O que é BPMN (Modelo e Notação de Processo de Negócios)

O que é BPMN?

Se os processos tivessem um idioma oficial, esse idioma seria BPMN (Business Process Modeling Notation in English). A notação de modelagem de processos de negócios (BPMN) é uma representação gráfica padrão dos processos e fluxos de trabalho de uma empresa. É um fluxograma que representa os participantes, as opções e o direcionamento desses processos por meio de gráficos e imagens padronizadas. O BPMN é um padrão propagado e publicado pela OMG.

Os gráficos usados ​​no BPMN são criados para serem intrincados, mas fáceis de ler. Tão simples que você não precisa de conhecimentos de informática para entendê-los. Sua simplicidade permite que executivos, analistas e funcionários de implementação de tecnologia usem o mesmo gráfico para promover otimização e digitalização. Foi-se o tempo em que os processos de negócios exigiam milhares de documentos e arquivos separados.

Em resumo, a modelagem e notação de processos de negócios (BPMN) descreve as etapas de um processo de negócios, os participantes desses processos, as regras de negócios e os documentos envolvidos.

 

Se você gostaria de ler um resumo geral do BPMN, clique aqui.

Quando utilizar BPMN

Independentemente do valor de uma ferramenta, saber exatamente quando usá-la é muito mais essencial.

Ao descrever um processo de negócios, você pode decidir fazê-lo por meio de vários métodos. Normalmente, o mais útil é um diagrama pictórico, ou seja, usar imagens para descrever os diferentes elementos do processo. Embora existam diferentes opções de diagramas pictóricos, o padrão BPMN (Process Modeling Notation) é o mais recomendado.

Assim como os fluxogramas, uma ferramenta de BPM pode ser usada em vários estágios do ciclo de vida de um projeto. Por exemplo, pode ser usado no início do projeto para entender seu estado atual. Além disso, à medida que o projeto avança e começa a tomar forma, um modelo “To-Be” pode ser desenvolvido. O BPMN é usado quando é fundamental visualizar as etapas necessárias para concluir um determinado projeto, a ordem em que devem ser executadas e quem está encarregado de realizar cada tarefa.

Aqui estão alguns cenários onde o BPMN pode ser usado:

  • O processo de negócios pode ser modelado formalmente para facilitar a descrição e compreensão por outros (outros profissionais da mesma organização ou qualquer outro analista). O responsável pelo seu processo empresarial conhece todas as etapas e as pessoas envolvidas. No entanto, pode ser difícil comunicar essas informações a outras pessoas. O BPMN ajuda a extrair suas informações e traduzi-las em um diagrama.
  • Executar esses processos é um recurso vital do padrão BPMN. Você pode usar um mecanismo BPMN para pegar sua modelagem e executá-la sem programação. 
  • Compartilhe, descubra e melhore seus processos de negócios. Ao documentar como o processo funciona, você pode posteriormente compartilhar essas informações e discuti-las com outros membros da equipe. Uma funcionalidade vital em muitas ferramentas é permitir que você compartilhe facilmente o diagrama. Não há dúvida de que um modelo de negócios é realmente abstrato. Ainda assim, essa abstração é necessária para discutir e melhorar os processos de negócios.

Objetivos do BPMN

Depois de fazer a pergunta “O que é BPMN?“, pode-se também ficar tentado a fazer perguntas complementares sobre para que serve. Então aqui vamos apresentar três objetivos principais desta ferramenta.

  1. O objetivo principal do BPMN é fornecer um conjunto de artefatos que podem ser usados ​​para descrever adequada e completamente um processo de negócios. Qualquer usuário comercial pode usá-lo. Você não precisa de ajuda de desenvolvedores de computador, programação ou qualquer conhecimento de TI. Colegas de RH, sucesso do cliente e qualquer departamento podem usar essa tecnologia.

  2. O segundo objetivo relevante em BPMN é o quão completo ele é. O que queremos dizer com isso? Isso significa que os usuários de negócios podem modelar todos os processos de negócios, independentemente de sua complexidade. Eles têm um conjunto completo de artefatos que permitem descrever totalmente o comportamento do seu processo de negócios.

  3. Por último, seja um padrão mundial. A maioria das pessoas que trabalham com processos ao redor do mundo conhece e utiliza esse padrão.

Perspectivas do BPMN

Quanto às linguagens de modelagem, nenhuma é tão significativa quanto o BPMN. Foi amplamente adotado em todo o mundo como padrão formal desde antes de ser propagado pelo Object Management Group (OMG). A introdução do BPMN mudou a maneira de modelar processos de negócios. Ele produziu um padrão mais abrangente para modelagem de processos de negócios, adotando uma coleção mais ampla de símbolos e notações para diagramas de processos de negócios.

É de se esperar que o BPMN continue a crescer e ser adotado em todo o mundo. Goste ou não, estamos entrando em uma era hiper automatizada. Mais e mais organizações usarão essa notação para melhorar sua competitividade. Nesse ambiente hiper automatizado, a modelagem de processos de negócios é apenas o primeiro passo. As organizações precisam dele para agregar inteligência aos seus processos, seja AI, chatbot, etc. Primeiro, cada negócio é modelado e, em seguida, as etapas podem ser substituídas por artefatos inteligentes.

Como funciona o BPMN

Como já dissemos, um diagrama BPMN é um diagrama gráfico que permite aos usuários de negócios modelar e automatizar seus processos de negócios usando diferentes artefatos. Embora alguns widgets sejam extremamente fáceis de usar, outros podem ser mais sofisticados e complexos. O último pode exigir treinamento extensivo e uma compreensão de seus prós e contras e capacidades para usá-los com mais eficácia.

No entanto, a ampla acessibilidade do BPMN tornou possível criar um modelo de processo de negócios eficiente e detalhado, mesmo sem entender completamente os artefatos mais complexos. Tudo o que é necessário é que você conheça os fundamentos de como o BPMN funciona e, após este artigo, você será um especialista.

A generic BPM diagram.

Um diagrama genérico de modelagem de processos de negócios.

A business process model made using simple artifacts and notations. This model showcases a Business Process Proposal process.

Uma modelagem de processo de negócios feita usando artefatos e notações simples. Este modelo mostra um processo de Proposta de Processo de Negócios.

 

A linguagem BPMN é baseada em fluxogramas e notações gráficas. As notações podem ser separadas em quatro categorias para diagramação:

  • Objetos de fluxo: Elementos descritivos usados para descrever um processo, como eventos, atividades e passagens. Os processos começam com um evento de início, seguido de atividades/tarefas e passagens (pontos de decisão), e terminam com um evento final. Os processos complexos também incorporam subprocessos e eventos intermediários, assim como vários tipos de passagens para demonstrar como avançar o fluxo de trabalho através do diagrama. Por exemplo, uma passagem exclusiva só tem uma opção de movimento. Contudo, uma passagem inclusiva oferece possibilidades baseadas na seleção realizada na passagem.
  • Conexão de objeto: Símbolos usados ​​para vincular objetos de fluxo, como fluxos de mensagens, fluxos de sequência e associações. Os fluxos são ilustrados por linhas tracejadas ou setas retas, enquanto as associações são representadas por uma linha pontilhada para indicar que determinados documentos ou artefatos estão associados a um evento ou gateway específico.
  • Swimlanes: São recipientes que separam um conjunto de atividades de outro, como piscinas e raias. Os pools são os principais participantes de um processo ilustrado por meio de um diagrama BPMN. Um pool diferente pode representar uma organização, departamento ou consumidor diferente envolvido no processo. As raias dentro do pool representam as atividades e o fluxo de uma determinada função de trabalho ou participante, identificando quem é responsável por várias etapas em um processo.
  • Artefatos: informações adicionais sobre o fluxo de trabalho, como objetos de dados, grupos e anotações. Um objeto de dados representa os dados necessários para uma atividade, um grupo representa um agrupamento lógico de atividades e uma anotação descreve o que acontece em uma área específica do diagrama. É a informação necessária ou gerada para realizar um processo de negócio. Inclui entradas de dados, saídas de dados, objetos de dados e repositórios de dados.

Por outro lado, você pode usar todos os artefatos para modelar comportamentos de conjunto muito complexos e avançados de seus processos. Para isso, o BPMN fornece diversos artefatos que permitem modelar situações muito complexas. Conforme mencionado acima, esses artefatos são mais complexos de entender e usar, mas dominar esses artefatos pode gerar maior flexibilidade e versatilidade para seus modelos de processos de negócios.

Tipos de diagramas BPMN

Os diagramas BPMN podem ser diagramas simples ou complexos que podem representar as complexidades envolvidas em processos internos e externos. Eles são geralmente classificados em três categorias. Que são:

  • Diagrama de Colaboração: mostra as interações entre dois ou mais processos usando mais de um pool. O diagrama de colaboração concentra-se no trabalho realizado por cada pool e as mensagens podem ser enviadas entre eles.
  • Diagrama de Coreografia: Mostra as interações entre dois ou mais participantes. O diagrama de coreografia pode ser incluído na colaboração adicionando tarefas e sequências que definem ainda mais como os participantes interagem. Além disso, este diagrama pode ser ampliado com sub-coreografias.
  • Diagrama de conversação: um diagrama de conversação é uma versão simplificada de um diagrama de colaboração, mostrando um grupo de trocas de mensagens relacionadas em um processo de negócios. Além disso, o diagrama de conversação pode ser estendido com sub conversações.

Além desse meio formal de classificação de diagramas BPMN, existem outras formas de classificação mais amigáveis ​​aos negócios. Dessa forma, duas categorias são usadas para classificar os diagramas BPMN. Estes são:

  • Diagramas Simples: Esses diagramas geralmente são fáceis de entender porque usam o conjunto básico de artefatos. Esses artefatos incluem: a tarefa do usuário, a porta de entrada e o cronômetro usado para definir datas de vencimento ou eventos cronometrados, etc. Com diagramas simples, mesmo que o modelo de processo criado seja um diagrama grande, ele tende a ser fácil de entender.

A simple BPMN diagram using only a few sets of artifacts.

Um diagrama BPMN simples usando apenas alguns conjuntos de artefatos.

Diagramas Complexos: Por outro lado, os diagramas complexos usam o conjunto completo de artefatos que o padrão BPMN fornece. A vantagem de usar todos os artefatos é que permite que os usuários descrevam qualquer situação de negócios. Eles podem representar praticamente qualquer processo de negócios em uma empresa ou organização, mas o fazem sacrificando a facilidade de compreensão. Nesse caso, para entender o processo de negócios definido, o usuário deve ter amplo conhecimento de como todos os artefatos funcionam e interagem entre si.

A complex BPMN diagram using a large variety of artifacts.

Um diagrama BPMN complexo que usa uma ampla variedade de artefatos.

Na Flokzu, usamos diagramas simples e selecionamos cuidadosamente o subconjunto mais comum de artefatos BPMN usados ​​e representados na maioria dos cenários de negócios. Dessa forma, você pode criar e modelar um diagrama para a maioria dos processos administrativos usando apenas alguns artefatos do padrão BPMN. Por isso, criamos uma atmosfera inclusiva para todos os usuários de negócios apreciarem, discutirem e melhorarem seus processos.

Como mencionamos, a desvantagem potencial pode ser que certos processos de negócios excessivamente complexos são difíceis de modelar. De qualquer forma, tomamos essa decisão porque queremos acelerar substancialmente a automação dos processos de negócios para todos, não apenas para os profissionais de TI.

O valor do BPMN

Devido à sua ampla acessibilidade, a utilidade e o impacto do BPMN podem ser sentidos em quase todos os setores. Como resultado, o padrão BPMN tornou-se uma linguagem universal usada para representar muitos processos de negócios.

O valor do BPMN é que ele ajuda as organizações a fazer o seguinte:

  • Chegue a conclusões mais rápidas sobre processos atuais e futuros por meio de modelos inequívocos.
  • Facilite a análise abrangente e a melhoria das operações em toda a empresa.
  • Forneça uma biblioteca de fluxos de processo, definições de caso e regras de negócios para auxiliar no treinamento de novos funcionários.

Do Marketing ao Financeiro e às Vendas, o valor do BPMN não pode ser exagerado. Tomemos como exemplo um processo de integração no departamento de Recursos Humanos.

Em resumo, a incorporação de um novo colaborador costuma ser um processo típico dentro das organizações. Isso pode incluir a apresentação de sua função na empresa, a distribuição de material que você deve ler, visualizar ou assinar ou qualquer outra tarefa específica. Claro, há várias etapas envolvidas na integração de alguém em uma empresa, mas usando BPMN, um diagrama que representa cada etapa ao longo do caminho pode ser modelado com eficiência para garantir que seja o mais bem-sucedido possível, tornando-o uma melhoria tanto para o empregador quanto para como empregado.

BPM diagram depicting Onboarding process in HR Department.

Diagrama do modelo de processos de negócios que representa o processo de Onboarding no Departamento de Recursos Humanos.

O valor do BPMN também pode ser visto nos processos de uma empresa de manufatura. Vamos tomar como exemplo o processo de criação de um novo produto. Este complexo processo envolve numerosas etapas, como a concepção, financiamento e comercialização do referido produto, obtenção de documentação legal, distribuição do produto, etc. Além disso, algumas dessas tarefas precisam ser feitas simultaneamente.

Usando um diagrama BPMN, você conseguirá alinhar esse complexo processo para que todas as etapas envolvidas sejam mais ágeis e fáceis de realizar. Além disso, automatizar esse processo ajudará a organização a identificar gargalos nas operações para que possam ser tomadas as medidas adequadas para resolvê-los. Tudo isso pode resultar em maior eficácia e eficiência das operações de negócios e da organização.

Além disso, os diagramas BPMN ajudam as equipes a criar os documentos Extensible Markup Language (XML) necessários para realizar vários processos, como aprovações de contratos ou lembretes de relatórios financeiros mensais.

Elementos e Símbolos BPMN

Ao longo deste artigo, explicamos que o BPMN é um padrão completo que compreende um conjunto de artefatos. Aqui está uma lista completa dos artefatos:

Elementos

Descrição

Notação

Evento

Um Evento é algo que “acontece” durante um Processo ou Coreografia. Esses eventos afetam o fluxo do modelo e geralmente têm uma causa (gatilho) ou um impacto (resultado). Eventos são círculos com centros abertos que permitem marcadores internos distinguir entre diferentes gatilhos ou resultados. Eles são classificados em três tipos, dependendo do momento em que influenciam o fluxo: inicial, intermediário e final.

Atividade

Uma Atividade é um termo amplo para a atividade de uma empresa como parte de um Processo. Pode ser atômico ou não atômico (composto). Um Modelo de Processo contém dois tipos de Atividades: Subprocesso e Tarefa. Ambos os Processos e Coreografias comuns fazem uso de Atividades.

Passarela

Uma passarela é usada em um Processo e uma Coreografia para governar a divergência e a convergência dos Fluxos de Sequência. Como resultado, determinará a ramificação, bifurcação, fusão e união de rotas. Além disso, os indicadores internos indicarão o tipo de controle de comportamento.

Fluxo de Sequência

Um Fluxo de Sequência é usado para representar a sequência na qual as Atividades de um Processo e uma Coreografia são executadas.

Fluxo de Mensagens

Um fluxo de mensagens representa o fluxo de mensagens entre dois participantes que estão prontos para transmiti-las e recebê-las.

Associação

Uma Associação conecta informações e artefatos a elementos gráficos em BPMN. Uma ponta de seta na Associação indica a direção do fluxo (por exemplo, dados) quando apropriado.

Pool

Um Pool é a representação gráfica de um Participante em uma Colaboração.

Pista

Uma pista é uma subpartição dentro de um processo e pode abranger todo o comprimento do processo, tanto vertical quanto horizontalmente. As atividades são organizadas e categorizadas usando raias.

Objetos de Dados

Os objetos de dados contêm informações sobre as atividades que precisam ser executadas. Os objetos de dados podem representar um único objeto ou um grupo de objetos.

Mensagem

Uma Mensagem representa o conteúdo de uma comunicação entre dois Participantes.

Grupo (uma caixa em torno de um grupo de objetos da mesma categoria)

Um Grupo é uma coleção de elementos gráficos que pertencem à mesma Categoria. Este agrupamento não afeta os Fluxos de Sequência dentro do Grupo

Anotação de texto (anexada com uma associação)

As anotações de texto permitem que um modelador forneça informações de texto adicionais para um leitor de diagrama BPMN.

Dimensão do fluxo (por exemplo, início, intermediário, fim)

 

Início

Intermediário

Fim

 

O Início event é um evento de início onde um determinado processo ou coreografia começa

Um evento intermediário ocorre entre um evento inicial e um evento fim.

Um evento Fim indica onde um Processo ou Coreografia termina.

Tarefa (atômica)

Uma tarefa é uma atividade atômica que faz parte de um processo. Uma Tarefa é usada quando o trabalho no Processo não é dividido em um nível mais refinado de detalhes do Processo.

Processo/Subprocesso (não atômico)

Um Subprocesso é uma Atividade composta que faz parte de um Processo ou Coreografia. É complexo no sentido de poder ser subdividido em outros níveis de detalhamento (um Processo ou uma Coreografia) através de uma série de sub-Atividades.

Subproceso expandido

O limite do Subprocesso é expandido e você pode ver os detalhes (um Processo) dentro dele.

Fluxo Normal

O fluxo normal refere-se às linhas de fluxo de sequência que não começam com um evento intermediário vinculado ao limite de uma atividade.

Fluxo descontrolado

O fluxo descontrolado é definido como o fluxo que não é influenciado por nenhuma circunstância e não passa por um caminho de acesso.

Fluxo de Sequência

Um Fluxo de Sequência pode ter uma Expressão de Condição que é testada em tempo de execução para determinar se o Fluxo de Sequência será usado. Se o fluxo condicional sair de uma Activity, o Sequence Flow terá um mini-losango no início da conexão (veja a figura à direita). Se o fluxo condicional vier de uma passarela, a linha não terá um mini-diamante (consulte a figura na linha superior).

Fluxo Condicional

O fluxo condicional padrão é uma forma de fluxo para passarelas exclusivas controladas por dados ou passarelas inclusivas. Este fluxo só será usado se todos os outros fluxos condicionais de saída não forem verdadeiros no tempo de execução. Uma barra será inserida no início do Conector nesses Fluxos de Sequência (veja a figura à direita).

Fluxo de Mensagens

Um fluxo de mensagens representa o fluxo de mensagens entre dois participantes que estão prontos para enviá-las e recebê-las.

Fork

O termo “fork” ou “bifurcação” em BPMN refere-se à divisão de um caminho em dois ou mais caminhos paralelos (também conhecido como AND-Split). Este é um lugar no processo onde as operações podem ser executadas simultaneamente em vez de sequencialmente.

Existem duas opções:

  • Vários fluxos de sequência de saída podem ser usados ​​(consulte a figura superior direita). Isso ilustra o fluxo “descontrolado”, que é a opção preferida na maioria dos casos.
  • Uma passarela paralela pode ser usada (veja a figura abaixo à direita). Isso raramente é usado, geralmente em conjunto com outros Gateways.

Juntar

O termo “juntar” em BPMN refere-se à junção de dois ou mais caminhos paralelos em um único caminho.

 

Um gateway paralelo é usado para demonstrar a conexão de vários fluxos de sequência.

Decisão, ponto de ramificação

As decisões são portais dentro de um processo ou uma coreografia onde o fluxo de controle pode tomar um ou mais caminhos alternativos.

Baseado em Eventos 

Esta Decisão ilustra um ponto de ramificação no Processo ou Coreografia onde as Alternativas são baseadas em um Evento ocorrendo naquele momento. O Evento específico, normalmente a recepção de uma Mensagem, define qual dos caminhos será percorrido. Outros tipos de Eventos podem ser usados, como o Timer.

Existem duas opções para receber mensagens:

  • Tarefas do tipo recebimento podem ser usadas (consulte a figura superior direita).
  • Eventos intermediários do tipo de mensagem podem ser usados ​​(veja a figura abaixo à direita).

Fusão

O termo “fusão” em BPMN refere-se à combinação exclusiva de dois ou mais caminhos em um caminho (também conhecido como OR-Join).

 

Uma Passarela Exclusiva de Fusão é usada para demonstrar a combinação de vários fluxos de sequência (veja a figura superior direita).

 

Se todo o fluxo de entrada for alternado, nenhuma passarela será necessária. (veja a figura abaixo à direita).

Loops

Dentro de um processo, o BPMN fornece duas técnicas para criar loops.

Atividade de loop

As propriedades das Tarefas e Subprocessos determinam se são repetidos ou executados apenas uma vez. Os loops são classificados em dois tipos: padrão e multi-instância. No centro inferior da atividade, um pequeno indicador de loop será apresentado.v

Seqüência de fluxo de loop

Os loops podem ser construídos conectando um fluxo de sequência a um objeto “resultado”. Os objetos upstream têm um fluxo de saída que leva a uma série de fluxos subsequentes, o último dos quais é um fluxo de entrada para o objeto original.

Transação

Uma transação é um encadeamento apoiado por um protocolo específico que garante que todas as partes envolvidas concordem se a atividade deve ser executada ou encerrada. Os atributos da atividade decidirão se a atividade constitui uma transação. Um limite de linha dupla indica que o Subprocesso é uma Transação.

Conector fora da página

Normalmente usado para impressão, esse objeto mostra onde um Fluxo de Sequência sai de uma página e continua na próxima. Um evento intermediário de link pode ser usado como um conector fora da página.

Dada a flexibilidade e muitas opções que o BPMN oferece através da inclusão de inúmeros artefatos, gerenciar e entender tal diagrama no qual todos os elementos são usados é extremamente difícil. Todos esses artefatos têm diferentes usos, propriedades e comportamentos. Portanto, é necessário saber como cada artefato funciona e interagir para entender e usar o diagrama completamente. Apenas alguns (profissionais treinados) seriam capazes de entender um diagrama que usasse todos os elementos mencionados acima.

Embora os mecanismos BPMN sejam bastante versáteis quando se trata de modelar um processo, a maioria deles não consegue executar todos os artefatos BPMN. Na Flokzu, mitigamos essa curva acentuada selecionando e escolhendo cuidadosamente um subconjunto desses artefatos mais úteis para modelar e automatizar um fluxo de trabalho administrativo. Acreditamos que a simplicidade é a chave quando se trata de modelar e automatizar um processo.

Exemplos de BPMN

Devido à sua versatilidade e eficácia, o BPMN encontrou seu caminho para o núcleo de quase todos os setores. Alguns setores que têm priorizado o modelo BPMN em sua gestão de processos são: Recursos Humanos, Saúde, Educação e Finanças. Abaixo estão os aplicativos BPMN padrão do mundo real para cada setor:

 

RECURSOS HUMANOS – Solicitação de férias

O processo de solicitação de férias é um dos mais utilizados em departamentos de RH em todo o mundo. No entanto, isso não o torna menos importante ou mais fácil de executar. Por outro lado, não ter esse processo bem automatizado pode significar muito tempo e recursos desperdiçados em etapas desnecessárias. Automatizar esse processo com a Flokzu ajuda a organização a planejar melhor as ausências. E os colaboradores contam com uma ferramenta fácil de usar para solicitar, acompanhar e saber a resolução de sua solicitação, adequando o processo às necessidades da empresa. Faça da Flokzu sua escolha número um para criar um processo de negócios mais eficiente.

BPM – HR Leave of Absence Application

RECURSOS HUMANOS – Solicitação Antecipada

Este é um dos processos mais comuns em qualquer organização, especificando a solicitação de adiantamentos ou diárias. Automatizar esse processo significará muito menos burocracia em vários departamentos, sobrando tempo para trabalhar em tarefas mais relevantes e complexas e deixando esse processo no piloto automático.

BPM HR Request for Per diems or advances

SAÚDE – Solicitação de suprimentos

A automação do processo de requisição de suprimentos oferece aos membros da equipe uma maneira formal de solicitar itens diferentes. Assim, não será perdido na caixa de entrada. Além disso, um fluxo de trabalho formal permite identificar qual etapa ou tarefa está sendo executada. Isso aumentará a eficiência e deixará mais tempo para tarefas complexas e essenciais.

BPM HEALTH – Request for supplies

SAÚDE – Importação de tecnologia médica

Nas instituições de saúde, é essencial manter-se atualizado com a tecnologia de ponta. Por isso, em diversas ocasiões, tiveram que iniciar o processo de aquisição de tecnologia médica. Ter esse processo bem automatizado permite que o negócio opere com alto grau de agilidade. Também garante que o pedido passe pelas etapas necessárias, dependendo da necessidade da empresa ou mesmo do departamento comercial.

Medical Technology Imports

EDUCAÇÃO – Aviso de Ausência Inesperada

Ter uma maneira fácil de registrar uma ausência inesperada lhe dá mais tempo para organizar quem cobrirá o ausente ou qualquer outra coordenação necessária. Isso permitirá que a organização funcione com um alto grau de agilidade.

Notice of unexpected absence

EDUCAÇÃO – Coordenação de atividades especiais

Frequentemente, nas escolas, eventos e atividades especiais devem ser organizados e coordenados em vários departamentos. Este processo implica uma enorme comunicação e sinergia entre múltiplos setores e pessoas envolvidas.

Automatizar esse processo com uma ferramenta colaborativa permite que essa troca de informações e recursos seja a mais fluida e eficiente possível. Em um único processo, você pode coletar todos os dados no formulário personalizado e adicionar todos os anexos necessários para executar cada tarefa.

BPM Special activities coordination

FINANÇAS – Fiscalização de filiais

O processo será ativado automaticamente e periodicamente, por exemplo, uma vez por semana. Além disso, você pode incluir uma lista de verificação que o inspetor preencherá sempre que inspecionar uma filial. Por exemplo, você pode verificar diferentes itens na mesma lista de verificação, como higiene, comunicações, material de marketing ou manutenção predial. Além disso, o inspetor poderia anexar fotos das instalações a essa lista de verificação digital. O formulário salvará automaticamente o local de quando foi preenchido para um melhor processo de auditoria. Tudo isso pode ser alcançado com a mesma ferramenta de BPM. Flokzu permite isso e muito mais, pois apresentamos uma versão simplificada do processo. Experimente Flokzu hoje mesmo!

BPM FINANCE – Branch office inspection

FINANÇAS – Solicitação de crédito ou empréstimo

Este processo típico das instituições financeiras pode ser automatizado e utilizado a partir de qualquer agência. Permite que todos os interessados tenham acesso a informações atualizadas, proporcionando assim um melhor atendimento ao cliente. Este processo reúne todos os elementos necessários, como aprovações, autorizações e comentários. Após a conclusão do processo, você terá uma trilha de auditoria completa que fornece informações precisas para melhorar o desempenho do processo.

BPM FINANCE – Credit or Loan request

Aqui estão quatro das principais indústrias que encontraram mais valor em modelar seus processos com Fokzu e automatizar esses processos usando um motor BPMN.

Quem usa a modelagem de processos de negócios (BPM)?

O principal objetivo do BPMN é atender os usuários de negócios de forma universal e não ser uma ferramenta exclusiva para a equipe de TI ou programadores. Isso é fundamental porque, ao contrário dos programadores, os usuários corporativos têm conhecimento profundo e amplo sobre o negócio e seus muitos processos que mantêm a empresa funcionando sem problemas. Ninguém entende os processos de negócios tão bem quanto o usuário de negócios, então faz sentido para eles modelar seus processos. Contratar ou consultar um cientista da computação ou programador toda vez que um modelo precisa ser criado retardará o processo e poderá introduzir mais erros.

Por outro lado, se o usuário de negócios tiver conhecimento para criar o diagrama BPMN de forma independente, o resultado será um processo mais rápido e simplificado que economiza tempo e dinheiro. Além disso, o usuário corporativo pode facilmente atualizar o modelo no futuro porque foi o único que o criou na primeira instância. A modelagem BPM visa criar um ciclo de vida de melhoria contínua. Assim, se um usuário de negócios entender o método BPMN, ele poderá continuar esse ciclo de vida, economizando tempo e custos e aumentando a eficiência e a competitividade de sua empresa naquele mercado específico.

Para alcançar essa melhoria contínua, é essencial manter o diagrama BPMN simples, e essa é precisamente a nossa perspectiva na Flokzu. Selecionamos cuidadosamente um subconjunto de artefatos do conjunto geral oferecido pelo BPMN para facilitar o entendimento da modelagem de processos de negócios.

Ao usar este padrão oferecido pela Flokzu, você pode aprender e começar a criar sua versão do modelo de processo em apenas algumas horas. E o que é mais importante, você pode automatizar esse modelo em um mecanismo BPMN. Dessa forma, toda vez que você obtiver um indicador chave de desempenho (KPI) e identificar uma oportunidade de melhoria, poderá melhorar de forma independente e introduzir as alterações no processo para melhorá-lo. Tudo isso sem a necessidade de consultar um cientista da computação ou programador.. Experimente Flokzu hoje mesmo! 

Propósitos e Benefícios

Fluxos de trabalho em várias empresas e indústrias em todo o mundo que usaram o padrão BPMN mostraram que é uma ferramenta altamente benéfica. Estes são os principais benefícios que você pode obter:

Um dos principais benefícios do BPMN é que ele cria um caminho para você, como usuário corporativo, gerenciar adequadamente o conhecimento da sua empresa. O BPMN permite que você crie uma representação esquemática formal dos processos envolvidos na execução de sua organização. Além disso, ajuda a dar a conceitos intangíveis um formato mais robusto e interativo, dando significado ao BPMN. Agora esses processos podem ser facilmente compartilhados e discutidos entre os membros da sua empresa.

 

Outra grande vantagem que o BPMN oferece é que ele permite automatizar todo e qualquer fluxo de trabalho administrativo usando um padrão que qualquer um pode entender. Usando o subconjunto que nós da Flokzu selecionamos cuidadosamente junto com nosso mecanismo BPMN, você pode ter certeza de criar e automatizar seu fluxo de trabalho BPMN o mais rápido possível. Isso permite que você conclua o ciclo de modelagem e automação em apenas algumas horas.

Além de representar seus processos de negócios em um diagrama simples, você também pode executar e atualizar esse diagrama ao longo do tempo, dando-lhe mais vida e profundidade. Quando você modifica seu processo e cria um diagrama BPMN usando o Flokzu, você tem um processo vivo, respirando, onde pode introduzir atualizações e modificações sem problemas, levando a um aumento do gerenciamento do conhecimento dentro da empresa.

Ao fornecer a precisão e clareza corretas na ordem das atividades de negócios, o BPMN preenche a lacuna entre a intenção de negócios e a implementação. Os diagramas geralmente são mais fáceis de entender do que o texto. O BPMN facilita a comunicação e o trabalho em conjunto para atingir o objetivo de um processo eficaz que produz resultados de alta qualidade. Como resultado, você tem um fluxo de trabalho bem organizado entre todos os envolvidos na hierarquia dessa organização.

Perguntas frequentes

O que é BPMN?

A notação de modelagem de processos de negócios (BPMN) é uma representação esquemática das etapas envolvidas em um processo de negócios. BPMN representa o ciclo completo de um processo de negócios. Foi criado principalmente para gerenciar a sequência de processos e o fluxo de comunicação entre os vários participantes do processo em um conjunto de atividades vinculadas.

O BPMN é um fluxograma?

Sim e não. A notação de modelo de processo de negócios é um método de fluxograma para modelar as etapas de um processo de negócios pretendido do início ao fim. Desse ponto de vista, você pode pensar que BPMN e fluxograma são a mesma coisa, mas isso seria apenas parcialmente verdadeiro. Os fluxogramas ainda não evoluíram em termos de notação. Em vez disso, BPMN é uma notação criada para avançar na modelagem de processos de negócios. Usando um padrão como o BPMN, existe um sistema de regras que serve como base para a modelagem de processos de negócios compreensíveis para um público mais amplo. Ao contrário dos fluxogramas regulares, que carecem de um conjunto acordado de princípios de modelagem. Como tal, BPMN é um tipo de fluxograma.

Qual a diferença entre BPMN e UML?

A Linguagem de Modelagem Unificada (UML) é usada para modelar sistemas de software. Em contraste, a Notação de Modelagem de Processos de Negócios (BPMN) modela processos de negócios inteiros. Resumindo, a diferença fundamental entre UML e BPMN é de perspectiva: UML é orientado a objetos, enquanto BPMN é orientado a processos. Portanto, BPMN é aplicável tanto para TI quanto para negócios. Em vez disso, a UML é mais adequada para a construção de sistemas de computador e menos para a melhoria de processos.

É fácil aprender BPMN?

A curva de aprendizado do BPMN geralmente depende da abordagem específica adotada. Por exemplo, tentar aprender BPMN usando todos os símbolos e artefatos disponíveis certamente será uma tarefa difícil. Por outro lado, no Flokzu, selecionamos apenas um subconjunto dos símbolos mais importantes para tornar a modelagem de processos de negócios o mais fácil possível, enquanto ainda criamos modelos eficientes e abrangentes.

Quais são as quatro principais categorias de BPMN?

As quatro categorias principais de BPMN são objetos de fluxo (por exemplo, atividades, eventos, gateways), objetos de conexão (por exemplo, fluxo de sequência, fluxo de mensagens), raias (por exemplo, pools) e artefatos (por exemplo, anotação, grupo).

Como criar um diagrama BPMN?

Criar um diagrama BPMN pode ser um processo complicado. Siga este guia passo a passo para criar seu próprio diagrama BPMN.

Etapa 1: Defina o escopo e a finalidade do seu diagrama BPMN

Independentemente do estilo de diagrama que você criar, é fundamental entender para quem é e como eles o usarão. Isso ajudará você a encontrar um equilíbrio entre incluir detalhes suficientes para ser abrangente e útil sem sobrecarregar seu público.

Etapa 2: Desenhar pools y Swimlanes

Uma vez definido o escopo do diagrama, considere quem estará envolvido no processo. Os grupos são as maiores seções do seu layout e geralmente representam departamentos ou até mesmo organizações inteiras executando uma operação. Os Swimlanes dividem esses pools em grupos ou funções menores que executam tarefas para manter o processo em movimento.

Etapa 3: adicionar o evento inicial e o avanço de trabalho

Cada diagrama BPMN contém símbolos de eventos Start e End. Estes são círculos não preenchidos. Se o seu diagrama tiver vários pools, você precisará de um ícone de Início e Fim para cada um.

Etapa 4: adicione atividades a cada Swimlanes

As tarefas que ocorrem ao longo do processo são chamadas de atividades. Por exemplo, considere o que as pessoas fazem para ir do ponto A ao ponto B em uma determinada operação e adicione cada etapa à sua rua correspondente, da esquerda para a direita.

Etapa 5: adicionar gateways e eventos entre as atividades

Você deve adicionar gateways nos pontos em que o processo se divide ou pode seguir vários caminhos. Como uma maneira fácil de avaliar seu trabalho ao adicionar gateways, nunca deve haver várias setas fluindo de uma atividade.

Etapa 6: adicionar ou editar conectores

Você pode ter delineado setas ao adicionar atividades, gateways e eventos. Desenhe os conectores pendentes e finalize com um ícone de evento final para garantir que você concluiu todo o processo.

Etapa 7: corrigir e anotar

Esta etapa é revisar o diagrama que você criou. Nesta etapa, seria melhor obter ajuda adicional para revisar o diagrama em busca de possíveis erros. Além disso, nesta etapa, você pode mostrar o diagrama para outras pessoas para ver se é compreensível. O feedback que você recebe de seu público o ajudará a planejar seu próximo curso de ação.

Etapa 8: publicar, compartilhar e iterar

Salve e baixe seu diagrama completo se tiver usado uma ferramenta de diagramação online como o Gliffy. À medida que surgem dúvidas ou mudanças em seus negócios, você pode retornar a este diagrama para atualizar o fluxo.

Pode também marcar aqui uma sessão de trabalho para modelar em conjunto um processo real na sua organização.