Manutenção de edifícios. Checklist & Workflow

A manutenção de edifícios refere-se às atividades empreendidas para preservar e restaurar a funcionalidade de imóveis residenciais e comerciais. E isso pode ser uma tarefa incômoda. Cometer erros, esquecer certas tarefas ou negligenciar outras pode ter conseqüências, em alguns casos muito custosas e incômodas para os usuários da construção. Neste artigo apresentamos um processo automatizado, que resolve completamente a revisão periódica das listas de verificação (checklist) para a manutenção dos edifícios, propõe a automatização desse processo e também escalona os casos que o requerem.

O problema de não prevenir problemas em edifícios.

O dreno ficou cheio de folhas, entupido e a garagem inundada? O filtro de ar condicionado nunca foi limpo e agora que está insuportavelmente quente, já não esfria? houve um incidente de segurança e as câmeras de CFTV não estavam gravando?

Se você já teve que fazer ou responder a estas perguntas, você sabe como elas são desconfortáveis. Especialmente porque a manutenção insuficiente ou inadequada dos edifícios tem conseqüências muito incômodas e, em alguns casos, graves. É sempre muito mais fácil, mais barato e mais eficiente prevenir do que reparar.

A lista de verificação como uma ferramenta chave.

O elemento-chave para uma manutenção adequada do edifício, seja para edifícios residenciais ou de escritórios, é uma lista de verificação (checklist):

  • Identifica de forma clara e precisa todas as atividades a serem realizadas.
  • Gera provas de que o controle foi realizado (pista de auditoria).
  • Ela deve evoluir com o tempo, incluindo novos elementos a serem verificados.
  • Serve como iniciador de planos de correção ou melhoria, proativamente (antes que o problema se concretize).

Em Flokzu é possível construir uma forma digital que funciona como uma lista de verificação, como mostrado na ilustração abaixo. É fundamental construí-lo rapidamente, sem programação (características low-code de Flokzu BPM) e por usuários comerciais (não necessariamente do Departamento de TI, sempre sobrecarregados com trabalho). E acima de tudo, é muito importante poder modificá-lo, para que possa evoluir à medida que novos controles forem sendo necessários.

O gerador de formulários do Flokzu permite “arrastar e soltar” os campos necessários, agrupá-los de acordo com diferentes critérios para facilitar o trabalho, e até mesmo marcar alguns como obrigatórios, enquanto outros serão editáveis, somente leitura ou diretamente escondidos.

Construção de um formulário de lista de verificação para manutenção de edifícios com Flokzu BPM.

O fluxo de trabalho de manutenção do edifício

O formulário com a lista de verificação deve ter um fluxo de trabalho associado. Quando tudo estiver correto (lista de verificação verificada em sua totalidade), o processo terminará imediatamente.

Por outro lado, quando elementos que não são corretos são detectados, as ações serão acionadas. Essas ações podem ser ações corretivas imediatas, ou planos de melhoria a médio/longo prazo, dependendo das características dos resultados.

Entretanto, ainda não falamos sobre o ponto mais provável e importante do fracasso: que a pessoa que deve completar a lista de verificação se esqueça de fazê-lo.

Em Flokzu, o processo pode ser programado para começar automaticamente, por exemplo, uma vez por semana. A lista de verificação será criada automaticamente e atribuída à pessoa responsável. Com alertas no caso de não ser concluído.

Como visto na ilustração abaixo, você simplesmente usa um Evento de Início de Tempo, que permite definir a freqüência, por exemplo, semanalmente. Por exemplo, toda terça-feira será iniciado o processo de Manutenção Predial, e a lista de verificação será atribuída à pessoa responsável na tarefa “Lista de verificação completa”. Observe no diagrama de exemplo (em notação BPMN), que se a lista de verificação não for completada dentro de 3 dias, uma notificação por e-mail será enviada à gerência para ação.

Construção de um fluxo de trabalho para processar a lista de verificação em um processo de manutenção de edifício com Flokzu BPM.

Além disso, dependendo dos valores de cada item a ser verificado na lista de verificação, ele pode ser escalonado para outras pessoas. Como exemplo, se a pessoa responsável completar a lista de verificação mas detectar que a “iluminação exterior” está quebrada, como mostrado na imagem seguinte, então toda a instância do processo poderia ser escalada para a tarefa “Resolver problemas e revisão da lista de verificação”, atribuída a outra pessoa.

Execução do processo, completando a lista de verificação do processo de manutenção do edifício com Flokzu BPM.

Após a tarefa “Resolver problemas e rever a lista de verificação”, o processo poderia terminar se a questão fosse resolvida. Mas também poderia continuar para outra etapa chamada “Desenvolver Plano Corretivo ou Preventivo”, se necessário, como pode ser visto no modelo do processo. Flokzu permite definir tantas etapas quantas forem necessárias para garantir que a manutenção do edifício seja feita, e também que quando houver problemas, eles sejam corrigidos e a solução seja validada para ser eficaz a longo prazo.

Evidências associadas com a lista de verificação

Um aspecto muito importante é a evidência dos resultados ao completar a lista de verificação. Flokzu permite anexar documentos e especialmente fotos, na aba “Anexos” de cada instância do processo. Estas fotos são muito úteis para a manutenção de grandes edifícios, onde pode haver um grande número de itens a serem verificados.

O responsável pela lista de verificação percorre o site com um tablet ou telefone celular, marcando o que está correto e fotografando o que não está. As provas se encontram ao lado do resto das informações, facilitando o processo subseqüente.

Anexar provas, neste caso, de uma luminária externa danificada, como parte do processo de Manutenção de edifício, Flokzu BPM.

Alerta se a lista de verificação não for completada ou se houver problemas a serem atendidos.

Os alertas automáticos no Flokzu permitem que os e-mails sejam acionados quando a lista de verificação (checklist) de manutenção do edifício não é completada dentro do tempo definido. Também é possível reatribuir a lista de verificação a outra pessoa se passarem muitos dias sem que ela esteja concluída, garantindo assim que a tarefa, de uma forma ou de outra, seja feita.

Além disso, nas condições do fluxo de trabalho é possível rever quais itens foram validados e quais não foram. Claramente, nem todos são de igual importância. Não é a mesma coisa se a fechadura da porta frontal estiver quebrada ou se uma lâmpada interna tiver queimado. Flokzu permite definir as condições de acordo com as quais os itens da lista de verificação não são verificados. Desta forma, é possível dar maior prioridade aos itens mais relevantes.

Conclusões.

O mais bonito de automatizar este processo é que ele só começa, por exemplo, todas as semanas. Desta forma, resolvemos o problema relevante de esquecer de realizar a manutenção dos edifícios. Além disso, Flokzu suporta a configuração completa do fluxo de trabalho após completar a lista de verificação, incluindo o escalonamento dos casos apropriados.

Como cada edifício tem características diferentes, a lista de verificação será diferente em cada caso. Flokzu permite que o formulário contendo a lista de verificação seja completamente definido por um usuário comercial (não dependendo do departamento de TI). Este aspecto é a chave para um tempo de implementação muito curto. E o processo pode evoluir no futuro, incorporando outros controles conforme necessário.

Finalmente, Flokzu apóia a definição de acordos de nível de serviço para as tarefas, ou seja, o tempo máximo para a conclusão. E caso isso não aconteça, re-designar a tarefa ou enviar alertas por e-mail. Este elemento complementa os anteriores para oferecer uma solução completa que evita os problemas, às vezes graves, de não realizar a manutenção dos edifícios em tempo hábil.