Reasignar tareas a otros usuarios

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La Gestión por Procesos es útil para que los procesos se ejecuten siempre del mismo modo. Al asignar tareas en la etapa del modelado, los usuarios recibirán las tareas automáticamente en su Bandeja de Entrada en el momento adecuado. Esa es una de las principales ventajas de los BPMS. Pero en las organizaciones surgen imprevistos y modelar el proceso previo a su ejecución muchas veces no permite introducir cambios, perjudicando la flexibilidad de los procesos.

Justamente por eso incorporamos una funcionalidad muy importante: reasignar tareas a otros usuarios.

Aunque en la configuración el proceso se haya modelado y publicado de cierta manera, es posible reasignar una tarea luego de iniciado  el proceso.

 

Cuándo utilizar esta funcionalidad

  • Permitir que los usuarios se reserven una tarea. Ejemplo: si asignamos la tarea “Contactar cliente” al rol Ventas, todos los vendedores la recibirán y la verán en su Bandeja de Entrada. Quien desee completar esa tarea puede reasignarla a su propio usuario para que pueda ser únicamente completada por él.
  • Definir quién debe realizar una tarea a partir del usuario que trabajó en la etapa anterior. Ejemplo: en un proceso de Solicitud de Vacaciones cada gerente debe aprobar la solicitud de los empleados de su área. En ese caso la tarea “Aprobar licencia” puede estar asignada al rol “Gerentes” y en cada caso reasignarla al gerente correspondiente según el empleado que haya solicitado la licencia.
  • Cuando un empleado falta a trabajar o se desvincula de la organización. Esto permite que el trabajo diario no se retrase.
  • Cuando alguien no dispone de información suficiente para completar una tarea puede reasignarla a la persona que sí cuenta con ella.
  • Delegar tareas.

 

Quiénes pueden reasignar tareas

  1. Los usuarios con rol Administrador siempre pueden reasignar cualquier instancia de proceso, sin importar si tienen la tarea asignada o no.
  2. Los usuarios asignados actuales, siempre y cuando tengan permiso de reasignación.

 

Cómo configurar el permiso de reasignación

El permiso de reasignación se define para Tareas de Usuario. Se debe configurar en la pestaña “Permisos” siguiendo estos pasos:

habilitarReasignar

 

Cómo reasignar una tarea

Al habilitar el permiso únicamente se indica que la tarea puede ser reasignada en caso deseado. Para reasignarla efectivamente el usuario debe ingresar a la instancia de proceso y seguir los siguientes pasos:

reasignarTarea

 

La reasignación se debe hacer dentro de cada instancia de proceso y aplica para ese caso particular. En el ejemplo anterior únicamente se está reasignado la tarea “Evaluar incidente” de la instancia INCIDENTE-1.

 

Cómo funciona

La reasignación funciona tal como si se modificaran los asignados en la configuración del workflow. Los nuevos asignados verán la tarea en su Bandeja de Entrada y quien reasignó la tarea tendrá permiso de lectura sobre la instancia de proceso. La reasignación se registrará en la historia.

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