Workflow en la nube

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Workflow en la nube

Un workflow es un conjunto de actividades, orquestadas y repetibles, que se realizan para alcanzar un requerimiento u objetivo del negocio.

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¿Qué es una Suite de Workflow en la nube?

Es un avanzado software, que permite automatizar completamente un flujo de trabajo completo. Y lo hace 100% en la nube, por lo que no hay que preocuparse de instalar o configurar software. Simplemente se accede al sitio web de Flokzu y se utiliza.

Para automatizar los Workflows en la nube, lo primero es modelarlo gráficamente (utilizando el estándar internacional BPMN). Luego, el motor de Workflow, de acuerdo al modelo BPMN, pone a funcionar todo: distribuye tareas a los usuarios, envía mails automáticamente, controla los plazos de cada tarea y se comunica con otros sistemas internos de la organización o en la nube. Considerando que dentro de una organización existen muchos flujos de trabajo, la suite de Workflow en la Nube permitirá automatizar todos ellos.

Es un avanzado software, que permite automatizar completamente un flujo de trabajo completo. Y lo hace 100% en la nube, por lo que no hay que preocuparse de instalar o configurar software. Simplemente se accede al sitio web de Flokzu y se utiliza.

Para automatizar los Workflows en la nube, lo primero es modelarlo gráficamente (utilizando el estándar internacional BPMN). Luego, el motor de Workflow, de acuerdo al modelo BPMN, pone a funcionar todo: distribuye tareas a los usuarios, envía mails automáticamente, controla los plazos de cada tarea y se comunica con otros sistemas internos de la organización o en la nube. Considerando que dentro de una organización existen muchos flujos de trabajo, la suite de Workflow en la Nube permitirá automatizar todos ellos.

Una vez que los procesos están funcionando, la Suite de Workflow en la nube te permitirá medir su ejecución, para encontrar fallas, retrasos y así instrumentar mejoras.Los indicadores clave de rendimiento (KPI’s por su siglas en inglés) son estas mediciones objetivas de cómo está funcionando tu flujo de trabajo. En lugar de tomar decisiones basadas en percepciones, tales como “tal proceso siempre demora mucho”, podrás tomarlas basadas en datos objetivos de tiempos en cada etapa y carga de trabajo de cada persona.

Finalmente, y no menos importante, es el hecho de poder instrumentar cambios rápidamente. Aquí nuevamente, las características low-code y no-code, permiten que esas mejoras que has identificado, puedas probarlas en minutos en el Sandbox (sin afectar los flujos que están en producción), y si todo funciona bien, crear una nueva versión del proceso y hacerla disponible a los usuarios con sólo un click.
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Una vez que los procesos están funcionando, la Suite de Workflow en la nube te permitirá medir su ejecución, para encontrar fallas, retrasos y así instrumentar mejoras.Los indicadores clave de rendimiento (KPI’s por su siglas en inglés) son estas mediciones objetivas de cómo está funcionando tu flujo de trabajo. En lugar de tomar decisiones basadas en percepciones, tales como “tal proceso siempre demora mucho”, podrás tomarlas basadas en datos objetivos de tiempos en cada etapa y carga de trabajo de cada persona.

Finalmente, y no menos importante, es el hecho de poder instrumentar cambios rápidamente. Aquí nuevamente, las características low-code y no-code, permiten que esas mejoras que has identificado, puedas probarlas en minutos en el Sandbox (sin afectar los flujos que están en producción), y si todo funciona bien, crear una nueva versión del proceso y hacerla disponible a los usuarios con sólo un click.

¿Qué problema resuelve un Workflow en la nube?

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Varias personas en nuestra organización deben intercambiar información y documentos, para así poder completar su parte del trabajo. Este flujo constante de tareas puede volverse caótico, al punto de impedir el crecimiento de la organización. También puede afectar la atención al cliente. Y naturalmente, incrementa los costos cuando las personas malgastan su tiempo buscando información o resolviendo errores de tareas manuales. Estos flujos de trabajo manuales, sean realizados mediante emails, hojas de cálculo (Excel), Whatsapp, etc, debilitan el funcionamiento de la organización, su competitividad y por ende reducen sus probabilidades de éxito.
Varias personas en nuestra organización deben intercambiar información y documentos, para así poder completar su parte del trabajo. Este flujo constante de tareas puede volverse caótico, al punto de impedir el crecimiento de la organización. También puede afectar la atención al cliente. Y naturalmente, incrementa los costos cuando las personas malgastan su tiempo buscando información o resolviendo errores de tareas manuales. Estos flujos de trabajo manuales, sean realizados mediante emails, hojas de cálculo (Excel), Whatsapp, etc, debilitan el funcionamiento de la organización, su competitividad y por ende reducen sus probabilidades de éxito. Incluso a veces, amenazan su supervivencia.

La Suite Flokzu resuelve la problemática completamente, permite definir y utilizar cada workflow en la nube, sin requerir programación ni configuraciones complejas. Por eso se dice que Flokzu es una herramienta low-code / no-code

Mediante Flokzu, los usuarios cuentan con un único lugar (su bandeja de entrada), donde reciben todas las tareas que deben realizar. Pero además, reciben el contexto necesario para cada tarea, toda la información relevante (en campos del formulario), así como archivos adjuntos (PDFs, Words, Excels), o comentarios de otros colegas que hayan trabajado previamente, y el vencimiento o tiempo máximo disponible para completar esa tarea.

De esta forma, los flujos de trabajo en la organización se ordenan notablemente, y al mismo tiempo, las personas aumentan notablemente su productividad, permitiendo focalizar en las tareas donde realmente agregan valor, dejando que el software realice las tareas repetitivas.
Incluso a veces, amenazan su supervivencia.

La Suite Flokzu resuelve la problemática completamente, permite definir y utilizar cada workflow en la nube, sin requerir programación ni configuraciones complejas. Por eso se dice que Flokzu es una herramienta low-code / no-code

Mediante Flokzu, los usuarios cuentan con un único lugar (su bandeja de entrada), donde reciben todas las tareas que deben realizar. Pero además, reciben el contexto necesario para cada tarea, toda la información relevante (en campos del formulario), así como archivos adjuntos
(PDFs, Words, Excels), o comentarios de otros colegas que hayan trabajado previamente, y el vencimiento o tiempo máximo disponible para completar esa tarea.

De esta forma, los flujos de trabajo en la organización se ordenan notablemente, y al mismo tiempo, las personas aumentan notablemente su productividad, permitiendo focalizar en las tareas donde realmente agregan valor, dejando que el software realice las tareas repetitivas.

Ejemplos de Workflows en la nube

Estos son algunos ejemplos de Workflow en la nube que han tenido éxito en diferentes sectores. Estas versiones, si bien son simplificadas, son un gran punto de inicio para cualquier organización que desee emprender su camino hacia la transformación digital.

  • Solicitud de crédito o préstamo

    Este proceso típico de las entidades financieras, puede ser automatizado y utilizado desde cualquier sucursal, permitiendo que todos los actores tengan acceso a la información actualizada, y así brindar un mejor servicio al cliente. En este proceso, se reúne toda la información necesaria, como aprobaciones, autorizaciones y observaciones. Cuando el proceso se ha finalizado, tendrás una traza de auditoría completa que le proporcionará información precisa

    risk management process
  • Workflows relacionados con Recursos Humanos

    La gestión de todos los formularios y documentos de RRHH a través de Whatsapp o del correo electrónico es muy ineficiente ycrea una sensación de falta de profesionalidad. Procesa con una misma herramienta las solicitudes de entrenamiento en determinados procedimientos o tecnologías médicas, avisos de inasistencias imprevistas, solicitudes de relocación o cambios de turnos, postulación para nuevos cargos o evaluaciones 360.

    vacation request process
  • Solicitud y aprobación de presupuesto para unidades

    Muchas veces un área específica necesita solicitar un cierto presupuesto para resolver una situación determinada. Normalmente, este sería un proceso largo y desordenado sin una verdadera traza de auditoría sobre quién tomó qué decisión. O incluso cuál es el resultado de esa decisión.
    Tener este proceso formalmente modelado le permitirá asegurar un alto grado de control antes de emplear cualquier recurso en un lugar que no lo necesita. O, por el contrario, atender los asuntos importantes a su debido tiempo,optimizando el tiempo y la eficacia.

    Budget request process
  • Inspección de cuentas o garantías

    Programe la revisión de una cartera de activos (seguros de autos, casas, etc.), y se ejecutará automáticamente después de un cierto período. Puedes olvidarte de su planificación y poner este proceso en piloto automático. Además, seguir un proceso formal y documentado le dará claridad y auditabilidad para cada tarea.
    Otro beneficio de automatizar formalmente tus procesos es que puede medir el rendimiento de toda la organización. Usando los KPI's y los datos objetivos que Flokzu proporciona, será más simple y rápido mejorar el rendimiento de la empresa.

    Risk evaluation process
  • Atención a puntos de venta y distribuidores

    Es vital para la empresa que los puntos de venta y los distribuidores tengan una forma fácil de solicitar material de marketing, muestras, muebles, etc. Puedes automatizar fácilmente estos procesos con una herramienta no-code/low-code. Sin consultoría externa, puedes modelar los procesos como creas mejor.

    Point of sale requests processes

¿Qué beneficios obtendré?

Vivimos en un contexto global de hiperautomatización, donde se deja que el software realice todas las tareas que sea posible. Automatizar los flujos de trabajo con Flokzu Workflow en la Nube, se enmarca en esta tendencia, siendo un elemento clave para la eficiencia de la organización, y por ende para su supervivencia, competitividad y crecimiento.

Existen muchos beneficios, entre los que destacan:

Mejorar los resultados de la organización

dada una mayor productividad de las personas y una reducción de los costos asociados a tareas manuales y repetitivas.

Atraer y retener a los mejores empleados

al no sobrecargarse con tareas aburridas, y que puedan focalizar en las que agregan más valor.

Mejor atención a los clientes

ya que la información fluye y está disponible para informarlo, se respetan los plazos de cada tarea y se entregan los productos y servicios en tiempo.

Mayor cumplimiento de normas

dado que los flujos funcionan como fueron definidos, sin apartarse de su diseño.

Escalabilidad

al tener formalizados los flujos de trabajo se puede aumentar la producción y el número de personas y todo seguirá funcionando.

Acceso a nuevos mercados

La total digitalización de la operativa facilita capturar nuevos clientes de otras regiones o nichos de actividad.

Trabajo remoto y asíncrono

Ser 100% digital permite que sea remoto. Que cada tarea incluya su contexto permite trabajar en diferentes horarios (asíncronamente). Los KPI’s permiten orientarse a resultados (al no poder “ver” a las personas trabajar)

Autonomía

Modela tus procesos según la compañía lo necesite, y adaptalos cómo tu quieras. Con tecnología low-code/no-code, podrás automatizar cualquier proceso sin conocimiento en IT o consultorías externas.

Espacio de trabajo colaborativo

Configura Equipos para que trabajen en un proceso particular, o gestionen un departamento de negocio. Esta herramienta permite el trabajo en equipo, colaborativo, remoto y asíncrono, asegurando resultados.

¿Cuál es el futuro de estas tecnologías?

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La reconocida consultora tecnológica Gartner, afirma que la hiperautomatización seguirá posicionándose como una de las tendencias tecnológicas principales para 2021, basándose como pilar fundamental en la automatización de procesos y flujos de trabajo, y montando sobre ella otras tecnologías basadas en inteligencia artificial. En particular, en su informe de Abril de 2021, Gartner prevé que para 2024, las organizaciones reducirán los costes operativos en un 30% al combinar las tecnologías de hiperautomatización con procesos operativos rediseñados.

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