Transparência nos processos da indústria da construção.

A construção como uma área de atividade apresenta desafios em várias dimensões. Neste artigo vamos nos concentrar nos processos e fluxos de trabalho administrativos e de apoio (não de construção propriamente dita), procurando maximizar a transparência nos processos da indústria da construção.

Introdução

A construção é complexa por diferentes razões, desde o risco inerente a suas atividades, as intensas exigências de capital, os aspectos regulatórios, a sensibilidade às flutuações do mercado, a concorrência muito alta que reduz as margens, etc. Neste contexto, é muito importante ter a mais alta eficiência e transparência nos processos da indústria da construção para garantir o cumprimento de todos os regulamentos e ao mesmo tempo ser o mais competitivo possível.

Historicamente, os processos de cotação e construção têm sido otimizados em detrimento de outros processos administrativos e de apoio. Há otimizações viáveis, que requerem pouco investimento, que trarão maior eficiência, reduzirão reclamações e problemas e aumentarão as margens operacionais.

Este artigo está dividido em cinco áreas temáticas, onde identificamos esses processos administrativos, e veremos como, digitalizando-os, é possível obter benefícios tangíveis que, ao final do dia, afetarão positivamente o resultado final.

Segurança Ocupacional – HSHE

Na área de Saúde, Segurança, Saúde, Higiene e Meio Ambiente (HSHE ou HSE), há várias tarefas que podem ser tornadas mais eficientes através da digitalização e automação.

Vejamos alguns exemplos concretos.

• Prevenção. Materiais e treinamento
  • Processo de entrega de materiais de prevenção aos funcionários (capacetes, luvas, botas, arnês, etc.). Este processo torna possível registrar a entrega e a conformidade do destinatário. Além disso, permite a definição de alertas para substituir materiais após um certo tempo ou após sua vida útil. E também permite a definição de alertas para verificar periodicamente se a pessoa ainda tem os materiais e se eles estão em boas condições. Tudo isso constitui um registro histórico relevante.
  • Processo de planejamento e execução de treinamento (por exemplo, em “Atividades em Altura”), com o registro das pessoas presentes, sua conformidade e, eventualmente, a avaliação do aprendizado.Reprime o não cumprimento das medidas de proteção, gerando um registro que permite a melhoria incremental do cumprimento das medidas.
• Identificação e gestão de riscos à saúde e segurança.
  • Processo de revisão das operações e identificação de riscos. Uma aplicação concreta deste processo está no local, onde um operador com um tablet ou telefone celular anda por aí e entrevista pessoas, identificando riscos e registrando-os imediatamente. Estes riscos identificados seguem então um fluxo de avaliação e aprovação, que pode levar a ações corretivas imediatas ou planos de melhoria a médio prazo.
  • A ação corretiva imediata é um processo que pode ser iniciado a qualquer momento e permite uma resposta rápida a um risco ou incidente. Geralmente consiste de várias etapas, incluindo a implementação da ação corretiva, a verificação de sua eficácia e a avaliação da necessidade de um plano de melhoria subseqüente.
  • Os planos de melhoria são um processo que é executado com um horizonte de médio ou longo prazo, buscando introduzir melhorias estruturais ou mudanças significativas nas operações. Geralmente inclui uma etapa de planejamento, uma etapa de implementação e depois uma verificação de que as medidas foram efetivamente implementadas.
• Fornecer consultoria e acompanhamento competentes.
  • Embora o conselho de especialistas em segurança esteja disponível, muitas vezes não é facilmente acessível às pessoas espalhadas por vários locais e localidades. Um processo extremamente útil é o processo de “Consulta HSE”, que permite que qualquer pessoa faça consultas, as mande documentar, seja designada a um especialista em segurança, que responderá a elas. Além disso, este processo permite definir alertas automáticos para dar seguimento a esse conselho. Por exemplo, se um operador perguntou sobre materiais para trabalhar em altura, é importante que alguns dias após responder suas perguntas, a questão seja acompanhada e verificada para ver se os materiais e o treinamento para trabalhar em altura estão disponíveis.
• Monitorar, relatar e revisar o desempenho.
  • Como em qualquer sistema de melhoria contínua, os resultados obtidos devem ser revistos para tirar conclusões e continuar a melhorar. Todos os processos explicados acima, apresentam indicadores e informações úteis para análise e tomada de decisão. Isto, que parece óbvio quando os processos são digitalizados, é muito difícil de conseguir com processos manuais, ou quando o acompanhamento dos problemas é feito através de planilhas Excel ou e-mails.

A digitalização e formalização destes processos gerará um grande avanço na transparência da empresa na gestão da Saúde e Segurança Ocupacional. As empresas com processos automatizados de SMS podem prevenir melhor, gerenciar incidentes, acompanhar as melhorias planejadas e ter trilhas de auditoria de todas as atividades realizadas

Não entraremos nos benefícios de uma política adequada de saúde e segurança ocupacional, pois os enormes benefícios que ela proporciona em todas as dimensões, humana, estratégica e econômica, já foram amplamente demonstrados.

Recursos Humanos – RH

Também na área de recursos humanos, há enormes benefícios potenciais na digitalização de seus processos essenciais. Mas, em particular, a transparência dos processos na indústria da construção é fundamental, pois tantas pessoas são empregadas, tornando sua gestão uma parte muito importante do negócio.

Neste artigo específico de RH você encontrará informações detalhadas, exemplos e diagramas de processos utilizados por centenas de organizações clientes da Flokzu em diferentes continentes. Abaixo resumimos alguns dos processos que foram mais adotados e mais bem sucedidos pelas empresas do setor da construção civil:

• A candidatura, através da qual é utilizado um formulário público onde o interessado preenche seus dados pessoais, anexa um CV se aplicável, e depois segue todo o processo de avaliação/entrevista até que seja tomada a decisão de contratá-lo.
• Onboarding, um processo chave pelo qual a pessoa é apresentada ao trabalho, treinada em medidas de segurança e proteção, dados os materiais necessários, sendo feito um registro de todas essas atividades.
• Avisos / reprimendas, pois nem tudo corre como esperado, e nem todos se comportam como esperado. Este processo é fundamental para sinalizar e registrar antecedentes, assim como para desencadear ações corretivas oportunas. Ter este processo automatizado permite não só ter um registro histórico, mas também escalar as questões que o exigem, acionar alertas para acompanhar e gerar indicadores (KPIs) do processo para tomar medidas de longo prazo.
• Ausências imprevistas, para ter um registro rápido e de fácil utilização das ausências, permitindo sua correta gestão. Mas também, para gerar um histórico para cada funcionário, para prestar contas das ausências não planejadas e as razões para elas.
• Pedidos de adiantamento, para os quais é possível reduzir os custos de gerenciamento associados, por um processo diretamente acessível ao interessado (sem ter que ir ao RH e usar o valioso tempo de escritório), para descobrir a resolução por e-mail (novamente reduzindo os tempos de gerenciamento).

A digitalização destes processos proporciona total transparência destes processos, incluindo trilhas de auditoria. Mas também reduz significativamente a carga sobre a equipe de RH, permitindo-lhes servir mais pessoas com a mesma equipe, reduzindo assim os custos indiretos de cada trabalho, e assim melhorando a margem operacional.

Administração

Particularmente na área da administração, é muito importante garantir a transparência nos processos da indústria da construção. A título de exemplo, alguns processos que podem ser melhorados através da digitalização:

• Avaliação e registro de fornecedores, através de um processo formal que garante que todas as etapas e controles necessários sejam cumpridos. Um processo automatizado tornará mais fácil garantir que a documentação necessária seja fornecida. Além disso, podem ser emitidos alertas periódicos (por exemplo, anualmente) para avaliação do fornecedor, com a obrigação de entrar com esta avaliação no sistema.
• Pedidos de cotação, o que garante que todos os fornecedores recebam o mesmo pedido de cotação e carreguem suas ofertas em um único sistema rastreável, acessível a todos os interessados, evitando a troca de e-mails pessoais ou WhatsApp.
• Registro de empresas terceirizadas, onde toda a documentação relacionada pode ser avaliada e armazenada, por exemplo, o cumprimento das normas de contratação e segurança, etc. Além das trilhas de auditoria que Flokzu salvará automaticamente, é possível configurar alertas para lançar revisões periódicas, solicitar que a documentação seja atualizada, etc.

Projetos de investimento

Para projetos de investimento, é extremamente importante ter processos bem definidos que proporcionem total transparência em sua gestão. Exemplos concretos destes são

• Screening do investidor (KYC – Know Your Customer), um processo pelo qual é feita a triagem necessária dos investidores potenciais, é armazenada a documentação relacionada, etc. Além disso, podem ser criados alertas para revisar e atualizar as informações de tempos em tempos.
• Avaliação do projeto, através da qual as diferentes oportunidades de investimento são analisadas e um fluxo de análise e aprovação é seguido, durante o qual todas as informações são anexadas em Flokzu, que está disponível em um único lugar para todos os envolvidos.
• Comunicação ao investidor, onde atualizações e comunicações são elaboradas, revisadas e enviadas aos investidores, com informações relevantes, tais como progresso do trabalho, desvios, requisitos de financiamento, etc.

Serviço Pós-venda

A parte mais importante de um bom serviço pós-venda é fornecer soluções para problemas, e um acompanhamento adequado à satisfação do cliente. Para isso, é fundamental ter um processo formal, onde as solicitações de serviço pós-venda sejam recebidas, e que esse processo não termine até que o cliente tenha realmente recebido uma resposta adequada. As etapas típicas de um processo de serviço pós-venda em Flokzu poderiam ser:

• Recepção de solicitações ou reclamações, utilizando um formulário público, que já obtém todas as informações e fotos relevantes de uma só vez (evitando custosos para frente e para trás para obter informações).
• Análise de cada reclamação, com um acordo de nível de serviço (SLA) apropriado, a fim de responder ao cliente em tempo hábil.
• Alertas, de modo que se não forem cumpridas as SLAs, o incidente é encaminhado ao coordenador de serviço e podem ser tomadas medidas corretivas.
• Notificações automáticas ao cliente à medida que a resolução do problema avança, reduzindo significativamente suas ligações ou visitas ao escritório e, portanto, permitindo que a equipe de pós-venda seja reduzida.
• Acompanhamento após a solução do problema, assegurando que o mesmo foi satisfatório e que o cliente está satisfeito.

Conclusões

A transparência nos processos da indústria da construção é fundamental para reduzir os riscos e também para melhorar as margens. Neste artigo nos concentramos nos processos administrativos e de apoio, que historicamente não têm sido o foco dos esforços para melhorá-los e torná-los mais eficientes. Mostramos que em pelo menos 5 áreas de qualquer empresa de construção, Segurança Ocupacional, Recursos Humanos, Administração, Projetos de Investimento e Serviço Pós-Venda, Flokzu facilitaria melhorias significativas na transparência e margem operacional. Ambos, graças à digitalização dos processos administrativos e de apoio aos negócios. Usando a tecnologia sem código de Flokzu, é possível realizar esta digitalização em um tempo muito curto e, portanto, a custos baixos. Além disso, esta tarefa pode ser realizada pelos próprios profissionais da construtora, sem a necessidade de consultoria externa, um aspecto fundamental para garantir a evolução futura e a manutenção dos processos.