Historicamente, os esforços de otimização em empresas de manufatura estavam focados nos processos de produção. Em geral, todas as indústrias têm seus processos de produção otimizados, medidos e controlados. Mas nem todos os processos administrativos na manufatura são otimizados.
Os processos de apoio, ou processos administrativos, têm sido deixados de lado e geralmente executados de forma subótima. Isto implica em mais pessoal para executá-los (com o conseqüente aumento dos custos indiretos). Isso também significa que o serviço do cliente, distribuidores e fornecedores é lento. Melhorar estes processos, automatizando-os com uma Suite BPM (Destão de Procesos de Negocios), implica gerar uma vantagem competitiva legítima para as empresas fabricantes.
Vimos em muitos de nossos clientes que é possível aumentar a competitividade das empresas de manufatura através da automatização de seus processos administrativos.
Em Flokzu, temos um grande número de clientes no setor de manufatura. Na maioria dos casos, os processos que foram automatizados foram os administrativos. Os resultados são muito encorajadores e foram geradas melhorias na eficiência da maioria dos processos. Menos pessoas são necessárias para executá-los. Veremos alguns exemplos concretos.
O design de novos produtos
O projeto de novos produtos é um processo administrativo complexo em uma empresa fabricante, envolvendo muitas etapas e pessoas de diferentes áreas, como por exemplo:
- Área de inovação e basicamente qualquer funcionário, que propõe um novo produto.
- Área de engenharia que analisa sua viabilidade, protótipos e estimativas de custos.
- A área financeira que faz a análise correspondente.
- A área comercial que estima o mercado potencial, o preço sugerido, etc.
- A gerência, que analisa e aprova o novo produto.
- A área de marketing, que define os materiais para impulsionar as vendas.
Este processo é classificado como administrativo, pois não é um processo de produção, embora envolva claramente quase todas as áreas da empresa e um grande número de etapas. Vimos verdadeiros diagramas BPMN deste processo com mais de 100 tarefas de usuário. É claro que muitas delas são executadas em paralelo (usando gateways inclusivas), enquanto outras são seqüenciais.
O enorme benefício de automatizar este processo é poder acelerar ao máximo o projeto e o lançamento de novos produtos. Desta forma, a empresa pode atender melhor às necessidades do mercado e responder efetivamente à concorrência. Ambos os elementos são vitais para a sobrevivência e o crescimento.
A modificação dos produtos existentes.
Relacionada com o processo acima está a modificação de produtos existentes. Este é outro processo administrativo típico, que também requer um grande número de etapas, dependendo do grau de modificação do produto.
Assim como no processamento de novos produtos, é possível executar este processo manualmente. Na verdade, muitas indústrias ainda o fazem, confiando em e-mails e planilhas (como o MS Excel) para acompanhar as tarefas envolvidas. Qualquer pessoa que tenha participado de um processo sob estas condições concordará que ele é tedioso, sujeito a erros e, sobretudo, muito lento.
Ser capaz de modificar os produtos existentes, para atender às necessidades do mercado e às mudanças na concorrência é essencial para permanecer competitivo.
Saúde Ocupacional – HSE ou HSHE
Outra área onde os processos podem ser muito mais eficientes é HSE ou HSHE – Health, Safety, Security, Hygiene, and Environment (Saúde, Segurança, Higiene e Meio Ambiente). Um processo administrativo na manufatura pode ser tão relevante quanto salvar uma vida.
Como exemplos concretos, temos visto implementações notáveis do Flokzu em processos como:
- Lista de verificação da estação de trabalho. Um formulário eletrônico que cada operador preenche ao chegar em seu local de trabalho. Ele funciona como uma lista de verificação para garantir que ele tenha tudo o que precisa e que medidas de proteção adequadas. Em algumas organizações, este processo é chamado de “30 segundos” porque se pretende que não leve mais do que esse tempo para o operador se tudo estiver correto. Naturalmente, se tudo não estiver correto em sua estação de trabalho, este processo irá escalar para supervisores e gerentes para que tomem medidas corretivas e preventivas.
- A entrega do equipamento de proteção individual (EPI) é registrada e assinada pelo operador, dando sua aceitação. Esta documentação é armazenada historicamente, permitindo buscas em texto completo. Cada registro pode incluir todos os elementos de proteção (por exemplo, capacete, botas, luvas, óculos de proteção, etc.), incluindo fotos.
- Treinamento e educação no processo de normas de segurança e proteção permitem documentar cada treinamento e a lista de operadores que participam e, se houver, suas avaliações. O registro histórico é fundamental para tê-lo em formato digital para poder recuperá-lo quando necessário, de forma rápida e eficiente. Também pode incluir documentação de apoio, como registros fotográficos ou documentos assinados pelos participantes.
- Ações corretivas imediatas e ações preventivas. Processo de registro e acompanhamento de ações corretivas e preventivas para garantir o cumprimento das normas de Segurança Ocupacional e HSE da organização. Normalmente, estes processos também incluem a verificação da eficácia das medidas. No entanto, esta verificação é feita muito mais tarde, portanto, os recursos de tempo e alerta do Flokzu são essenciais para garantir que as verificações não sejam esquecidas.
- Análise de incidentes e acidentes. Quando um incidente ou acidente ocorre, ele deve ser documentado, e um processo de análise das causas lançado para evitar que ele ocorra novamente. É crucial que este processo seja automatizado e que todas as suas pistas de auditoria sejam armazenadas.
Outros processos administrativos na manufatura
Encontrar exemplos concreto de processos administrativos na manufatura automatizado bem não é difícil. Temos vários em diferentes países e tipos de empresas:
- Para indústrias que produzem produtos sob medida, o processo de controle de ordens de trabalho, com seus planos e instruções, até a entrega ao cliente.
- Planos de melhoria de instalações, análise de orçamento, aprovação e controle de execução.
- Reclamações, reclamações e sugestões dos clientes. Na indústria alimentícia, por exemplo, serve como um complemento aos sistemas de garantia de qualidade dos produtos.
- Contratos com clientes e fornecedores. Fácil acesso às condições, versões e monitoramento das renovações.
- Pedidos de Licenças de Pessoal, tanto permanentes como temporárias, para férias anuais programadas, ou licenças extraordinárias (doença, estudo, etc.).
- En general, una gran cantidad de procesos administrativos de recursos humanos.
- Apoio à gestão. Proposta de temas para a Diretoria, distribuição da agenda aos diretores e resoluções.
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