Paralisia por análise na escolha do processo a ser automatizado ou digitalizado.

A paralisia por análise aplica-se a qualquer projeto tecnológico no qual não podemos avançar nem mesmo na construção de um primeiro piloto ou protótipo devido a análises e estudos prévios excessivos. Quando trabalhamos na digitalização e automação de processos com uma suíte de Business Process Management (BPM), pode ocorrer exatamente o mesmo problema.

Neste artigo propomos técnicas e sugestões concretas para desbloquear e avançar com o primeiro processo. Uma vez que o primeiro processo tenha sido escolhido e implementado, geralmente é mais fácil escolher os próximos. Mas, por outro lado, se a implementação desse primeiro processo falhar, então será muito difícil ter um segundo processo. Em outras palavras, a escolha do primeiro processo é crítica. E isso claramente não ajuda a aliviar a paralisia através da análise…

Razões para a paralisia por análise

Quando falamos especificamente em automatizar e digitalizar processos comerciais, a paralisia por análise, na maioria dos casos, ocorre por uma destas razões:

  • A lista de processos é muito longa, temos dificuldade para escolher o primeiro processo.
  • A lista de processos está vazia.
  • Os processos de candidatura são muito complexos.
  • A automação dos processos candidatos não agrega valor suficiente ao negócio.
A paralisia por análise nos impede de avançar com as iniciativas de digitalização de processos.

Critérios de seleção para o primeiro processo a ser automatizado

Para resolver a paralisia por análise e as quatro situações descritas acima, precisamos, antes de mais nada, de um critério de decisão. O primeiro processo a ser implementado deve ser um processo que equilibre a complexidade com o valor que ela agrega ao negócio.

O equilíbrio entre a complexidade e o valor que agrega ao negócio é a chave para escolher o primeiro processo e evitar a paralisia da análise.

Este equilíbrio nos permitirá entregar o processo em um tempo razoável, mostrando resultados concretos. Para conseguir isto, é essencial que não seja excessivamente complexo. Mas, ao mesmo tempo, deve ser um processo que seja relevante para o negócio e que sua automação produza resultados concretos, mensuráveis ou pelo menos evidentes. Naturalmente, o equilíbrio destas duas dimensões é a chave para o sucesso na escolha do primeiro processo. Aqui estão algumas técnicas concretas.

Se a lista de processos candidatos for muito longa…

Ter um critério de seleção bem definido ajuda a reduzir a lista. Para cada processo da lista, acrescente duas colunas. Uma que estima a complexidade de sua automação. E a segunda que estima o valor que sua automação acrescentaria ao negócio. Vamos descartar todos aqueles com alta complexidade, e todos aqueles com baixa contribuição de valor comercial.

Se a lista de processos candidatos estiver vazia…

É aconselhável realizar uma sessão de brainstorming com representantes de diferentes áreas da empresa para identificar os processos que estão sendo realizados manualmente, por e-mail, pelo WhatsApp, ou usando planilhas Excel. Exemplos de processos predefinidos que têm sido úteis em outras áreas ou empresas do setor podem ser usados como estímulo para idéias (aqui exemplos de recursos humanos, manufatura, finanças). Esta reunião deve resultar em uma lista de processos candidatos para automação.

Se os processos candidatos são muito complexos….

Avaliar se temos uma maneira de simplificá-los, pelo menos para a primeira versão. Aqui estão alguns elementos inerentemente complexos, que podem ser evitados para o piloto inicial ou protótipo:

  • Eliminar integrações com sistemas legados. Estas podem ser implementadas em uma segunda etapa, e a comunicação entre sistemas pode ser feita manualmente. Quando o processo funciona, recursos podem ser obtidos para estas integrações.
  • Se a complexidade surgir porque há pessoas que não apóiam o projeto de digitalização do processo, elas podem ser deixadas de fora para esta primeira etapa. Quando funcionar e houver resultados concretos, eles serão adicionados. É sempre aconselhável que o primeiro piloto envolva pessoas que estejam comprometidas com seu sucesso.
  • Não considerar casos limite / improváveis. Enfoque no curso básico, mais comum e provável do processo. Em uma segunda etapa haverá tempo para considerar todas as alternativas, menos freqüentes, mas geralmente mais complexas.

Se não agregarem valor suficiente ao negócio…

Este é o cenário mais complexo a ser resolvido. Se os processos não agregarem valor suficiente ao negócio, sua implementação será percebida como uma perda de tempo, com um alto custo de oportunidade.

Como exemplo concreto, imaginemos que um processo é executado 3 vezes por ano, envolve 5 pessoas, leva 1 hora de cada uma delas e se leva um par de horas ou dias mais que o normal, não há conseqüências. Neste caso, sua implementação, mesmo que obtenha resultados relativos impressionantes (redução pela metade das horas das pessoas, redução de 30% do tempo do processo, etc.), não se justifica. Porque a magnitude dos resultados para o negócio não justifica o investimento de horas em sua automação, nem em licenças para o BPM Suite utilizado, nem no treinamento de pessoas para utilizá-los.

Considerando que é muito difícil converter um processo irrelevante em um processo que agregue valor significativo ao negócio, é recomendável não tentar. E voltar ao cenário da “lista de candidatos vazia” para procurar outro processo cuja automação agregue valor ao negócio.

Mostrar resultados rápidos: o golpe de misericórdia.
Uma vez escolhido o primeiro processo a ser automatizado, você resolveu o principal problema de paralisia da análise. Agora podemos começar a trabalhar. Mas este jogo ainda não está ganho. É absolutamente essencial ser capaz de se mover rapidamente e mostrar resultados.

Resultados visíveis, positivos e tangíveis dão confiança e motivação àqueles que estão se automatizando. Mas eles também geram apoio dos chefes e gerentes que estão continuamente avaliando a iniciativa de digitalização do processo. E como se isso não fosse suficiente, eles também ajudam a convencer os céticos a apoiar a iniciativa e agregar valor a ela.

Para mostrar resultados rapidamente, deve ser utilizada uma ferramenta de gerenciamento de processos de código baixo / sem código, como o Flokzu, que permite a automação sem programação. Isto acelera significativamente o ciclo de modelagem e disponibilização de novos processos digitais para os usuários.

Uma vez que os resultados sejam evidentes, a iniciativa pode dar mais um passo à frente e passar à fase dois. Na fase dois, podem ser feitas tentativas de trazer detratores a bordo, podem ser acrescentadas integrações e podem ser cobertos casos complexos de bordas, todos os elementos deixados de fora na fase inicial.

Conclusão

A paralisia por análise nos impede de progredir na digitalização e automatização dos processos de negócios. Para superá-lo, é importante ter critérios claros para priorizar os processos, que devem ser aqueles que agregam valor ao negócio, mas não são muito complexos para serem implementados. Uma vez escolhido o primeiro processo, sua automação deve estar em um pacote BPM de código baixo / sem código. Neste contexto, Flokzu permite que o novo processo digitalizado seja modelado e disponibilizado aos usuários em horas ou dias (ao invés de semanas ou meses), sem programação ou configurações complexas.