y modificaciones sin problemas, lo que conduce a una mayor gestión del conocimiento dentro de la empresa. 

Al ofrecer la precisión y claridad adecuadas en el orden de las actividades empresariales, BPMN tiende un puente entre la intención empresarial y la implementación. Los diagramas suelen ser más fáciles de entender que el texto. BPMN facilita la comunicación y el trabajo conjunto para alcanzar el objetivo de un proceso eficaz que produzca resultados de alta calidad. Como resultado, se tiene un flujo de trabajo bien organizado entre todos los implicados en la jerarquía de esa organización.

Preguntas Frecuentes

¿Qué es BPMN?

La Notación de Modelado de Procesos de Negocio (BPMN) es una representación diagramática de los pasos involucrados en un proceso de negocio. BPMN representa el ciclo completo de un proceso de negocio. Se creó principalmente para gestionar la secuencia de procesos y el flujo de comunicación entre los distintos participantes en el proceso en un conjunto de actividades vinculadas.

¿Es BPMN un diagrama de flujo?

Sí y no. Business Process Model Notation es un método de diagrama de flujo para modelar los pasos de un proceso de negocio previsto de principio a fin. Desde este punto de vista, se podría pensar que BPMN y los diagramas de flujo son lo mismo, pero eso solo sería cierto parcialmente. Los diagramas de flujo aún no han evolucionado en términos de notación. En cambio, BPMN es una notación creada para avanzar en el modelado de procesos de negocio. Utilizando un estándar como BPMN, se dispone de un sistema de reglas que sirven de base para modelar procesos empresariales comprensibles para un público más amplio. A diferencia de los diagramas de flujo habituales, que carecen de un conjunto consensuado de principios de modelado. Como tal, BPMN es un tipo de diagrama de flujo.

¿En qué se diferencia BPMN de UML?

El Lenguaje Unificado de Modelado (UML) se utiliza para modelar sistemas de software. En cambio, la Notación de Modelado de Procesos de Negocio (BPMN) modela procesos de negocio completos. En resumen, la diferencia fundamental entre UML y BPMN es de perspectiva: UML está orientado a objetos, mientras que BPMN está orientado a procesos. Por ello, BPMN es aplicable tanto a las TI como a las empresas. En cambio, UML se adapta mejor a la construcción de sistemas informáticos y menos a la mejora de procesos.

¿Es fácil aprender BPMN?

La curva de aprendizaje de BPMN suele depender del enfoque concreto que se adopte. Por ejemplo, intentar aprender BPMN utilizando todos los símbolos y artefactos disponibles será sin duda una tarea difícil. Por otro lado, en Flokzu solo seleccionamos un subconjunto de los símbolos más importantes para hacer el modelado de procesos de negocio lo más sencillo posible, sin dejar de crear modelos eficientes y completos.

¿Cuáles son las principales categorías de BPMN?

Las cuatro categorías principales de BPMN son Objetos de Flujo (por ejemplo, actividades, eventos, puertas de enlace), Objetos de Conexión (por ejemplo, flujo de secuencia, flujo de mensajes), Swimlanes (por ejemplo, pools), y Artefactos (por ejemplo, anotación, grupo).

Cómo crear un diagrama BPMN

Crear un diagrama BPMN puede ser un proceso complicado. Siga esta guía paso a paso para crear su propio diagrama BPMN.

Paso 1: Defina el alcance y el propósito de su diagrama BPMN

Independientemente del estilo del diagrama que cree, es fundamental entender para quién es y cómo lo utilizarán. Esto le ayudará a encontrar un equilibrio entre incluir suficientes detalles para ser exhaustivo y útil sin abrumar a su audiencia.

Paso 2: Dibujar Pools y Swimlanes

Una vez definido el alcance del diagrama, considere quién participará en el proceso. Los grupos son las secciones más grandes de su diseño y a menudo representan departamentos o incluso organizaciones enteras que llevan a cabo una operación. Los Swimlanes dividen esos pools en grupos más pequeños o roles que realizan tareas para mantener el proceso en movimiento.

Paso 3: Añadir el Evento de Inicio y Trabajar Hacia Adelante

Cada diagrama BPMN contiene símbolos de eventos de Inicio y Fin. Estos son círculos sin relleno. Si su diagrama tiene numerosas piscinas, necesitará un icono de Inicio y Fin en cada una.

Paso 4: Añadir actividades a cada Swimlane

Las tareas que ocurren a lo largo del proceso se denominan actividades. Por ejemplo, considere lo que la gente hace para ir del punto A al punto B en una operación en particular y añada cada paso a su correspondiente calle, de izquierda a derecha.

Paso 5: Añadir puertas de enlace y eventos entre actividades

Debería añadir pasarelas en los puntos en los que el proceso se divide o puede tomar numerosos caminos. Como forma sencilla de evaluar su trabajo mientras añade pasarelas, nunca debería haber varias flechas fluyendo desde una actividad.

Paso 6: Añadir o editar conectores

Es posible que haya esbozado flechas a medida que agregaba actividades, puertas de enlace y eventos. Dibuje los conectores pendientes y termine con un icono de evento final para asegurarse de que ha completado todo el proceso.

Paso 7: Corregir y anotar

Este paso consiste en revisar el diagrama que ha creado. En este paso, lo mejor sería obtener ayuda adicional para revisar el diagrama en busca de posibles errores. Además, en este paso puedes mostrar el diagrama a otras personas para ver si es comprensible. Los comentarios que reciba de su audiencia le ayudarán a planificar el siguiente curso de acción.

Paso 8: Publicar, compartir e iterar

Guarde y descargue su diagrama completo si ha utilizado una herramienta de diagramación en línea como Gliffy. A medida que surjan dudas o cambie su empresa, puede volver a este diagrama para actualizar el flujo.

También puedes agendar aquí una sesión de trabajo para modelar juntos un proceso real de su organización.